Jo silloin kun aloitin Tiedoksen liiketoiminnan, minua kiinnosti eniten kouluttaa ja auttaa yrityksiä ja yrittäjiä arkistoinnissa ja tiedonhallinnassa, vaikka taustani on julkishallinnossa eikä yrityksissä. (Tai no olen ollut sivutoiminen käsityöyrittäjä vuodesta 2010 ja tuo Helmineule on edelleen yritykseni virallinen päätoiminimi ja Tiedos on aputoiminimi, vaikka käytännössä Tiedos on nyt se mihin keskityn ja Helmineuleen toiminta on tosi vähäistä.) Mutta ei minulla siis ollut mitään taustaa missään yrityspuolen arkistointitehtävissä tai mitään tällaista. Lähdin kuitenkin seuraamaan tätä polkua kohti yritysten auttamista, koska julkishallinnon organisaatioiden tiedonhallinnallehan on enemmän vaatimuksia kuin yritysten tiedonhallinnalle, ja helpompihan sitä apua on tarjota näin päin, että supistetaan julkishallinnolle suunnatut opit sopimaan yrityksille kuin toisin päin.

Tiedos täyttää pian 2 vuotta, joten tämänkertaisessa podcast-jaksossa muistelen Tiedoksen syntyä, kerron mistä nimi Tiedos tulee ja mitä se tarkoittaa sekä esittelen vielä itseni vähän laajemmin kuin podcastin ensimmäisessä jaksossa.

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Kun aloittelin tätä Tiedoksen liiketoimintaa, niin tuskin olin saanut LinkedIn-profiilin ja jonkinlaiset kotisivut julki, kun sain yhteydenoton Eduhouselta ja pian olinkin sopinut ensimmäiset koulutukset heidän kanssaan eli minulla oli ensimmäinen yhteistyökumppani. Kolme noista koulutuksista oli julkishallinnolle, yksi kolmannelle sektorille ja yksi niille yrityksille.

Kolmannen sektorin ja yritysten koulutusten sisältö oli osittain sama, mutta yritysten koulutuksessa korostui erityisesti sujuvan tiedonhallinnan merkitys liiketoiminnan kasvun mahdollistajana ja resurssien säästäjänä. Sain koulutuksen aikana hyvää palautetta, ja siitä jäi jotenkin erityisen hyvä mieli. Osallistujat sanoivat, että tällaisia koulutuksia on harvoin tarjolla, vaikka niitä tarvitaan.

Pian tämän jälkeen aloin saada kyselyjä yrittäjiltä, että olisiko minulla tarjota yrittäjille apua tiedostojen, sähköpostien, papereiden jne. järjestyksessä pitämiseen. Niinpä aloin perehtyä tähän tarkemmin ja haastattelin 11 yrittäjää siitä, millaista apua he kaipaavat sekä tein myös kyselyn yrittäjille. Lopputuloksena syntyi Kansiot kuntoon -verkkokurssi, jonka lopullinen sisältö syntyi yhdessä perustajajäsenten kanssa ja josta on kantautunut mulle pelkkää hyvää palautetta sen käyneiltä.

Eli nyt minulla on täysin yrittäjien toiveiden mukaan tehty verkkokurssi yrittäjän asiakirjojen ja dokumenttien hallinnasta sekä yrityksille suunnattu koulutus arkistoinnista ja tiedonhallinnasta, ja olen saanut molemmista hyvää palautetta. Joten aion kyllä jatkaa tätä yrittäjien ja yritysten kouluttamista. Totta kai tiedostan myös vahvasti sen, että en tiedä kaikkea mahdollista tästä aiheesta mitä joku toinen saattaa tietää, mutta pääasia lienee se, että osaan soveltaa julkishallinnon työpaikasta ja myös mun alan opinnoista kerättyjä oppeja yrityksille ja yrittäjille.

