Järjestysvinkkejä yrittäjälle -podcast

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Tarvitset aina yrityksesi tärkeille tiedoille säilytystilaa. Voit säilyttää yrityksen asiakirjoja, dokumentteja ja ylipäätään tietoja fyysisessä muodossa, jolloin ne vievät fyysistä hyllytilaa. Fyysinen säilytysvälinehän voi olla muukin kuin paperimappi eli sähköinenkin tieto voi olla fyysisellä tallennusvälineellä. En tosin suosittele esimerkiksi muistitikkuja tai CD-levyjä tiedon säilyttämiseen, koska tuollaiset sähköisen tiedon fyysiset säilytysvälineet ovat kovin alttiita vaurioitumaan, joten on olemassa riski, että menetät niiden sisältämät tiedot tai että tiedot muuttuvat käyttökelvottomiksi.

Papereissa on muutamia hyviä puolia. Paperista näkee hyvin helposti ja pikaisesti, mitä kaikkea tietoa se sisältää, mutta tiedoston joutuu ensin avaamaan. Tämän takia papereiden järjestäminen ja muu käsittely voi olla tältä osin helpompaa ja miellyttävämpää kuin tiedostojen. Monen mielestä papereita on mukavampi lukea tai ylipäätään katsella kuin ruutua ja niiden sisältöön on helpompi keskittyä.

Tiedot säilyvät paperimuodossa todennäköisesti keskimäärin paremmin kuin sähköisessä muodossa. Esimerkiksi kosteus, valo ja pöly uhkaavat paperin ja sen tietosisällön säilymistä, mutta tiedon säilyminen pitkään sähköisessä muodossa niin, että sen saa koko elinkaarensa ajan muuttumattomana ja ymmärrettävässä muodossa avattua, on epävarmempaa kuin papereiden säilytysolosuhteiden takaaminen.

Pilvisäilytystilan ylivoimainen etu on siinä, miten vähän fyysistä tilaa se tarvitsee – sinun tiloissasi siis, sillä kyllähän konesalit tarvitsevat fyysistä tilaa, ja siellähän pilvipalveluun tallennetut tiedot konkreettisesti ovat säilössä. Pilvisäilytystilan etuna on myös se, että se on edullista siihen nähden miten paljon voit sinne tallentaa tietoa, tai jopa maksutonta ainakin tiettyyn määrään asti. Jos haluat pärjätä pelkällä maksuttomalla tilalla tai mahdollisimman vähäisillä pilvisäilyttämisen kustannuksilla, kannattaa suunnitella ja ottaa selvää ennakkoon, mitä tietoja yrityksessäsi tarvitsee säilyttää ja kuinka kauan. Tosin varmuuskopioinnin suosittelen kyllä hoitamaan maksullisen palvelun kautta.

Ja vaikka olisit valmis maksamaankin ja paljonkin suuresta pilvisäilytystilasta, niin älä silti tee yleistä ja kohtalokasta virhettä eli älä tallenna kaikkia tiedostojasi pilveen seulomattomina, koska mitä enemmän tietomassaa on, sitä hankalampaa sen hallinta on ja sitä enemmän aikaasi menee siihen, kun etsit oikeaa tiedostoa tai oikeaa tallennuspaikkaa tiedostolle. Eli pidä sähköisessä muodossakin olevat asiakirjasi, dokumenttisi ja kansiosi mahdollisimman siisteinä ja huolehdi siitä, että säilytät vain ne tiedot jotka on olennaista säilyttää ja että poistat sellaiset tiedostot, joiden säilytysajat ovat jo menneet umpeen.

Pilvisäilytystila saa ison plussan myös siitä, että sinne tallennettua tietoa on helppo tarkastella ja muokata eri laitteilla ja eri henkilöiden ja yhteistyötahojen kesken ilman maantieteellisiä rajoitteita. Tämä tekee pilvisäilyttämisestä suorastaan ainoan nykyaikaisen vaihtoehdon tällaisille tiedostoille, joihin liittyy muitakin osapuolia kuin yksi henkilö, ja onhan vain omaan käyttöön tarkoitettujenkin tiedostojen hyödyntäminen näppärämpää kun ne ovat pilvessä ja niihin on pääsy esimerkiksi sekä läppärillä että puhelimella. Toki jos tiedostot ovat vain pilvessä ja netti on poissa pelistä, voi tulla ongelmia. Mutta tähän auttaa pilvikansioiden synkronoiminen laitteelle, jolloin niitä voi työstää hätätilassa myös offline-tilassa laitteella.

