Järjestysvinkkejä yrittäjälle -podcast

Olen koulutukseltani humanisti, eli pääaineeni yliopistossa on ollut arkeologia ja sivuaineistakin kaikki paitsi yksi ovat olleet humanistisen tiedekunnan aineita. Mutta silloin kun opiskelin Turun yliopistossa, oli Turun kauppakorkeakoulu jo yhdistynyt yliopistoon ja oli mahdollista opiskella liiketoimintaosaamisen perusopinnot eli 25 opintopisteen verran erilaisia yrittäjyyden osa-alueita. Sieltä markkinoinnin opinnoista minulle jäi parhaiten mieleen se, että markkinointi läpileikkaa ihan koko liiketoiminnan. Se on esimerkiksi sitä miten ystävällisesti asiakkaita palvellaan, sitä miten viesteihin vastataan, sitä miten reklamaatiot käsitellään ja toki myös sitä millaisia mainoksia tehdään, mutta markkinointi ei siis ole pelkkiä mainoksia.

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Se mitä tekemistä johdannon asialla on tämänkertaisen aiheen kanssa liittyy siihen, miten digiyrittäjälle hyvä tiedonhallinta on markkinointia. Eli kun pidät digituotteesi järjestyksessä sekä itseäsi ajatellen että myös siltä osin kuin ne näkyvät asiakkaillesi, on se osa hyvää asiakaspalvelua ja hoitaa yrityksesi markkinointia osaltaan.

Jos olet digiyrittäjä, niin teet rahaa tiedostoilla ja tiedostoissa olevat tiedot ovat suoraan rahan arvoisia, sen lisäksi toki että ne opit mitä niihin tiedostoihin olet tallentanut, ovat aivoissasi. Eli se mistä saat rahaa on erilaisten tiedostojen myynti: esimerkiksi Google Docs -tiedostot (työkirjat), pdf-tiedostot (e-kirjat), videotiedostot (koulutus- ja kurssiluennot), valokuvatiedostot (muiden tuotteiden kuvitusmateriaalit) ja diaesitystiedostot (opetusvideoiden rakennusmateriaalit).

Sujuva tiedonhallinta ja esimerkiksi siitä huolehtiminen, että tärkeät tiedot on varmuuskopioitu ja ne löytyvät jne. on tärkeää kaikille yrityksille ja kaikkien tiedostojen osalta, koska tärkeissä tiedostoissa on esimerkiksi oikeusturvaan tai asiakassuhteiden hoitamiseen liittyvää tärkeää tietoa. Mutta digiyrittäjällä noille tuotetiedostoille on ihan konkreettiset rahasummat olemassa eli on tieto siitä, minkä arvoisia ne ihan konkreettisesti ovat. Ja jos yksittäinen vaikka verkkokurssi tai e-kirja maksaa tietyn verran, ei tämä edes vielä ole se koko rahamäärä, jonka se tuo yritykseen, koska tuota yhtä kurssia tai kirjaa voidaan myydä jopa vaikka rajaton määrä eli se rahamäärä, jonka jo yksi digituotetiedosto tuo digiyritykseen, voi olla vielä äärettömän paljon enemmän kuin yksittäiselle ostokselle määritelty hinta. Eli jos esimerkiksi 27 euron arvoinen e-kirjatiedosto ei ole enää digiyrittäjän käytettävissä syystä tai toisesta, on yritys menettänyt 27 euron arvoisen tiedostopohjan mutta myös kaiken sen työn, joka sen tekemiseen on mennyt sekä kaikki ne myynnit, joita tuon tiedoston ns. kopion myyminen olisi tuonut.

Digiyrityksen digituotetiedostoilla on siis tiedon markkina-arvoon perustuvaa taloudellista arvoa ja ne ovat yrityksen tuotteistettua, usein myös tekijänoikeuksien piirissä olevaa sisältöä/tietoa. Ne ovat siis todella selkeää yrityksen tietopääomaa, jota yritys suoraan myy ja josta yritys saa ihan suoraan rahaa.

Tiedonhallinnasta huolehtiminenhan on yritykselle tärkeää markkinonnin näkökulmasta ylipäätään, koska kun markkinointi käsitetään kokonaisvaltaisemmin asiakkaiden houkutteluna kuin pelkkinä mainoksina, niin sehän näkyy yrityksen hyvänä imagona ja asiakasystävällisyytenä, kun asioiden hoito ei hidastu huonon tiedonhallinnan kuten hukassa olevien tietojen takia.

Mutta sitten kun aletaan miettiä, miten tärkeää digiyritykselle on huolehtia digituotetiedostoistaan, niin mukaan astuu siis se, että niistähän pitää huolehtia erityisen hyvin myös sen takia, että ne ovat samalla tavalla yrityksen rahanarvoista omaisuutta kuin fyysisiä tuotteita myyvän yrityksen fyysiset tuotteet. Eli aivan kuten yrityksen fyysisten tuotteiden varastossa tai kaupan hyllyssä on tärkeää tietää, millä tunnuksella tai nimellä mitäkin tuotetta löytyy mistäkin kohtaa ja on tärkeää huolehtia, että tuotteet ovat sellaisissa olosuhteissa että ne säilyvät käyttökelpoisina ja myyntikuntoisina, niin digiyrityksen pitää kiinnittää erityistä huomiota siihen, että niiden digituotteet on nimetty loogisesti ja ne löytyvät loogisesta paikasta tiedostojen kansiorakenteesta ja että on käytetty sellaisia tiedostomuotoja, jotka saa avattua niin, että tiedosto näyttää oikealta ja että tiedostot eivät pääse tuhoutumaan, tai siis että ne on varmuuskopioitu hyvin. Tärkeää on myös tiedostojen versionhallinta eli mikä versio on se jota ei ole vielä julkaistu asiakkaalle, mikä versio on asiakkaiden saatavilla ja onko se nimetty asiakasystävällisesti ja miten tiedostot on synkronoitu eri tallennussijainneissa.

Digiyrityksen tiedostojen hallinta on tärkeää siis sekä siksi, että tiedonhallinta tukee kaikenlaisten yritysten tuotteiden markkinointia ja myyntiä mutta myös siksi, että digiyrityksellä raha tulee konkreettisesti tiedostoista eli tiedostot ovat myytäviä tuotteita.

Jos olet digiyrittäjä, olet aloittamassa digiyrittäjänä tai haaveilet digiyrittäjyydestä ja haluat että erityisesti nämä rahanarvoiset tiedostosi on turvassa ja hyvässä järjestyksessä ja että niiden hallinta toimii sekä sinun että asiakkaan näkökulmasta, niin käy tilaamassa maksuton Tuotetiedostot järjestykseen -miniopas! Olen koonnut siihen tärkeimmät tiedot siitä, mitä pitää ottaa huomioon kun tallennat ja muuten hallitset tuotetiedostojasi.