Tämänkertaisen blogitekstin tarkoitus ei ole blogin nimestä huolimatta varsinaisesti antaa vinkkejä, vaan ohjata sinut sellaisen avun äärelle, jota tarvitset, jos olet lukenut tätä blogia hieman “väärästä” näkökulmasta: jos et ole pienyrittäjä, vaan työskentelet yrityksessä tai organisaatiossa johtajana, asiantuntijana tai muussa roolissa ja tunnistat omasta työstäsi samanlaisia haasteita kuin yrittäjien digijärjestyksessä: tiedostoja ei löydy, niistä on useita versioita, työläppärin tai OneDriven kansiorakenne on epäselvä ja tieto on hajallaan...

Jos siis olet päätynyt tänne yritysten digijärjärjestämisen maailmaan, mutta päässäsi pyörii esimerkiksi sellainen ajatus, että "Tämä on juuri se mitä tarvitsen, mutta ongelmani ei ole yksin minun, vaan se on koko yrityksen tai organisaation tai ainakin koko tiimin ongelma", tämä artikkeli on sinulle. Toisin sanoen tällä kertaa puhun siitä, miten voin auttaa laittamaan tiedonhallintaa kuntoon kaikenlaisilla työpaikoilla.

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Aloitetaan siitä, kun tiedonhallintaongelma ei ole vain yksilön ongelma. Tällöin ei auta, jos yrität omalta osaltasi pitää hyvää digijärjestystä yllä työpaikallasi, vaan tällöin täytyy olla yhteiset toimintamallit ja ohjeistukset, joita kaikki noudattavat. Ja mitä enemmän ihmisiä, sitä suuremmaksi tämä ongelma kasvaa, jos siihen ei puututa.

Arjessa tämä voi näkyä esimerkiksi niin, että kollega tallentaa saman dokumentin eri nimellä eri paikkaan kuin sinä, projektikansiossa on useita versioita samasta sopimuksesta eikä kukaan tiedä, mikä on uusin versio, tai uusi työntekijä joutuu jatkuvasti kysymään, mistä mikäkin tieto löytyy, koska kukaan ei pysty kuvaamaan selkeitä pelisääntöjä. Yhä useammin mukaan tulee myös tekoäly: sitä aletaan ottaa käyttöön, mutta sen hyödyt jäävät puolitiehen, koska tieto, jota tekoälyn pitäisi hyödyntää, on vanhentunutta, päällekkäistä tai muuten epäjärjestyksessä. Tässä tilanteessa ongelma ei ole tekoälyssä, vaan digijärjestyksen ja tiedonhallinnan puutteessa.

Tämä tilanne on hyvin yleinen. Monessa yrityksessä ja organisaatiossa tiedonhallintaan ei pysähdytä kunnolla, vaan sitä hoidetaan reaktiivisesti: kun tila loppuu, sitä ostetaan lisää, ja kun tietoa ei löydy, käytetään aikaa etsimiseen. Kun uusi ihminen aloittaa, hän oppii kantapään kautta, mitä ei kannata tehdä, ja rakentaa jälleen oman toimintatapansa. Samaan aikaan digisotkulla on selkeä hintansa: kun tieto on hajallaan, päätöksenteko hidastuu, asiakaspalvelu kärsii, dokumentteja ei löydy silloin kun niitä tarvittaisiin esimerkiksi riitatilanteessa ja turhan tiedon säilyttäminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia.

Dokumenttien epäjärjestys vie myös kognitiivista kapasiteettia joka päivä. Työaikaa kuluu tiedostojen etsimiseen ja oikean tallennuspaikan arvuutteluun sen sijaan, että voisi käyttää ajan varsinaisiin työtehtäviin. Usein tämä tapahtuu huomaamatta, jolloin kaikkia digiepäjärjestyksen vaikutuksia on vaikea edes tunnistaa. Vain harvalla työpaikalla digijärjestys on oikeasti kunnossa; monen organisaation kansioissa muhii samanlainen epäjärjestyksen aikapommi kuin yksinyrittäjän koneella.

Tämä blogi sekä podcastini ja Kansiot kuntoon -verkkokurssi syntyivät alun perin pienyrittäjien tarpeesta, kun he kertoivat kaipaavansa apua digijärjestämiseen. Kurssi löytyy osoitteesta tiedos.fi/kansiotkuntoon. Käytännössä suuri osa asiakkaistani ei kuitenkaan ole pienyrittäjiä, vaan yrityksiä ja organisaatioita: niiden johtajia, asiantuntijoita, sihteereitä ja assistentteja. Eli enimmäkseen koulutan ja konsultoin ”järeää” tiedonhallintaa ja arkistointia heille laajalla skaalalla isoihin kansainvälisiin pörssiyhtiöihin ja julkishallintoon asti, mutta olen kouluttanut heille myös digijärjestämistä sekä liikkunut vähän tuollaisen järeän tiedonhallinan ja digijärjestämisen rajapinnallakin.

