Lokakuun ensimmäisestä päivästä vuonna 1316 on kulunut pian 707 vuotta. Tuolloin päivättiin kuningas Birger Maununpojan laatima suojelukirje eli turvakirja Karjalan naisille. Se on Suomen vanhin säilynyt asiakirja. Alkuperäinen asiakirja on laadittu pergamentille eli käsitellylle eläimen nahalle. Se olisi hyvinkin saattanut tuhoutua aikojen saatossa tulipalon tai sodan tuhotöiden seurauksena, ja sitä uhkaavat toki yhä monet tekijät kuten UV-valo. Mutta oikein säilytettynä ja suojeltuna tuo historiallisesti merkittävä asiakirja säilyy vielä pitkään.
Liiketoimintaan ei välttämättä liity suojelukirjeen kaltaisia kansallisesti merkittäviä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ja tietoja. Yksi liiketoiminnassa menestymisen avaimista on kuitenkin tietojen säilytysaikojen selvittäminen sekä tiedon säilytysmuodon ja -paikan valitseminen niin, että tieto säilyy saavutettavana, käytettävänä ja eheänä tarpeeksi pitkän ajan. Tiedon säilyttäminen ei ole yksinkertainen päätös, vaan jatkuva prosessi. Liiketoimintaympäristön muuttuessa ja tekniikan kehittyessä on tärkeää tarkistaa ja päivittää arkistointi- ja tiedonhallintakäytännöt säännöllisesti.
Pergamentille laadittu suojelukirje on toki digitoitu eli muutettu sähköiseen muotoon. Tämä helpottaa huomattavasti tutkijoiden ja muidenkin kiinnostuneiden pääsyä käsiksi asiakirjaan ja sen sisältämään tietoon, mahdollistaa asiakirjan suurentamisen ja kääntelyn näytöllä ja luo asiakirjasta sähköisen varmuuskopion. Myös liiketoiminnan kannalta paperilla tai muussa fyysisessä muodossa olevan tiedon digitoiminen ketteröittää sen hyödyntämistä, koska tietoon pääsee helpommin käsiksi työntekijän fyysisestä sijainnista riippumatta. Toisaalta arkaluontoisen tiedon katselua ja käsittelyä voidaan rajoittaa käyttöoikeuksilla ja katsojista ja käsittelijöistä voidaan kerätä lokitietoja, mikä parantaa tietosuojaa. Paperimuodossa olevan tiedon käsittelyä voidaan rajoittaa lähinnä vain siten, että arkistotiloihin on pääsy vain tietyillä henkilöillä.
Mitä sitten pitäisi tehdä niille papereille, jotka on jo digitoitu? Voiko ne hävittää? Toisinaan tarvitaan asiakirjan alkuperäinen fyysinen muoto todistamaan sen aitous. Esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksen asiakirjan aitouden todistaa se, että se on tulostettu viranomaisen omalle paperille. Myös mahdollisen allekirjoituksen alkuperäisyys ja todistusvoimaisuus on otettava huomioon.
Muuten vastaus riippuu siitä, onko ne tarpeeksi laadukkaasti digitoitu ja säilyvätkö digitoidut tiedot tarpeeksi pitkään eheinä, käytettävinä ja savutettavina. Epätarkan laadun vuoksi lukukelvoton tiedosto tai vahingossa puuttumaan jäänyt sivu harmittavat siinä vaiheessa, kun digitoitua asiakirjaa tarvitaan. Tekniikan nopea kehitys voi puolestaan johtaa siihen, että nyt tallennetut tiedot eivät välttämättä enää avaudu muutamien vuosien päästä käytössä olevilla laitteilla ja ohjelmistoilla. Tiedostomuotoon kannattaa kiinnittää huomiota: Kansallisarkiston tämänhetkinen suositus on pdf/a.
Jotta liiketoiminnan harjoittaminen ei vaikeutuisi sen vuoksi, että sähköisessä muodossa olevat tiedot ovat hävinneet tai käyttökelvottomia, on kiinnitettävä huomiota tietojen sähköiseen säilytyspaikkaan. Tietokoneen kovalevy voi tuhoutua ja tavallinen pilvipalvelu ei välttämättä täytä pidempiaikaisen sähköisen säilyttämisen laatukriteerejä. Tiedostojen sisältö ei saa muuttua tai vaurioitua missään vaiheessa ja myös metatietojen on säilyttävä. Metatieto tarkoittaa tietoa tiedosta: esimerkiksi mikä on asiakirjan laatimis- tai saapumisaika ja kuka tai mikä taho sen on laatinut. Metatietojen säilyminen tietojensa yhteydessä on välttämätöntä, koska ne mahdollistavat organisaation laadukkaan arkistoinnin ja tiedonhallinnan toimimalla esimerkiksi hakutekijöinä.
