Kerroin aiemmin, että järjestän maksuttoman webinaarin aiheesta sähköinen säilyttäminen ja arkistointi 28.1.2024 klo 11 – 12. Jos tämä meni sinulta ohi, ehdit yhä ilmoittautua mukaan napsauttamalla tästä tai alla olevaa painiketta.
Mutta lämmitellään hieman webinaaria odotellessa. Mitkä ovat sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin perusasiat?
1. Tietojen säilyvyyden varmistaminen
Sähköiseen säilyttämiseen ja arkistointiin ei liity niinkään tietojen lopullisen häviämisen uhkaa – ellet sitten jätä huolehtimatta varmuuskopioinnista. Sen sijaan merkitystä on sillä, että pystyt avaaman, lukemaan ja käyttämään tiedostoja koko niiden säilytysajan. Kiinnitä erityistä huomiota mm. tietojen säilytysjärjestelmän ominaisuuksiin ja laatuun sekä tiedostomuotoihin varsinkin sellaisten tietojen kanssa, joiden säilytysaika on yli 10 vuotta: tarvitsetko sähköisen arkiston ja mitä vaatimuksia sen pitää täyttää? (Esimerkiksi tiedon käsittelyjärjestelmä tai sähköposti ei ole sähköinen arkisto.)
Varmista myös se, että tiedot pystyy siirtämään järjestelmästä toiseen metatietoineen sekä muuntamaan erilaisiin tallennus- ja esitysmuotoihin. (Metatiedot ovat tietoa tiedosta, ja niiden avulla varmistetaan esimerkiksi tiedon eheys ja aitous. Esimerkiksi asiakirjan tallentamis- ja muutospäivä ovat sen metatietoja.)
2. Tietojen löydettävyyden varmistaminen
Kunnolliset metatiedot ja mahdollisuus käyttää niitä hakutekijöinä ovat erittäin tärkeitä, jotta sähköisessä muodossa olevien tietojen kunnollinen löydettävyys toteutuu. Et nimittäin voi fyysisesti mennä aina saman arkistohyllyn luo, josta tiedät tietyn tiedon löytyvän, vaan tiedon sijainti ikään kuin leijuu enemmän. Huomioi metatietojen lisäksi tiedostomuoto. Esimerkiksi: digitoi myös paperiasiakirjat sellaiseen tiedostomuotoon ja tallenna ne sellaiseen tallennuspaikkaan, että voit kohdistaa niiden sisältöön hakuja.
Laajemmasta tiedonhallinnan näkökulmasta katsoen tietojen löytymistä auttaa tiedonhallintasuunnitelman tekeminen, jolloin niin sähköisessä kuin paperimuodossa olevien tietojen koko elinkaari on suunniteltu ennakkoon ja koottu yhteen taulukkoon. Täytettyäsi taulukon näet siitä heti esimerkiksi, mistä etsimäsi tieto löytyy tai mihin tiedostokansioon sinun pitää tallentaa tietty asiakirja.
Palailen näihin ja muihin aiheeseen liittyviin teemoihin webinaarissa. Nähdäänkö viikon päästä?
-Hanna