Miksi tiedonhallinta ja arkistointi on tärkeää?
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) velvoittaa viranomaisorganisaation johtoa huolehtimaan, että henkilöstöllä on riittävä tiedonhallinnan osaaminen ja ajantasaiset ohjeet. Tätä varten julkishallinnollisilla organisaatioilla on olemassa asiakirjahallinto ja arkistotoimi. Mutta nauttivatko ne kaikissa organisaatiossa ansaitsemaansa arvostusta ja ymmärretäänkö niiden merkitys? Ja tulisiko myös yritysten ja kolmannen sektorin tavoitella viranomaisen ihannetasoa tiedonhallinnassaan ja arkistoinnissaan?
Omassa päivätyöni organisaatiossa en onnekseni muista kohdanneeni tympeää asennetta työtäni kohtaan. Mutta muutamat minulle tulleet yhteydenotot ja muut keskustelut kertovat, että usein se taho, joka päättää tiedonhallinnan resursseista, ei ymmärrä niiden todellisen määrän tarvetta ja tärkeyttä. Yksi yleinen mielikuva on, että kaikki on helppoa sähköistää ja sähköistys yksin riittää siihen, että arkistointi ja tiedonhallinta on sujuvaa. Unohdetaan, että kaikki kertyneet paperit eivät digitoi itse itseään ja että syntysähköisenkin aineiston osalta on selvitettävä monia seikkoja kuten mikä sähköinen arkisto täyttää kaikki tarpeelliset laatuvaatimukset. Lisäksi sähköinen arkistointi ja tiedonhallinta ei tarkoita samaa kuin täysin automatisoitu arkistointi ja tiedonhallinta.
Miksi organisaation sitten kannattaa panostaa tiedonhallintaan ja arkistointiin? Kuten toitotan, tieto on yksi organisaation tärkeimmistä pääomista. Investointi tiedonhallintaan on investointi yhteen organisaation arvokkaimmista resursseista. Hyvin järjestetty tiedonhallinta ja arkistointi mahdollistavat laadukkaan tiedolla johtamisen, mikä johtaa parempaan päätöksentekoon ja tehokkaampaan toimintaan. Tästä syntyvä laadukas ja ajantasainen tieto auttaa organisaation ammattilaisia ratkaisemaan ongelmia ja tarjoamaan asiakkailleen ja sidosryhmilleen entistäkin parempaa palvelua.
Tietoaineistojen hukkuminen, häviäminen ja käyttökelvottomaksi muuttuminen aiheuttavat turhaa ajan, rahan ja hermojen menettämistä. Vaarana voi olla vakavakin mainehaitta, erityisesti jos kyse on oikeusturvasta, sopimusten noudattamisesta tai todisteiden löytymiseen liittyvästä ongelmasta. Lyhyesti sanottuna: Organisaation tiedonhallinnan laadun taso kertoo koko organisaatiosta. Miten sellainen organisaatio, jonka yksi tärkeimmistä pääomista on sekasortoisessa tilassa, voisi olla uskottava ja luotettava? Lisäksi panostus ketterään tiedonhallintaan on samalla panostus myös työhyvinvointiin: kun huonon tiedonhallinnan aiheuttamat ongelmat poistuvat, työpäivän aikataulu väljenee ja hukassa olevien tietojen aiheuttama stressi loppuu.
Tiedonhallinta ja arkistointi läpileikkaavat koko organisaation. Johdon antaman arvostuksen lisäksi tarvitaan toimia, joiden lopputuloksena jokainen työntekijä ymmärtää, mitä tiedonhallinnan ja arkistoinnin toimenpiteitä hänen tulee tehdä, milloin ja mielellään myös miksi. Tähän taas tarvitaan johdolta resursseja, jotta tiedonhallinnan ammattilaiset pystyvät laatimaan tehokkaat prosessit ja niiden ohjeistukset. Lisäksi resursseja tarvitaan henkilöstön ohjeistamiseen ja opastamiseen.
Ilman näitä toimia syntyy tikittäviä aikapommeja. Esimerkiksi kun tietoaineiston säilytysaikaa ei tiedetä ja sitä ei uskalleta hävittää, syntyy tarpeettomasti säilytystilaa vievää tietomassaa. Tuo säilytystila maksaa, olipa kyse fyysisestä tai sähköisestä tilasta. Jos taas aineisto hävitetään tai tuhoutuu liian aikaisin johtuen ei-asianmukaisesta fyysisestä tai sähköisestä säilytyspaikasta, on vaarana esimerkiksi edellä mainitsemani mainehaitta.
Mitä ajatuksia sinulla on aiheeseen liittyen? Rajasin aiheen käsittelyä tässä tekstissä muutaman pääkohdan ympärille enkä käsitellyt esimerkiksi tietoturvaa, tietosuojaa ja historiallisten aineistojen merkitystä. Kommenttiosiossa tai somekanavilla on tilaa jatkaa keskustelua aiheesta mistä tahansa näkökulmasta!
-Hanna