Järjestysvinkkejä yrittäjälle -podcast
Asiakkaisiini kuuluu sekä omia tiedostojaan järjestäviä yrittäjiä mutta myös virtuaaliassareita ja -sihteereitä, joille toiset yrittäjät ja yritykset ovat ulkoistaneet esimerkiksi tiedostojensa siivoamisen, järjestämisen ja arkistoinnin. Tämänkertainen podcast-jakso on suunnattu erityisesti virtuaaliassareille ja -sihteereille tai miksei vaikka ammattijärjestäjillekin, jotka haluavat oppia lisää yritysasiakkaan asiakirjojen hallinnasta. Tässä jaksossa kerron nimittäin, millä tiedonhallinnan ammattilaisen työkalulla tunnistat nopeasti ja luotettavasti asiakkaasi tiedostoista sellaiset, jotka voi poistaa ja saat siten siivottua asiakkaasi tiedostokansiot helposti.
Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.
Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!
Ihan aluksi tiedotan, että minulla on tulossa pieni maksuton koulutus teille, jotka hoidatte yritysasiakkaan arkistointia ja asiakirjojen hallintaa. Tuossa koulutuksessa kerron lisää vinkkejä siihen, miten toteutat korkeatasoisen digisiivouksen yritysasiakkaillesi. Voit lukea lisää koulutuksesta ja ilmoittautua mukaan tai tilata tallenteen napsauttamalla alla olevaa painiketta. Saat koulutuksen osallistumislinkin ja/tai tallenteen linkin, kun olet lähettänyt minulle vähintään yhden aiheeseen liittyvän kysymyksen, koska tarjoan tämän minikoulutuksen maksuttomana sen takia, että haluan vastineeksi osallistujia, joita tällainen mahdollisuus todella hyödyttää eli itsellä on oikeasti jotain kysyttävää aiheesta.
Mutta nyt on aika käydä varsinaisen aiheen pariin eli miten tunnistat yritysasiakkaasi tiedostoista nopeasti ja luotettavasti sellaiset tiedostot, jotka voi poistaa.
Tämähän ei ole heti nopeaa ja helppoa, vaan joudut tekemään pohjatyötä ja asiakkaasi pitää hyväksyä suunnitelmasi. Mutta kun olet kerran selvittänyt asioita ja luonut pohjan ja omaksunut juuri tälle asiakasyrityksellesi toimivan ajatusmallin, niin poistettavien tiedostojen tunnistaminen nopeasti mutta luotettavasti muuttuu helpoksi. Ja sitten kun alat noudattaa tätä yhden asiakasyrityksesi kanssa, niin seuraavalle sinulla on jo jonkinlainen pohja luotuna ja kaikki nopeutuu ja helpottuu sitä enemmän, mitä useamman asiakkaan kanssa otat käyttöön tämän työkalun, jonka nyt seuraavaksi esittelen.
Kaikki perustuu siihen, että olet selvittänyt etukäteen, mitkä asiakkaasi asiakirjojen säilytysajat ovat, ja asiakkaasi on tarkistanut ja hyväksynyt ne. Eli sinulla on tehtynä esimerkiksi Excel-taulukko, johon on listattu mitä asiakirjatyyppejä asiakkaasi yrityksessä syntyy ja mitä sinne saapuu, esimerkiksi pöytäkirja, työsopimus, talousarvio, muistio… Ja viereiseen sarakkeeseen merkkaat muistiin, mikä minkäkin asiakirjatyypin säilytysaika on, esimerkiksi työsopimuksella 10 vuotta työsuhteen päättymisestä. Ja muista siis laittaa myös mistä minkäkin asiakirjatyypin säilytysajan laskenta alkaa, koska onhan sillä suuri merkitys, lasketaanko säilytysaika esimerkiksi tuon työsuhteen alkamisesta tai päättymisestä, kun miettii voiko työsopimuksen hävittää.
Suosittelen ottamaan mukaan taulukkoon myös säilytysajan peruste -sarakkeen, johon merkkaat esimerkiksi lain tai suosituksen, johon säilytysaika perustuu tai sitten merkkaat vain, että se perustuu yrityksen omaan tarpeeseen. Näin sinun on helppo perustella asiakasyrityksellesi, miksi ehdotat jotain tiettyä säilytysaikaa ja voitte miettiä sen perusteella, sopiiko kyseinen säilytysaika tälle asiakasyrityksellesi. Nyt sinulla on käytössäsi säilytysaikataulukko-työkalu.
Kaikessa yksinkertaisuudessaan säilytysaikataulukkoa käytetään työkaluna digisiivousta tehdessä kaikessa niin, että kun mietit voiko jonkin tiedoston poistaa, niin katsot tästä taulukosta, mikä sen kyseisen tiedoston säilytysaika on perustuen siihen, mitä asiakirjatyyppiä se edustaa – ja jos säilytysaika on kulunut, voit laittaa tiedoston poistettavien kansioon.
Joudut siis aluksi näkemään vaivaa ja listaamaan yhdessä asiakkaasi kanssa hänen yrityksensä asiakirjatyyppejä sekä etsimään säilytysaikoja sekä mielellään myös säilytysajan perusteita näille asiakirjatyypeille. Mutta sitten kun siivoat asiakkaan tiedostoja, sinulla on jo valmiiksi tehtynä ohjenuora, jonka perusteella tiedosto joko poistetaan tai säilytetään, koska sillä joko on säilytysaikaa jäljellä tai ei ole. Ja säilytysaikataulukkoon pohjautuen voit tehdä poistoehdotuspäätökset niin, että niillä on luotettavat perusteet, koska olet jo etukäteen selvittänyt säilytysajat ja niiden perusteet eli voit luottaa siihen, että jokainen poistoehdotus perustuu johonkin todelliseen perusteeseen eikä sinun tarvitse tehdä poistoehdotuksia mututuntumalla ja lennossa.
