Ennen kuin menen tämänkertaisen varsinaisen aiheen pariin, niin pistä korvan taakse, että pian on tulossa maksuton etätyöpajani yrittäjille, joiden työpäivistä liian suuri osa kuluu hukassa olevien tärkeiden tiedostojen ja muiden dokumenttien ja asiakirjojen etsimiseen. Käy lukemassa lisää työpajasta ja ilmoittaudu mukaan:
>>> Varaa paikkasi maksuttomassa etätyöpajassa
Mutta varsinaisesti tässä artikkelissa aiheena on se, miten toimiva kansiorakenne auttaa järjestämään yrityksesi tiedostot ja pitämään ne järjestyksessä.
Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.
Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!
Kun minulle alkoi tulla pyyntöjä auttaa yrittäjiä digijärjestämisessä, niin aloin ottaa selvää, millaista kaikkea apua yrittäjät tarkalleen tarvitsevat siinä ja mitä ongelmia siihen liittyy. Tein syvähaastatteluja ja laajan taustatutkimuksen, ja niiden perusteella opin paljon siitä, miksi yrittäjän on niin vaikea saada luotua ja ylläpidettyä toimiva kansiorakenne.
Ensinnäkin aika usein halutaan heti täydellinen kansiorakenne. Lähdetään innokkaasti luomaan monimutkaista, monitasoista rakennetta sen pohjalta, mitä kaikkia mahdollisia tiedostoja vain ikinä tulee mieleen ja mitkä kaikki tiedostot ehkä mahdollisesti joskus voisivat tarvita tallennuspaikkaa. Eli ennakoidaan vähän liikaakin. Ja monesti lähdetään myös ikään kuin toiseen ääripäähän luomaan kansiorakennetta fiilispohjalta ja tehdään kansiorakenteen luomiseen liittyviä päätöksiä yksi kerrallaan ja irrallaan toisistaan, jolloin samannimisiä tai ainakin samaa tarkoitusta palvelevia kansioita saattaa olla monta.
Lisäksi yksi kansiorakenteen luomisessa usein tehtävä virhe on, että kohdellaan sekä aktiivisia että passiivisia tiedostoja samalla tavalla ja mennään jäykät kansiorakenteet eikä arjen todelliset tarpeet edellä. Aktiivisilla tiedostoilla tarkoitan siis sellaisia tiedostoja, jotka ovat luonnoksia, muuten työstössä tai joita pitää ainakin päästä katsomaan usein juuri tällä hetkellä, eli ne ikään kuin pyörivät ruudullasi tällä hetkellä. Passiivisilla tiedostoilla tarkoitan sellaisia tiedostoja, joita ei tällä hetkellä tarvita mihinkään aktiivisesti, mutta jotka pitää silti säilyttää yhä syystä tai toisesta.
Suosittelen tekemään kansiorakenteen niin, että siinä on 3 päätasoa ja alimman päätason alla vain minimimäärä alatasoja. Eli rakenteessa on mahdollisimman vähän kerroksia, mutta rakenteella on kuitenkin yhtenäinen 3-tasoinen runko. Ja tuolla varsinaisessa kansiorakenteessa on vain noita passiivisia tiedostoja.
Aktiiviset tiedostot sen sijaan ovat yhdessä omassa, erillisessä kansiossaan. Tuo kansio voi olla vähän villi länsi eli siellä tiedostojen ei tarvitse olla täydellisesti nimettyjä eikä niiden tarvitse olla missään tietyssä järjestyksessä, koska ne ovat aktiivisia ja olet niiden kanssa paljon tekemisissä niin tiedät kyllä, mistä ne löytyvät ja mikä tiedosto on mikä (ellei nimi toki ole siis ihan jokin merkkisarja tai muu sellainen, joka ei kerro yhtään mitään tiedoston sisällöstä).
Tietysti jos sinulla on aina todella iso määrä aktiivisia tiedostoja, niin niillekin voi luoda pari kansiota eli etteivät ne ole vain yhdessä kansiossa, mutta mitään varsinaista kansiorakennetta en näille suosittele. Ja nämä kansiot voit nimetä aika ns. spontaanisti miten itsellesi sillä hetkellä parhaaksi näet.
Kansiorakenteen puolelle tallennat siis vain sellaiset tiedostot, joita et juuri nyt tarvitse aktiivisesti, mutta jotka pitää vielä säilyttää syystä tai toisesta. Jotta kansiorakenne on sellainen, että löydät sieltä sinne tallennetun tiedoston, jos sitä joskus tarvitsee sekä toisaalta että löydät aina helposti ja nopeasti oikean, yhden tallennuspaikan sille tiedostolle, josta on tullut passiivinen mutta säilytettävä tiedosto, niin tee sinne siis 3-tasoinen runko sen perusteella, mitä yrityksessäsi tapahtuu eli mitä prosesseja siellä on käynnissä ja mitä isoja ylätason teemoja yritystoimintaasi liittyy.