No siinä oli jo pieni paluu 2 vuoden taakse, kun aloitin tämän Tiedoksen liiketoiminnan, ja matka sieltä nykyhetkeen. Tiedos-aputoiminimi oli virallisesti voimassa 30.6.2023 alkaen, joten ensi viikon maanantaina on Tiedoksen 2-vuotissynttärit! Tiedos valikoitui yritykseni nimeksi useiden vaihtoehtojen joukosta. Se oli aikoinaan yksi data-sanan suomennosehdotuksista. Muita olivat anne; anteet, aje, ape, luote, syöte ja täsme. Suoraan käännettynä latinan sana data on annettu-sanan monikko eli ”annetut”. Vaikka tuotteeni ja palveluni eivät liity suoraan dataan enkä tarjoa esimerkiksi yksityiskohtaista tietoa kerätyn datan optimaalisesta hyödyntämisestä, liittyy datan hallinta olennaisesti tietomassojen kokonaisuuden hallintaan. Koska opiskelutaustani on menneisyyden tutkimuksen parissa, tällainen data-sanan vanha suomennosehdotus voitti lopulta ”pääni sisäisen nimikilpailun”.

Siinä oli siis Tiedos-nimen tausta, ja seuraavaksi vähän omaa taustaani. Olen valmistunut yliopistosta pääaineenani arkeologia ja sivuaineinani museologia, Suomen historia, kansatiede ja liiketoimintaosaaminen. Opintojen loppuvaiheessa minua alkoi kiinnostaa (”)arkistoala(”). Oltuani kotiäitinä opintojen jälkeen hakeuduin suorittamaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon Kansallisarkistossa.

Kun tammikuussa 2021 aloitin työskentelyn arkistonsihteerinä sairaanhoitopiirissä, yliopistollisen sairaalan arkistossa, nauroin ensimmäisten viikkojen ajan kotiin ajaessa, että maksetaanko minulle todella tästä lomailusta. No ei työ oikeasti ollut lomailua. Mutta viiden kotiäitivuoden jälkeen oli huikeaa saada työskennellä ihan rauhassa viitenä päivänä viikossa kello 8–15.45 ja pitää yhteensä kolme rauhallista taukoa päivän aikana!

Pian sihteerin työtehtävät monipuolistuivat, ja ennen pitkää pääsin tekemään myös arkistosuunnittelijan tehtäviä, ja heti perään sain asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon valmiiksi. Sitten olikin edessä viimeinen vuosi ennen kuin hyvinvointialueet aloittivat toimintansa eli 2022. Sen vuoden alussa olin vielä arkistonsihteeri mutta aloitin myös hyvinvointialuevalmisteluissa tiedonhallinnan asiantuntijatehtävissä. Keväällä 2022 sain vakituisen kokoaikaisen arkistosuunnittelijan paikan, mutta käytännössä ehdin tehdä sitä työtä kokoaikaisena vain kaksi päivää – muun ajan minulla oli aina rinnalla jokin hyvinvointialueen valmistelutehtävä.

Viimeisin valmisteluaikainen nimikkeeni oli asianhallinnan asiantuntija, ja tuo nimike on voimassa edelleen. Työtehtäviini kuuluvat erilaiset tiedon- ja asianhallinnan suunnittelu- ja kehittämistehtävät. Erityisosaamisalueitani ovat terveydenhuollon aineistot, salassa pidettävät aineistot ja historiallisesti arvokkaat aineistot.

Julkishallinnon taustastani huolimatta minua motivoi siis ennen kaikkea yritysten ja yrittäjien auttaminen: haluan soveltaa julkisen puolen tiedonhallinnan osaamistani auttaakseni myös yrityksiä ja yrittäjiä tehostamaan toimintaansa ja siten saavuttamaan säästöjä ja myös kasvua ketterän, ammattilaisen avulla suunnitellun tiedonhallinnan avulla. Toki käytännössä koulutan paljon myös julkishallinnon työntekijöitä, sekä myös liiketoiminnan ammattitutkinnon opiskelijoita.

