Pari viikkoa sitten kirjoitin tähän blogiin Suomen vanhimmasta säilyneestä asiakirjasta sekä tiedon säilymisen turvaavien tekijöiden huomioimisesta. Säilyttäminen on toki olennainen osa arkistointia ja tiedonhallintaa, mutta lopulta vain pienen osan tiedoista on tarkoitus säilyä pitkän aikaa, saati ikuisesti.
Tarve säilyttää kaikki mahdollinen lopun ikää voi kummuta useasta syystä. Usein ei tiedetä, milloin tietoa ei varmasti enää tarvita ja sen voi tuhota. Ei eroteta, onko kyse tiedosta, joka on lain nojalla säilytettävä tietyn ajan vai tiedosta, jonka organisaatio saa säilyttää itselleen tarpeellisen ajan. Ja jos kyse on jälkimmäisestä, ei olla mietitty, mikä tuo aika olisi ja miksi. Ratkaisuna säilytetään kaikkea mahdollisimman pitkään. Tietojen oikea-aikainen ja oikein tehty tuhoaminen on kuitenkin yhtä tärkeää kuin niiden asianmukainen tallentaminen ja säilymisestä huolehtiminen. Tiedot tulisi hävittää viipymättä, kun niille ei enää ole käyttötarvetta. Tämä koskee kaikkia tiedon muotoja, olivatpa ne paperimuodossa tai sähköisessä muodossa.
Lainsäädäntö kertoo suoraan osan säilytysajoista: esimerkiksi kirjanpitolaki sekä lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista liite sisältävät suoria tietoja säilytysajoista, jotka koskevat sekä julkisia että yksityisiä toimijoita. Säilytysaikasuosituksia löytyy muutamista lähteistä. Esimerkiksi Kuntaliitto on koonnut oppaisiinsa kunnallisten asiakirjojen säilytysaikoja. Tiedonhallintalautakunnan laatiman Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä -ohjeen liitteisiin on koottu kunnille ja valtiolle henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen säilytysaikoja.
Arkistolaki velvoittaa viranomaisia näin: ”Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty”. Viranomaisilta velvoitettua arkistonmuodostussuunnitelmaa voidaan soveltaa myös muihin organisaatioihin esimerkiksi tiedonhallintasuunnitelma-nimellä. Tähän asiakirjaan luetellaan kaikki olennaiset organisaation asiakirjat ja säilytettävät tiedot ja niille määritellään mm. juuri säilytysajat. Suunnitelman ylläpitoa helpottaa, jos siinä on näkyvillä myös säilytysajan peruste. Näin suunnitelmaa on nopea päivittää sitä myöten kun lait, asetukset, suositukset ja organisaation omat tarpeet muuttuvat.
Jokaisen organisaation tietojen säilytysaikojen määrittely on yksilöllinen prosessi, vaikka tietyt seikat kuten lainsäädännön määräämät säilytysajat ovat kaikille ainakin useimmiten samat. Säilytysaikojen määrittämisen prosessi on sitä monivivahteisempi, mitä isommasta organisaatiosta on kyse eli mitä enemmän tietoja organisaatiossa syntyy ja sinne saapuu. Säilytysaikojen määrittelyn lähtökohtana on siis lainsäädäntö, ja lainsäädännön ulkopuolelle jäävien säilytysaikojen määrittelyyn on olemassa suosituksia. Loppujen säilytysaikojen osalta säilytysajan määrittää organisaation oma tarve. Tällöin on mietittävä, kuinka kauan jotakin tietoa on käytännön toiminnan kannalta tarpeellista säilyttää. Esimerkiksi ohjeiden kohdalla on pohdittava, voiko vanhentuneet ohjeet hävittää vai voiko tulla tilanteita, joissa pitää pystyä todistamaan jollakin hetkellä voimassa ollut ohjeistus.
Tietojen oikea-aikainen tuhoaminen on erityisen tärkeää tietosuojan vuoksi. Henkilötietoja saa säilyttää vain sen aikaa kun se on tarpeellista tietojen käyttötarkoitusta varten. Milloin sitten henkilötietojen käyttö ei ole enää tarpeellista? Tähän ei ole aina yksiselitteistä vastausta. Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuille on koottu henkilötietojen säilytyksen rajoittamiseen liittyviä ohjeita.
Jos säilytysaikojen määrittely tuntuu ylivoimaiselta tehtävältä, siihen kannattaa pyytää asiantuntija-apua. Oma kokemukseni isossa julkishallinnon organisaatiossa, johon on yhdistynyt useita pieniä organisaatioita, on antanut minulle laajan kuvan erilaisten tietojen säilytysajoista. Mutta tunnustan, että tästä huolimatta joudun usein ottamaan selvää eri tietojen säilytysajoista ja tarkistamaan niiden uusimman tilanteen. Tiedän kuitenkin, mistä kaikkialta tietoa säilytysajoista löytyy ja miten erilaisia säilytysaikasuosituksia tulkitaan ja muuten hyödynnetään käytännössä. Ole yhteydessä, jos sinulle tai organisaatiossanne on epäselvää, milloin minkäkin tiedon saa tuhota: hanna(at)tiedos.fi.
Lopuksi vielä tiedotus laatimastani maksuttomasta työkalusta:
Jos et tiedä, mistä aloittaisit tiedonhallinnan ja arkistoinnin sujuvoittamisen, ota avuksi Tiedoksen laatima Tiedonhallinnan tarkistuslista. Käymällä läpi listan kohdat saat kokonaiskuvan organisaatiosi tiedonhallinnan tilasta. Pääset alkuun tietojen elinkaaren hahmottamisessa ja löydät tiedonhallinnan ongelmakohdat. Näin voit aloittaa ketterän tiedonhallinnan ja arkistoinnin perustan muodostamisen. Listan tilaaminen on täysin maksutonta eikä velvoita sinua mihinkään. Tee tilaus täällä: www.tiedos.fi/tarkistuslista
Eikä tässä vielä kaikki! Olen myös suunnittelemassa äänitettä, jolla vastaan sellaisiin arkistointiin ja tiedonhallintaan liittyviin kysymyksiin, joihin kaivataan vastauksia. Tuon äänitteen saa kiitoksena siitä, että vastaa laatimaani kyselyyn. Kyselyn ensimmäisessä kohdassa kartoitan tiedonhallintaan ja arkistointiin liittyviä kysymyksiä, joihin kyselyyn vastaajat haluaisivat saada vastauksen. Koostan äänitteelle vastaukset näihin kysymyksiin. Nyt on siis tilaisuutesi saada vastaus juuri niihin tiedonhallintaan ja arkistointiin liittyviin kysymyksiin, joita sinulla nousee arjessasi esille! Kysely sulkeutuu maanantaina 28.8.2023 kello 16.00, joten toimi nopeasti. Kyselyyn vastaaminen tapahtuu anonyymisti, eikä äänitteen tilauslomakkeen tietoja voida yhdistää kyselyvastauksiisi. Äänite on maksuton eikä sen tilaaminen sido tai velvoita muuhun kuin kyselyyn vastaamiseen. Vastaa kyselyyn ja tilaa äänite täällä: www.tiedos.fi/ukk
Toivon, että tämä kirjoitus auttaa sinua pääsemään jäljille siitä, mistä löydät tietojen oikeita säilytysaikoja ja että laatimistani maksuttomista tuotteista on sinulle hyötyä. Mukavaa elokuun jatkoa!
-Hanna