Kirjoitin aiemmin termeistä arkistointi ja tiedonhallinta, jolloin lupasin palata myöhemmin kirjoittamaan ei-julkisen organisaation tiedonhallinnan eroista ja yhtäläisyyksistä verrattuna viranomaisen tiedonhallintaan.
Arkisto- ja tiedonhallintalainsäädäntö ei siis koske muita kuin julkista tehtävää hoitavia yrityksiä, mutta muihinkin yrityksiin kohdistuu paljon oikeudellista sääntelyä, joten käytännössä kaikkien yritysten on pidettävä tiedonhallintansa ja arkistointinsa kunnossa jo ihan jo tämän vuoksi. Yrityksen taloushallintoa ohjaavat kirjanpitolaki ja -asetus, jonka lisäksi mm. tuotevastuu- ja kuluttajansuojalainsäädännöllä, ympäristöasioita koskevalla lainsäädännöllä, työsuojelulainsäädännöllä sekä osakeyhtiölainsäädännöllä voi olla merkitystä yrityksen tiedonhallinnan suunnittelussa ja toteuttamisessa.
Velvoitteiden lisäksi tiedonhallinnan laatu on yritykselle kilpailuvaltti, koska se on todiste koko yrityksen korkeasta laadusta ja luotettavuudesta. Yritys voi erottautua kilpailijoistaan järjestelmällisellä menetelmien ja toiminnan kirjaamisella, tallentamisella ja seuraamisella. Tämä edellyttää käytännössä laadukasta tiedonhallintaa.
Useiden yritysfuusioiden seurauksena syntyneiden yritysten arkistot saattavat sisältää useiden eri nimisten aiempien yritysten arkistokokonaisuuksia, joiden hallinta voi olla hankalaa. Yritysten arkistokokonaisuudet saattavat myös sisältää aukkoja, koska johtajien ja muiden henkilöstöön kuuluvien “yksityisarkistot” lähtevät henkilön mukana tämän lähtiessä yrityksen palveluksesta. Toki julkisellakin puolella on nähty liikkeenluovutuksia kuten kuntien ja kuntayhtymien sote- ja pela-toimintojen yhdistyminen hyvinvointialueiksi. Eivätpä epämääräiset henkilökohtaiset käsiarkistotkaan mallia ”Heikin paperit” ole julkisella puolella outoja, mutta toki yleensä ”Heikki” ei ehkä vie papereita mukanaan vaan jättää ne organisaation arkistotyöntekijän ihmeteltäväksi.
Yrityksen tietoaineistojen säilytysaikojen määrittelyn lähtökohtana on lainsäädäntö ja muu sääntely, mutta sääntelyn ulkopuolelle jää toki monia aineistoja. Julkiselle puolelle annettuja säilytysaikasuosituksia voi mahdollisesti osittain soveltaa myös yksityiselle puolelle, ja yritysten tietoaineistojen säilytysajoista on olemassa myös esimerkiksi Liikearkistoyhdistys ry:n julkaisema suositus (Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan? Helsinki 2018).
Arkistolaitos ei määrää yrityksiä säilyttämään mitään tietojaan tai asiakirjojaan pysyvästi, koska arkistolaki ei koske niitä (pl. siis julkista tehtävää hoitavat yritykset). Yrityksenkin on kuitenkin suositeltavaa säilyttää historiansa kannalta keskeiset aineistot pysyvästi. Nämä aineistot ovat yrityksen itse muodostamia, yritystä itseään koskevia ainutlaatuisia tietoaineistoja, jotka ovat merkittäviä tutkijoille. Tällaisia aineistoja ovat esimerkiksi yleismääräykset ja -ohjeet ja pöytäkirjat sekä merkittävät julkaisut, esitteet ja mainokset. Jos yritys ei pysty säilyttämään historiallisia aineistojaan pysyvästi itse, se voi siirtää ne Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistoon (ELKA). Tämä vähentää aineistojen säilyttämiseen kuluvia kustannuksia ja niiden hallinnoinnin resursseja, mutta jättää aineistot talteen sekä yrityksen omiin että esimerkiksi elinkeinoelämän historiantutkimuksen tarpeisiin.
Mukavaa lokakuun alkua!
Hanna