Asiakirjojen ja dokumenttien järjestämisen ja digitaalisen ja fyysisen työympäristön järjestämisen lisäksi minua kiinnostaa koko liiketoiminnan ja yrittäjän elämän laittaminen järjestykseen. Olen oppinut vähitellen, että minun kannattaa kuunnella intuitiotani, vaikka se ohjaisi järjettömältä tuntuvaan suuntaan, ja tämän vuoksi olen ajautunut aloittamaan syksyllä joogaopettajaopinnot. Minusta on alusta asti tuntunut, että esimerkiksi Kansiot kuntoon -verkkokurssini tulee lopulta olemaan osa jotain suurempaa yrittäjille suunnattua apua, jossa laitetaan asiakirjojen ja dokumenttien järjestyksen tuoman työhyvinvoinnin lisäksi järjestykseen myös yrittäjän kehon fyysistä terveyttä ja samalla buustataan yrittäjän mielialaa. Itselleni vaativien jooga-asanoiden kuten vaikka päälläseisonnan ja yksijalkaisen variksen harjoittelu on opettanut uskomattoman paljon periksiantamattomuutta, sitkeyttä ja rohkeutta, mutta myös kiitollisuutta, armollisuutta ja itseni kuuntelua. Tulevaisuuden suunnitelmissani on siis mennä yhä enemmän kohti jotakin sellaista liiketoimintaa, joka auttaa yrittäjiä luomaan tasapainoisen työelämän ja arjen sen ulkopuolella yhdistämällä tiedonhallinnan (ja siten työympäristön viihtyisänä pitämisen), kehonhallinnan ja mielenhallinnan. En tiedä vielä, mitä se on ja miten se toteutuu, mutta eiköhän intuitioni johdata minua, kunhan maltan kuunnella sitä.

Näin kaksi vuotta Tiedoksen synnyn jälkeen voin todeta, että olen saavuttanut kaikki ne tavoitteet, jotka alun perin tälle liiketoiminnalle asetin, ja oikeastaan enemmänkin, koska en suunnitellut alussa esimerkiksi omaa podcastia. Nyt minulla on siis kaikki peruskivet muurattu: eli minulla on joukko ns. valmiita (eli vain tarkistusta ja päivitystä vailla olevia) koulutusmateriaaleja sekä yhteistyökumppaneita, jotka tilaavat näitä koulutuksia uudestaan, pitkän sisällön kanavana tämä podcast ja rinnalla blogi, jossa on podcast-jaksojen tiivistelmät, sekä podcastin käsikirjoituksesta ammennettavat aineistot lyhyen sisällön kanaviin eli someen (eli tiivistetysti sanoen minulla on tehokas monikanavainen sisällöntuotantoprosessi). Ja minulla on myös ensimmäinen verkkokurssi, joka on luotu yhdessä sen perustajajäsenten kanssa juuri kurssin kohderyhmälle sopivaksi ja jolle luon myynti- ja markkinointiprosessia. Lisäksi minulla on sisäpiirini, jolle on ihanaa antaa välillä jotain pieniä lahjoja ja kertoa ensimmäisenä kaikesta uudesta.

Mutta vaikka olen saavuttanut ja ylittänytkin alkuperäiset tavoitteeni, en ajatellut jäädä tähän kohtaan ja tilanteeseen makaamaan, vaan nyt on aika asettaa uusia tavoitteita liiketoiminnalleni ja mennä niitä kohti. Tässä minua auttavat eri verkostoissani olevat yrittäjät, jotka inspiroivat minua löytämään oman suuntani yhä vahvemmin ja astelemaan seuraavia askeleitani rohkeasti. Jospa vuoden päästä palaan kertomaan, missä mennään Tiedoksen 3-vuotissynttäreiden aikaan ja olenko päässyt lähemmäs joogan ja siten kehon ja mielen kunnossapidon ja kansioiden kunnossapidon yhdistämistä!

Podcast ja tämä blogi jäävät nyt kesälomalle heinäkuun ajaksi, mutta elokuun 7. päivä ilmestyvä podcast-jakso on jo nauhoitettu, joten heti elokuun ensimmäisenä torstaina podcast jatkuu kyllä kuten tämä blogikin. Tiedossa on mielenkiintoinen haastattelujakso. Jos haluat antaa Tiedokselle synttärilahjan, kuuntele podcast-jakso ihan loppuun asti ja liity sisäpiiriini alla olevalla lomakkeella! Saat samalla maksuttoman liittymislahjan itsellesi. Mutta nyt siis hyvää kesää!

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna