Mikä on bisneksen ja muun organisaation tärkein pääoma? Vihje: se ei ole mitään aineellista.
Oikeastaan tärkeitä pääomia on enemmän kuin yksi. Joka tapauksessa yksi näistä kaikkien tärkeimmistä pääomista on tieto. Jos organisaatiolla ei ole tallennettua tietoa, mitä sille jää? Kaikki asiakirjojen sisältämä todistusvoima kadotetaan. Ilman tietoa on mahdotonta tehdä edes ihan perusasioita kuten kirjanpito, laskutus ja markkinointi. Tieto on käytännössä kaiken liiketoiminnan perusta.
Tervetuloa lukemaan blogiani. Toivon, että tämän blogin kirjoitukset ovat sinulle hyödyksi kesyttäessäsi tietomassoja. Blogin tavoitteena on oikoa yritysten ja muiden organisaatioiden tiedonhallintaan liittyviä käsityksiä, murtaa myyttejä ja kääntää vääriä uskomuksia päälaelleen. Tiedonhallinta voi vaikuttaa tylsältä, vaikealta ja epäolennaiselta asialta – mutta tiedonhallinta on mitä läpileikkaavin, käytännöntasoisin ja merkittävin organisaation menestyksen taustatekijä. Ja esimerkiksi siinä vaiheessa, kun jokin tieto ei löydy tai jokin arkaluontoinen tieto päätyy väärien silmien nähtäväksi, tiedonhallinta muuttuu hyvinkin jännittäväksi asiaksi! Tosin tällaisessa tapauksessa kyse on tiedonhallinnan puutteesta.
Vaikka lainsäädäntö ei velvoita yrityksiä pitämään huolta tiedonhallinnastaan täysin samalla tavoin kuin julkisia organisaatioita, hyvin järjestetty arkistointi ja tiedonhallinta ovat ratkaisevan tärkeitä liiketoiminnan sujuvuuden kannalta. Ne varmistavat tietojen asianmukaisen säilyttämisen, löytymisen helposti, suojaamisen, organisaation vastuiden täyttymisen lakien ja säädösten osalta sekä oikeusturvan toteutumisen. Tieto on voimaa, ja hyvin hoidettu tiedonhallinta on avain tähän voimaan.
Kun organisaatio ymmärtää tiedon merkityksen ja opettelee sen asianmukaisen hallinnan, se saavuttaa kilpailuetua, koska tehokas tiedonhallinta vapauttaa resursseja ydintehtäviin ja kasvuun. Ketterä tiedonhallinta edistää tiedon jakamista ja yhteistyötä organisaation eri osastojen välillä kokoamalla yhteen eri paikoissa hajallaan sijaitsevan tiedon. Tämä johtaa parempaan päätöksentekoon ja tehokkaampaan toimintaan. Lisäksi sujuvan tiedonhallinnan sivutuotteena syntyvä laadukas ja ajantasainen tieto auttaa organisaation ammattilaisia ratkaisemaan ongelmia ja tarjoamaan asiakkailleen ja sidosryhmilleen entistäkin parempaa palvelua.
Kuka minä sitten olen kirjoittamaan tiedonhallintaan liittyvistä asioista?
Tiedonhallinnan ydinasiat kuten järjestely ja luokittelu ovat minulle luontaisia. Lapsena yksi huveistani oli järjestellä kirjoja hyllyyn milloin mitenkin luokitellen: välillä värin, välillä koon, välillä muodon perusteella. Noin 10-vuotiaana muistan laittaneeni kaikki isovanhempieni paperit järjestykseen.
Yliopistosta olen valmistunut pääaineenani arkeologia ja sivuaineinani museologia, Suomen historia, kansatiede ja liiketoimintaosaaminen. Opintojen loppuvaiheessa minua alkoi kiinnostaa (”)arkistoala(”). Oltuani kotiäitinä opintojen jälkeen hakeuduin suorittamaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon Kansallisarkistossa. Tutkinnon alkuvaiheessa aloin työskennellä arkistonsihteerinä.
Tällä hetkellä työskentelen asianhallinnan asiantuntijana. (Seuraavat noin kahdeksan kuukautta toimin asianhallintapäällikön viransijaisena.) Työtehtäviini kuuluvat erilaiset tiedon- ja asianhallinnan suunnittelu- ja kehittämistehtävät. Erityisosaamisalueitani ovat terveydenhuollon aineistot, salassa pidettävät aineistot ja historiallisesti arvokkaat aineistot.
Tarkemmin työ- ja opiskelutaustastani kertoo LinkedIn-profiilini. Myös tuore yritykseni Tiedos löytyy sieltä. Kannattaa muuten klikata molemmista profiileista Connect tai Follow, jotta saat ensimmäisten joukossa tiedon mm. tämän blogin uusista kirjoituksista!
Tämä ensimmäinen blogipostaukseni alkaa olla pulkassa. Jos haluat kysyä jotakin tai kommentoida tätä kirjoitusta, jätä kommentti alle tai lähetä sähköpostia osoitteeseen hanna(at)tiedos.fi.
Jos haluat lukea myöhemmin vielä lisää, laita blogin osoite selaimen kirjanmerkkeihin ja tule uudelleenkin käymään! Tulossa on tekstiä esimerkiksi siitä, miten organisaation ketterä tiedonhallinta toteutetaan käytännössä, jotta se johtaa menestykseen ja kasvuun.
Valtavat kiitokset lukemisesta ja toivon, että tapaamme pian uudelleen blogissani!
-Hanna