Author name: Hanna Martikainen

Kuvittele, jos

Sujuvan työpäivän salaisuus

Kommentoi / Arkistointi, Säilytysajat, Tiedonhallinnan merkitys, Tiedonhallinta, Tiedonhallintasuunnitelma, Yritykset /

Joko teillä päin on satanut ensilumi? Tämä meidän pieni kylämme sai eilen lumipeitteen, joka ei ole vielä sulanut. Yleensä täällä päin on satanut ensilumi koululaisten syyslomaviikolla eli parin-kolmen viikon päästä. Viikonloppuni sisälsi lumen ihmettelyn lisäksi hieman tavallista enemmän muuta ohjelmaa tällä kertaa, koska olen kyläyhdistyksemme hallituksessa ja järjestimme eilen kirppistapahtuman kylätalollamme. Niinpä en tällä viikolla […]

Sujuvan työpäivän salaisuus Read More »

Muistiinpanoja arkistointi tiedonhallinta

Tiedonhallinta ja arkistointi yritysmaailmassa

Kommentoi / Arkistointi, Säilyttäminen, Säilytysajat, Tiedonhallinnan merkitys, Tiedonhallinta, Tiedonhallintasuunnitelma, Yritykset /

Kirjoitin aiemmin termeistä arkistointi ja tiedonhallinta, jolloin lupasin palata myöhemmin kirjoittamaan ei-julkisen organisaation tiedonhallinnan eroista ja yhtäläisyyksistä verrattuna viranomaisen tiedonhallintaan. Arkisto- ja tiedonhallintalainsäädäntö ei siis koske muita kuin julkista tehtävää hoitavia yrityksiä, mutta muihinkin yrityksiin kohdistuu paljon oikeudellista sääntelyä, joten käytännössä kaikkien yritysten on pidettävä tiedonhallintansa ja arkistointinsa kunnossa jo ihan jo tämän vuoksi. Yrityksen

Tiedonhallinta ja arkistointi yritysmaailmassa Read More »

Tiedonhallintasuunnitelma pala palalta

Järjestelmällisen tiedonhallinnan avain

Kommentoi / Arkistointi, Arkistonmuodostussuunnitelma, Tiedon elinkaari, Tiedonhallinnan merkitys, Tiedonhallinta, Tiedonhallintasuunnitelma /

Hyvin järjestetty arkistointi ja tiedonhallinta ovat ratkaisevan tärkeitä liiketoiminnan sujuvuuden kannalta. Ne varmistavat tietojen asianmukaisen säilyttämisen, löytymisen helposti, suojaamisen, organisaation vastuiden täyttymisen lakien ja säädösten osalta sekä oikeusturvan toteutumisen. Tällä viikolla kerron ennakkotietoa tulossa olevasta, järjestelmälliseen tiedonhallintaan liittyvästä pilotistani. Järjestelmällisen tiedonhallinnan avain on ennakkoon laaditun suunnitelman noudattaminen. Niinpä olen laatimassa taulukkoa, jonka täyttämällä muodostat yrityksen

Järjestelmällisen tiedonhallinnan avain Read More »

Yleisokysymys

Onko tietosuojaselosteen julkaisu verkkosivulla pakollista?

Kommentoi / Tiedonhallinta, Tietosuoja /

Sain sähköpostitse kysymyksen, joka koskee tietosuojaselosteita kuntien verkkosivuilla. Tietosuoja ei ole varsinaisesti erikoisalaani, mutta se liittyy toki läheisesti päivätyöni tehtäviin ja on kuulumme samalle Tiedonhallinta ja tietosuoja -vastuualueelle organisaatiossamme. Organisaatiotasolla tietosuojaan liittyviä kysymyksiä kannattaa pyytää omalta tietosuojavastaavalta, ja kansallisella tasolla oikea taho on tietosuojavaltuutettu. Minua sähköpostitse lähestynyt henkilö ei kuitenkaan ollut saanut kysymykseensä yksiselitteisiä vastauksia

Onko tietosuojaselosteen julkaisu verkkosivulla pakollista? Read More »

Arkisto, arkistointi, tiedonhallinta

Kommentoi / Arkistointi, Termit, Tiedonhallinta /

Mielikuva arkistosta lienee usein ummehtuneelta tuoksahtava tila, jossa säilytetään vanhoja asiakirjoja. Sähköisellä puolella taas sana arkisto esiintyy monissa ohjelmistoissa yleisesti sellaisena tallennussijaintina, jonne tallennetaan esimerkiksi käsitellyt toimeksiannot. Sähköpostissa ja WhatsAppissa on ”arkisto”. Arkisto mielletään paikaksi, jossa säilytetään asiakirjoja tai tietoja varalta, säilyttämisen vuoksi. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen ja tietojen kokonaisuutta sekä arkisto-organisaatiota, ja arkiston tilallisuuskin