Ihan ylin kansiorakenteen taso kannattaa olla sellainen, mikä sisältää ainakin pääasiassa kaikille yrityksille yhteisiä teemoja kuten vaikka talous ja markkinointi. Ja siitä sitten lähdet tekemään 2 seuraavaa tasoa siltä pohjalta, mitä esimerkiksi talouden alle yleisesti kuuluu ja mitä sinne kuuluu omassa yrityksessäsi. Näin saat kansiorakenteen rungon tehtyä.
Sitten jos on tarve, niin teet vielä 3. päätason alle lisää kansioita täysin yrityksesi tarpeiden mukaan, mutta mieluummin siis vähemmän kuin enemmän kansiotasoja. Sinun ei siis tarvitse nyt ennakoida joka ikistä mahdollista tulevaisuuden tarvetta kansiorakenteessasi, vaan täydellisyyden tavoittelu kannattaa jättää pois ja antaa kansiorakenteen olla muutoksessa ja muotoutua koko ajan paremmaksi. Jos sinulla on tuo 3-tasoinen tai edes 2 ylintä tai ihan ylinkin taso suunniteltu ja ennakoitu, niin et jää pulaan, vaikka et olisi huomannut ennakoida ihan kaikkea, kun luot kansiorakenteesi pohjaa.
Ja sitten kun otat kansiorakennettasi käyttöön, niin älä edes yritä ottaa sitä käyttöön kerralla, vaan siirrä vanhoista sijainneista tiedostoja ja kansiota vähitellen uuteen kansiorakenteeseen. Näin huomaat ongelmakohdat paremmin ja pystyt korjaamaan ne ja ottamaan ne huomioon muissa kansiorakenteen osissa ennen kuin otat ne käyttöön.
Ja samalla kun otat kansiorakenteen osaa käyttöön ja siirrät sinne tiedostoja ja kansioita vanhoista sijainneistaan, niin tarkista siis tiedostojen ja kansioiden nimet sekä se, ettet siirrä uuden kansiorakenteen puolelle mitään, minkä saat jo poistaa.
Ja uuteen kansiorakenteeseen voit laittaa kansioiden nimiin sen, miltä vuodelta niiden sisältämät asiakirjat ovat ja sulkuihin perään, minä vuonna ne voi hävittää. Toki sitten hävitysvaiheessa pitää vielä tarkistaa, että voihan kyseiset tiedostot varmasti hävittää silloin, mutta hävittäminen on silti nopeampaa näin kuin että joutuisit joka vuosi käymään koko kansiorakenteen läpi. Mutta älä luo tällaisia kansioita liian ylös, esimerkiksi ”Talous 2023” olisi luotu aivan liian ylätasolle, mutta jossain sen alla voisi olla vaikka ”Veroilmoitukset 2023 (2030)”, joka kertoisi, että kyseisessä kansiossa on vain vuoden 2023 veroilmoituksia, ja ne saa hävittää vuonna 2030.
Kansiot kuntoon -verkkokurssilla kerron opetusvideon kanssa täysin tarkasti koko kansiorakenteen luomisen sekä laitan sinut tekemään työkirjan tehtävät, joiden avulla teet juuri omalle yrityksellesi ja sinulle parhaiten sopivan kansiorakenteen.
Ja pian tarjoan myös mahdollisuuden saada minulta maksutonta apua vähän tähänkin aiheeseen liittyen maksuttomassa etätyöpajassa, jonka järjestän torstaina 19.3.2026. Siitä parin päivän päästä on nimittäin Digital Cleanup Day, niin lähdin tämän inspiroimana järjestämään tätä maksutonta livetyöpajaani tuohon lähelle, jotta saisit omaa digitaalista siivoustasi aloitettua tai edistettyä.
Tuolla työpajassa kerron siis 3 digijärjestykseen liittyvää syytä, miksi hukkaat jopa 20 tuntia kuukaudessa – ja miten otat ajan takaisin nyt. Jos et pääse työpajaan paikalle livenä, ilmoittaudu silti mukaan, koska jos työpajan tallenteen luominen onnistuu, niin se tallentuu samaan paikkaan kuin missä työpaja pidetään livenä, joten tallenteeseenkin saa pääsyn vain ilmoittautumalla mukaan.
Mutta jos suinkin pääset livenä paikalle niin tule, koska en ole ennen pitänyt liveä teknisesti tällä tavalla kuin nyt, joten en lupaa tallennetta 100 % varmuudella ja koska vain livenä pystyt varmasti hyötymään vain nopeimmille tarjolla olevasta rahanarvoisesta edusta sekä jos pysyt paikalla koko työpajan ajan, saat maksuttoman yllätyslahjan, joka auttaa aloittamaan yrityksesi kansioiden järjestämisen.
>>> Varaa paikkasi maksuttomassa etätyöpajassa
Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!
Tavataan seuraavan jakson parissa!
– Hanna