Jos pilvipalveluun tallennetaan henkilötietoja, sen on täytettävä EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n (General Data Protection Regulation) henkilötietojen käsittelyn tiukat vaatimukset. Lisäksi on tarkasteltava, kenellä on pääsy pilvipalvelimen tietoihin palveluntarjoajan puolelta. On tärkeää valita luotettava ja tunnettu pilvipalveluntarjoaja, jolla on asianmukaiset tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt. Hyvä pilvipalveluntarjoaja tarjoaa vahvan käyttäjähallinnan ja mahdollisuuden määrittää tietojen käyttöoikeudet eri käyttäjille, mikä auttaa hallitsemaan ja rajoittamaan tietoihin pääsyä.
Syntysähköinen tieto tarkoittaa tietoa, joka alkuperäinen muoto on sähköinen. Tällaista tietoa ei säilyttämisen vuoksi tarvitse lähtökohtaisesti muuttaa fyysiseen muotoon eli tulostaa. Digitoidun tiedon tapaan syntysähköisen tiedon säilytyspaikka ja -muoto on valittava siltä pohjalta, että tekniikan kehitys ei estä tietojen säilymistä tarpeeksi pitkään eheinä, käytettävinä ja saavutettavina. Syntysähköisten tietojen osalta kannattaa huomioida, että niistä kannattaa säilyttää sekä alkuperäinen tiedostomuoto että pdf/a-muotoinen kopio.
On suositeltavaa tehdä säännöllisiä varmuuskopioita tiedoista riippumatta siitä, missä niitä säilytetään. Säännöllinen paperikopioiden ottaminen paperiaineistosta ei ole järkevää, mutta ainakin tärkeimpien paperiaineistojen varmuuskopioiminen mahdollistaa myös paperiaineiston säilyvyyden turvaamisen tarpeeksi pitkään. Paperiaineistot voi varmuuskopioida digitoimalla tai sijoittamalla paperiset varmuuskopiot eri paikkaan kuin alkuperäinen aineisto. Sähköisen aineiston osalta säännöllisten varmuuskopioiden ottaminen ja tallentaminen yhden paikan sijasta kahteen erityyppiseen paikkaan takaa tietojen saavutettavuuden erityyppisissä tilanteissa. Esimerkiksi nettiyhteyksien ollessa poikki pilvipalveluun ei ole pääsyä, mutta kovalevy toimii.
Paperiaineistossa on puutteistaan huolimatta se hyvä puoli, että siihen pääsee käsiksi myös ilman sähköä. Kaikkein tärkeimmät tiedot ja asiakirjat on varminta säilyttää sekä pilvipalvelussa, kovalevyllä että paperisena. Tällaisten tietojen tunnistaminen on tärkeää, koska turha eri muodoissa ja varsinkin paperisena säilyttäminen kuluttaa yrityksen rahallisia resursseja ja työntekijöiden työaikaa. Tässä pystyn auttamaan ja voit olla jo yhteydessä, jos tarvitset apua tärkeimpien tietojen tunnistamiseen, vaikka en olekaan vielä lanseerannut tuotteitani ja palveluitani: hanna(at)tiedos.fi. Pystyn auttamaan myös organisaation arkistointi- ja tiedonhallintaohjeiden laatimisessa. Niiden avulla kaikkien on helppo pitää joka päivä huolta organisaation tärkeimmästä pääomasta eli tiedosta.
Tämä blogikirjoitus painottui siihen, mihin arkistointi ja tiedonhallinta usein liitetään: tietojen säilyttäminen. Mitäköhän vuodesta 2023 säilyy 707 vuoden päähän, vuoteen 2730? Tietojen toimivalla säilyttämisellä on suuri merkitys myös liiketoiminnan onnistumisessa. Mutta oikeastaan tiedonhallinnan ja arkistoinnin ytimessä on tietojen hävittäminen tai tuhoaminen. Tämän ajan tietomassojen määrä on niin päätähuimaavan valtava, että tietojen hävittäminen ja sen tekeminen oikein on välttämätöntä, jotta organisaation toiminta voi olla sujuvaa ja se voi siten menestyä. Kirjoitan myöhemmin blogitekstin tästä aiheesta, joten pysy lukijana!
Suurkiitos mielenkiinnostasi tätä blogitekstiä kohtaan. Jos haluat lukea lisää vuoden 1316 suojelukirjeestä, siirry esimerkiksi tänne Ylen artikkeliin.
-Hanna
P.S. Tiedos löytyy LinkedInin lisäksi nyt myös Instagramista (@tiedos.fi) ja Facebookista (@Tiedos.fi). Tykkäämällä ja seuraamalla saat tarjoamani sisällön tietoosi sitä mukaa kun sitä syntyy. Tässä vielä linkki, josta avautuu kaikkien somekanavien ja muut tärkeät linkit: www.linktr.ee/tiedos. Tapaamisiin kaikilla kanavilla!