Yksi suurimpia virheitä mitä pilvisäilyttämisessä tehdään on se, että ajatellaan edellä mainitun synkronoinnin tarkoittavan varmuuskopiointia. Sähköisessä muodossa oleva tieto on kuitenkin niin altis muuttumaan käyttökelvottomaksi, että tarvitaan oikea ja luotettava varmuuskopiointi. Suosittelen ottamaan varmuuskopioinnin käyttöön palveluntarjoajalta, joka tarjoaa automaattista ja tiheää varmuuskopiointia useampaan kuin yhteen konesaliin (koska se yksi konesali voi tuhoutua tai siellä säilytyksessä olevat tiedot voivat muuttua käyttökelvottomiksi).

No sitten sen sijaan, että säilyttäisit kaikkia sähköisiä asiakirjojasi ns. itse, voit hyödyntää esimerkiksi suomi.fi-palvelua ja OmaPostia. Mutta muista, että tällaisten sähköisten asiointien käyttöönotto kuten ei papereiden digitointikaan poista sitä, että ennen paperisessa säilytysmuodossa ollutta tietoa täytyy nyt hallita sähköisessä muodossa. Eli paperinpyörittely jää pois ja fyysistä tilaa vapautuu ja tieto muuttuu näppärämmin jaettavaan ja käsiteltävään muotoon, mutta tilalle tulee tiedon hallinnasta huolehtiminen sähköisessä muodossa.

Eli en suosittele keskittymään siihen, että pääsisit eroon kaikista papereistasi. Sen sijaan suosittelen keskittymään siihen, että tunnistat turhan TIEDON ja pidät sekä paperimappisi että pilvikansiosi ja muut sähköiset kansiosi siisteinä etkä säilytä turhaa TIETOA ollenkaan, olipa kyse paperimapeista tai tiedostokansioista.

Haluaisitko eroon papereista hallitusti? Minulla on sinulle kutsu:

Etäkoulutus: Paperimapit ja pilvipalvelut | Hallitse paperisten ja sähköisten asiakirjojen kokonaisuus

Paperimapit ja pilvipalvelut -koulutuksessa opit, miten siirrät paperit pilveen ja varmistat, että sen toteuttaminen on järkevää. 

Jos olet yrittäjä, tai sihteeri tai assistentti tai muu sellainen työntekijä, jonka tehtäviin kuuluu asiakirjojen hallintaa tai haluat vaikka yhdistyksen tai järjestön paperisten ja sähköisten asiakirjojen säilyttämisen kokonaisuuden hallintaan ammattilaisen neuvoilla, koulutus sopii sinulle.

Tämä koulutus sopii sinulle erityisen hyvin, jos

• Haluat varmistua, että siirtymä paperimapeista sähköiseen säilyttämiseen on järkevää
• Haluat oppia, mitä papereiden laadukkaassa digitoinnissa pitää ottaa huomioon
• Haluat tietää, missä tilanteissa voit hävittää digitoidut paperit ja milloin ne pitää säilyttää edelleen myös paperisena
• Haluat tiedonhallinnan ja arkistoinnin ammattilaisen neuvot fyysisten ja sähköisten asiakirjojen muodostaman kokonaisuuden hallintaan
• Sinulla on omia kysymyksiäsi, joihin haluat vastaukset koulutuksessa

Koulutus järjestetään etäkoulutuksena Zoomissa. Voit osallistua käyttämällä selainta tai Zoom-sovellusta. Kaikki ilmoittautuneet saavat myös koulutuksen videotallenteen, jonka katseluoikeus säilyy kuukauden ajan.

Koulutus järjestetään seuraavan kerran, kun koulutuksen odotuslistalla on tarpeeksi kiinnostuneita. Voit tutustua koulutukseen tarkemmin ja liittyä odotuslistalle napsauttamalla alla olevaa linkkiä.