Ja aika monet asiakirjatyypit ovat sellaisia, että kun olet kerran yhdelle yritykselle sen säilytysajan selvittänyt, niin se on sitten sama myös muille yrityksille. Eli mitä enemmän käytät säilytysaikataulukkoja asiakkaidesi tiedostojen siivoamisen apuna, sitä helpommaksi ja nopeammaksi niiden laatiminenkin muuttuu.
Sinun kannattaa siis tehdä jonkinlainen pohjataulukko asiakasyrityksiäsi varten. Tätä pohjaa lähdet sitten aina laajentamaan ja muokkaamaan yrityskohtaiseksi säilytysaikataulukoksi sen mukaan, mitä mikäkin asiakasyrityksesi sanoo niistä ehdottamistasi säilytysajoista eli että sopivatko ne sellaisenaan juuri heidän yritykselleen, ja lisäksi lähdet lisäämään sinne asiakirjatyyppejä, joita ei taulukossa vielä ole.
Mistä niitä säilytysaikoja sitten löytää? Jotkut säilytysajat tulevat laista: esimerkiksi kirjanpitolaista ja työsopimuslaista löytyy täytettä säilytysaikataulukkoon. Mutta on mahdotonta tietää koko lainsäädäntö ulkoa ja löytää sieltä säilytysaikoja ilman mitään vihjeitä, mistä etsiä. Onneksi on olemassa myös säilytysaikasuosituksia, joiden avulla pääsee myös laista tulevien säilytysaikojen jäljille, ja ne sisältävät siis myös suositussäilytysaikoja sellaisille asiakirjatyypeille, joille ei ole lain määräämää säilytysaikaa olemassa. Ja sitten jos asiakirjatyypille ei löydy säilytysaikasuositustakaan, niin se on ihan yrityksen itse päätettävissä, että kauanko sille itselleen on tarpeen säilyttää jotain asiakirjatyyppiä. Ja toki nuo suosituksetkin ovat suosituksia eli niistä voi poiketa – ja joskus voi olla tarpeen säilyttää jotain tietoja kauemmin kuin laki määrää.
Eli kunhan ei alita lain määräämiä säilytysaikoja, niin yritys voi määrittää itselleen sopivat tietojen säilytysajat, mutta käytännössä on helpointa lähteä liikkeelle suositusten kautta, niin ei tarvitse miettiä itse alusta asti sellaisia säilytysaikoja, joille on olemassa suositukset, vaikka niitä ei laissa määrättäisikään. Lisäksi suositusten kautta pääsee myös lakien jäljille, ja suosituksesta saa myös tulkinnan siitä, miten kyseisen lain teksti pitäisi tulkista käytännön säilytysajan määrittämisen tasolla. Liikearkistoyhdistys ry on laatinut säilytysaikasuositukset yrityksille, ja myös julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksia voi osittain soveltaa yrityksille. Podcast-jaksossa kerron näistä tarkemmin.
Kansiot kuntoon -kurssilaiseni saavat pääsyn säilytysaikataulukkoon, johon kokoamme yhdessä heidän ja heidän asiakkaiden yritysten säilytysaikoja eli se päivittyy sitä mukaa, kun he laittavat sinne tarkastamattomien kohtaan sellaisia asiakirjatyyppejä, joiden säilytysajalle he haluavat varmistuksen ja minä sitten siirrän sen tarkistettujen alle, kun olen katsonut onko säilytysaika ok. Tai jos he eivät jaksa etsiä säilytysaikaa ollenkaan itse, vaikka he toki saavat siihen tuolla kurssilla tarkat ohjeet, niin he laittavat sitten listaan vain pelkän asiakirjatyypin ja saavat sitten sille minun etsimän säilytysajan. Nythän sinullakin on tilaisuus hyödyntää tällaista säilytysaikojen selvittämisen ohituskaistaa maksuttomasti ja laittaa minut etsimään tarvitsemasi säilytysajat osallistumalla Yritystiedostojen tehosiivous -minikoulutukseen livenä tai katsomalla tallenteen! Tuohon asiakkaideni taulukkoon et siis saa pääsyä, mutta voit jättää minulle kysymyksiä niiden konkreettisten asiakirjatyyppien säilytysajoista, joita sinulla tulee vastaan työssäsi tai kysymyksiä siitä, mistä löydät jonkin tietyn asiakirjatyypin säilytysajan.
Eli jos haluat oppia lisää siitä, miten toteutat yritysasiakkaallesi korkeatasoisen digisiivouksen, niin käy tutustumassa maksuttomaan Yritystiedostojen tehosiivous -koulutukseen napsauttamalla alla olevaa painiketta!
Haluaisitko varmistaa, että pääset kuuntelemaan uuden podcast-jakson aina ensimmäisten joukossa?
Alla olevalla lomakkeella pääset liittymään sisäpiiriini ja saat tiedon aina kun uusi podcast-jakso julkaistaan sekä kaikki maksuttomat vinkkini – ja heti aluksi liittymislahjan!
Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!
Tavataan seuraavan jakson parissa!
– Hanna