Arkisto, arkistointi, tiedonhallinta Read More »

Tiedonhallintasuunnitelma

Laadukas tiedonhallintasuunnitelma: investointi menestykseen ja kasvuun

Kommentoi / Arkistonmuodostussuunnitelma, Tiedon elinkaari, Tiedonhallinnan merkitys, Tiedonhallintasuunnitelma, Tiedonohjaussuunnitelma, UKK /

Organisaatioon saapuu tai siellä syntyy sähköinen tai paperinen asiakirja, joka sisältää tallennettavaa tietoa. Mitä asiakirjalle tapahtuu? Onko sen koko elinkaari tiedossa etukäteen? Miten helposti sille löytyy sellainen tallennuspaikka, jonne myös muut vastaavat tiedot on tallennettu ja josta se löytyy helposti uudestaan? Mikä on tiedon elinkaaren, tallentamisen, löytymisen, säilyttämisen ja tuhoamisen logiikka organisaatiossa? Viime viikon blogitekstissä

Laadukas tiedonhallintasuunnitelma: investointi menestykseen ja kasvuun Read More »

Tiedonhallinnan ydin ei ole tiedon säilyttäminen vaan tuhoaminen

Kommentoi / Säilyttäminen, Säilytysajat, Tiedonhallinnan tarkistuslista, Tuhoaminen, UKK /

Pari viikkoa sitten kirjoitin tähän blogiin Suomen vanhimmasta säilyneestä asiakirjasta sekä tiedon säilymisen turvaavien tekijöiden huomioimisesta. Säilyttäminen on toki olennainen osa arkistointia ja tiedonhallintaa, mutta lopulta vain pienen osan tiedoista on tarkoitus säilyä pitkän aikaa, saati ikuisesti. Tarve säilyttää kaikki mahdollinen lopun ikää voi kummuta useasta syystä. Usein ei tiedetä, milloin tietoa ei varmasti enää

Tiedonhallinnan ydin ei ole tiedon säilyttäminen vaan tuhoaminen Read More »

Data

Mitä ”tieto” oikeastaan tarkoittaa käyttämässäni sanassa tiedonhallinta?

Kommentoi / Data, Facebook-ryhmä, Informaatio, Tiedonhallinnan merkitys, Tiedonhallinta, Tiedos, Tieto /

Lupaan auttaa organisaatioita tiedonhallinnassa. Käyttäessäni tätä termiä tarkoitan varsinaisen tieto-sanan lisäksi toisaalta informaatiota ja toisaalta dataa. Data on raakamateriaalia, informaatio järjestettyä ja merkityksellistä dataa ja tieto informaatiota syvempi ymmärrys. Yritykseni nimeksi valikoitui useiden vaihtoehtojen joukosta Tiedos. Se oli aikoinaan yksi data-sanan suomennosehdotuksista. Muita olivat anne; anteet, aje, ape, luote, syöte ja täsme. Suoraan käännettynä latinan

Mitä ”tieto” oikeastaan tarkoittaa käyttämässäni sanassa tiedonhallinta? Read More »

Vanhat asiakirja-aineistot

Onko vanha konsti parempi kuin pussillinen uusia (kun kyse on tietojen säilyttämisestä)?

Kommentoi / Arkistointi, Säilyttäminen, Tiedonhallinnan merkitys, Tiedonhallinta /

Lokakuun ensimmäisestä päivästä vuonna 1316 on kulunut pian 707 vuotta. Tuolloin päivättiin kuningas Birger Maununpojan laatima suojelukirje eli turvakirja Karjalan naisille. Se on Suomen vanhin säilynyt asiakirja. Alkuperäinen asiakirja on laadittu pergamentille eli käsitellylle eläimen nahalle. Se olisi hyvinkin saattanut tuhoutua aikojen saatossa tulipalon tai sodan tuhotöiden seurauksena, ja sitä uhkaavat toki yhä monet tekijät

Onko vanha konsti parempi kuin pussillinen uusia (kun kyse on tietojen säilyttämisestä)? Read More »

Hanna Martikainen

Tärkein pääoma

Kommentoi / Hanna, Tiedonhallinnan merkitys, Tiedos /

Mikä on bisneksen ja muun organisaation tärkein pääoma? Vihje: se ei ole mitään aineellista. Oikeastaan tärkeitä pääomia on enemmän kuin yksi. Joka tapauksessa yksi näistä kaikkien tärkeimmistä pääomista on tieto. Jos organisaatiolla ei ole tallennettua tietoa, mitä sille jää? Kaikki asiakirjojen sisältämä todistusvoima kadotetaan. Ilman tietoa on mahdotonta tehdä edes ihan perusasioita kuten kirjanpito, laskutus

Tärkein pääoma Read More »

Scroll to Top