Laadukas tiedonhallintasuunnitelma: investointi menestykseen ja kasvuun

Organisaatioon saapuu tai siellä syntyy sähköinen tai paperinen asiakirja, joka sisältää tallennettavaa tietoa. Mitä asiakirjalle tapahtuu? Onko sen koko elinkaari tiedossa etukäteen? Miten helposti sille löytyy sellainen tallennuspaikka, jonne myös muut vastaavat tiedot on tallennettu ja josta se löytyy helposti uudestaan? Mikä on tiedon elinkaaren, tallentamisen, löytymisen, säilyttämisen ja tuhoamisen logiikka organisaatiossa?

Viime viikon blogitekstissä mainitsin, kuinka viranomaisten on luotava arkistonmuodostussuunnitelma. Sähköisesti käsiteltävän tiedon osalta taas on tehtävä tiedonohjaussuunnitelma. Tällainen suunnitelma auttaa ennakoimaan tiedon elinkaaren vaiheita ja varmistaa sen hallinnan. Kaikki viranomaisten velvoitteet eivät koske muita organisaatioita, mutta vastaavan suunnitelman laatiminen tehostaa huomattavasti minkä tahansa organisaation tai jopa yksinyrittäjän omaa toimintaa. Muiden kuin viranomaisten osalta voidaan käyttää vaikkapa tiedonhallintasuunnitelma-nimeä.

Jos asiakas pyytää tietojaan tai niiden poistoa GDPR:n perusteella, tiedonhallintasuunnitelma paljastaa välittömästi, missä kaikkialla näitä tietoja on, ja asiakkaalle vastaaminen on helppoa. Kun tietoa tarvitaan päätöksenteon tueksi, tiedetään heti, mistä kaikkialta tarvittavat tiedot löytyvät. Jos 9 vuotta sitten lähtenyt työntekijä pyytää työtodistusta, nähdään että sellainen on vielä tallessa, koska työtodistusten säilytysaika on vähintään 10 vuotta sekä tiedetään, mistä se löytyy. Ja toisinpäin: Kun sopimus syntyy, tiedetään heti minne se tallennetaan ja kuinka kauan sitä tulee säilyttää. Kun uusi työntekijä aloittaa, tiedetään heti, mihin hänen työsopimuksensa tallennetaan ja milloin työsopimus pitää tuhota tai tulee tuhoutumaan automaattisesti.

Laadi tiedonhallintasuunnitelman pohja huolella sellaiseksi, että siinä yhdistyvät lainsäädännön ym. määräysten kannalta pakolliset kentät sekä juuri omaa organisaatiotasi hyödytävät tiedot. Luo selkeät tiedon luokittelun pääluokat, jotka palvelevat organisaatiotasi parhaiten. Ota myös julkisuusaste ja säilytysaika huomioon, jotta tiedon hallinta käytännön tasolla on helppoa. Esimerkiksi jos samassa mapissa tai tiedostokansiossa on aakkosjärjestyksessä sekä määräajan että pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, on epäkäytännöllistä käydä koko kansio läpi, kun tietyn määräajan säilytettävät tiedot on tuhottava.

Tiedonhallintasuunnitelman laatimiseen ei riitä tunnin, päivän eikä ehkä viikonkaan työ – riippuen organisaation koosta. Mutta valmis tiedonhallintasuunnitelma säästää tuon ajan takuuvarmasti takaisin, koska aikaa ei kulu enää tietojen etsimiseen, tietojen säilytyspaikan etsimiseen ja sekalaisen tietoaineiston järjestämiseen. Eli kysymys ei kuulu ”Onko meillä resursseja tehdä tiedonhallintasuunnitelma?” vaan ”Kuinka pitkälle resurssimme riittävät, jos emme tee tiedonhallintasuunnitelmaa?”. Laadukas tiedonhallintasuunnitelma on investointi sekä organisaation nykyiseen menestykseen että tulevaisuuden kasvuun.

Eikä työtä toki ole pakko tehdä itse. Kannattaa liittyä sähköpostilistalleni, jonka kautta tiedotan ensimmäisenä mm. erilaisista mm. tiedonhallintasuunnitelmaan liittyvistä niin maksuttomista tuotteista, pilottituotteista kuin normaalihintaisistakin tuotteista.

Eipä muuta kuin tiedonhallintasuunnitelmaa luonnostelemaan tai päivittämään!

-Hanna

P.S. Jos et vielä vastannut viime viikolla mainitsemaani kyselyyni, ehdit tehdä sen maanantaihin 28.8.2023 kello 16 mennessä. Kiitoksena vastauksistasi saat äänitteen, johon olen koostanut vastaukset kyselyn ensimmäisessä kohdassa esitettyihin kysymyksiin. Tutustu tarkemmin: www.tiedos.fi/ukk

Vastaa

Scroll to Top