Jos olet ollut kiinnostunut Kansiot kuntoon -verkkokurssista ja tästä blogista sekä podcastistani, mutta et ole pienyrittäjä ja olet siksi jättänyt kurssin väliin, muistutan, että voit tilata minut pitämään yrityksellenne tai organisaatiollenne räätälöidyn livekoulutuksen digijärjestämisestä ja tiedonhallinnasta.

>>> Ota yhteyttä ja kerro, millaista koulutusta teillä kaivataan ja voimme katsoa, miten voisin olla avuksi

Ja minulla on nyt tarjota myös uusi tapa auttaa. Olen tänä keväänä aloittanut tiedonhallinnan konsulttina Creativus Oy:ssä. Creativus on yritys, joka tekee työstä toimivaa huomioimalla johtamisen, toimintamallit, ihmiset ja teknologian. Autamme asiakkaita esimerkiksi automaatioiden rakentamisessa, tekoälyn käyttöönotossa, johtamisen selkeyttämisessä ja toimintamallien kehittämisessä. Minä tuon tiimiin digijärjestämisen, tiedonhallinnan ja arkistoinnin osaamisen. Muilla tiimiläisillä on omien osaamisalueidensa lisäksi syvällinen ymmärrys Microsoftin työkaluista ja niiden hyödyntämisestä. Yhdessä teemme yritysten ja organisaatioiden työstä toimivaa kaikilla näillä osa-alueilla.

Tiedonhallinta ei ole irrallinen osa yrityksen toimintaa, vaan tiiviisti yhteydessä siihen, että työ sujuu. Jos tieto on hajallaan, kansiorakenne epälooginen eikä ole selkeyttä siitä, mitä tietoja säilytetään ja kuinka pitkään, käy helposti niin, että automaatiot rakentuvat huonon perustan päälle ja tekoäly ei pysty hyödyntämään tietoa tehokkaasti. Samalla ihmiset kuluttavat energiaa tiedon etsimiseen sen sijaan, että voisivat käyttää voimavaransa varsinaiseen työhön, päätöksentekoon ja toiminnan kehittämiseen.

Millaista käytännön apu toimivaan työhön tiedonhallinnan osalta sitten on? Lähtökohta on aina nykytilan kartoitus. On saatava ymmärrys siitä, mitä tietoa organisaatiossa on, missä se sijaitsee, miten sitä käsitellään ja mitkä ovat suurimmat kipupisteet. Tämän pohjalta muodostuu kuva siitä, mitä kannattaa kehittää ensin ja missä järjestyksessä. Esimerkiksi yhtä ainoaa kaikille sopivaa kansiorakennetta ei ole olemassa, mutta on olemassa periaatteet, joiden avulla voidaan rakentaa juuri teidän tarpeitanne tukeva rakenne.

Seuraavaksi tyypillisesti laaditaan yhdessä konkreettinen ohjeistus: mitä tallennetaan, minne, millä nimillä ja kuinka pitkään eri tietoja säilytetään. Hyvä ohjeistus ei ole vain tekninen dokumentti, vaan arjen työkalu, jota henkilöstö todella pystyy käyttämään apunaan. Siksi sen laatiminen edellyttää ymmärrystä organisaation prosesseista, ei pelkän yleisen mallipohjan hyödyntämistä, vaikka taustalla voidaankin käyttää tiedonhallintamallia, tiedonhallintasuunnitelmaa tai tiedonohjaussuunnitelmaa.

Kun tähän työhön yhdistetään Creativuksen muiden asiantuntijoiden osaaminen kuten se, miten Microsoft 365 -ympäristö kannattaa rakentaa tiedonhallintaa tukevaksi tai miten tekoälytyökalut saadaan hyödyntämään jäsenneltyä tietoa, syntyy kokonaisuus, joka todella tekee työstä toimivaa.

Jos tämä jakso sai sinut oivaltamaan, että teidänkin organisaationne digijärjestys ja tiedonhallinta kaipaavat huomiota ja haluat tutustua tarkemmin siihen, miten voimme Creativuksessa auttaa sekä tiedonhallinnan että muiden osa-alueiden kanssa, käy osoitteessa creativus.fi ja lue lisää. Sieltä löydät myös kaikkien tiimiläisten yhteystiedot.

>>> Toimiva työ™ (Creativus Oy)

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna