Tällä kertaa haluan kysyä sinulta suoraan: kuinka monta lukematonta viestiä sinulla on juuri nyt sähköpostissasi, tai kaikissa sähköpostilaatikoissasi yhteensä? Entä kuinka monta luettua mutta ei enää tarpeellista viestiä sinulla on?

Jos vastauksesi ovat jotain sellaista kuin ”3200” tai ”en edes tiedä”, tai vaikka viestejä olisi vähän vähemmänkin mutta silti liikaa, niin arvaa mitä – et ole suinkaan ainoa.

Mutta ehkä vielä tärkeämpi kysymys on tämä: miten paljon sähköpostilaatikon sekavuus painaa mieltäsi ja kuormittaa aivojasi?

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Ennen kuin aloin tarjota tuotteita ja palveluita yrittäjille, tein laajan taustatutkimuksen ja haastattelin yrittäjiä ottaen selvää, millaisiin tiedonhallinnan ongelmiin he kaipaavat apua.

Yhdeksi ylivoimaisesti yleisimmäksi ja suurimmaksi ongelmaksi paljastui sähköposti. Kun tähän yhdistetään muut yleiset ongelmat eli ajan puute, motivaation puute ja tietämättömyys siitä, mistä pitäisi aloittaa ja mitä pitäisi tehdä, on yrittäjän sähköpostikaaos taattu.

Moni yrittäjä sanookin minulle, että "pitäisi siivota sähköposti, mutta aikaa ja energiaa ei ole” tai ”viestejä on vuosien edestä, enkä uskalla edes katsoa niitä”. Ja kun ei ole selkeää tapaa, mistä aloittaa, niin koko homma jää. Mielessä pyörii vain, että “pitikö tähän viestiin vastata?”, “oliko tässä viestissä liitteenä se sopimus?”, “missä ne kuitit nyt taas on?”.

Sähköposti voi olla yksi työpäivää kovastikin kuormittava tekijä, jota ei tule edes ajatelleeksi: kun viestit jäävät lukematta, asiat jäävät kesken ja kun tilaukset, asiakkaat, uutiskirjeet, kuitit, sopimukset jne. sekoittuvat keskenään, tuntuu, ettei mikään ole hallinnassa. Ja kun sähköposti on sotkussa, se kuormittaa joka työpäivän taustalla, koska et voi olla varma, onko kaikki kunnossa vai ei ja tulee tunne, että jotain on jäänyt kesken – vaikkei ole edes ehtinyt aloittaa.

Tällainen jatkuva epämääräisyys syö keskittymistäsi ja lisää päätöksentekoväsymystä. Se vaikuttaa myös siihen, miltä oma tekemisesi tuntuu: hajanaiselta ja sellaiselta kuin koko ajan pitäisi sammutella pieniä tulipaloja.

Myös oma arkeni on todella kiireistä ja vaikka olenkin yritysten digijärjestäjä (eli aiheen ammattilainen), niin tiedän ja ymmärrän hyvin, kun tuntuu siltä kuin aikaa sähköpostikaaoksen selättämiselle olisi mahdollista saada vain omistamalla toimiva taikasauva.

Ja tiedän, että sinäkin pystyt kyllä pitämään sähköpostisi hallinnassa itsevarmasti. Mutta miten sähköpostilaatikon siivoamisen ja järjestämisen saa siis aloitettua?

Ihan ensimmäisenä sinun pitää kartoittaa tilanne ja motivoida itsesi siihen, että nyt otat tämän asian haltuun. Sitten sinun pitää tehdä ihan raakaa työtä eli esimerkiksi poistaa turhia viestejä ja perua turhia uutiskirjeiden tilauksia eli tehdä varsinainen sähköpostisiivous. Tämän jälkeen järjestelet viestejä eli esimerkiksi siirrät niitä oikeisiin paikkoihinsa ja otat talteen tärkeitä viestejä. Ja lopuksi suunnittelet jatkon eli päätät, miten etenet siivouksen kanssa ja milloin.

Mutta – en ala tässä nyt luettelemaan kaikkia tehtäviä, jotka sinun pitää tehdä, koska: jos sinullakin on lukemattomia käsittelemättömiä sähköpostiviestejä, jotka kuluttavat aikaasi ja raastavat hermojasi, niin minulla on sinulle nyt tarjolla uusi maksuton apu: Ensiaskeleet digiselkeyteen – Yrittäjän sähköpostien pikasiivous -tehtäväkirja. Ja siihen olen koonnut kaiken, mitä tarvitset, jotta saat kunnon aloituspotkun sähköpostisotkusi selättämiseen.

Tämän tehtäväkirjan avulla voit kesyttää jo 15 minuutin aikana pahimmat sähköpostisotkusi ja jatkaa siitä sitten aiempaa huolettomampana, kun sinulla on selkeät tehtävät ja tarkistuslistat sähköpostitulvan hallintaan olemassa.

>>> Tilaa maksuton Ensiaskeleet digiselkeyteen: Yrittäjän sähköpostien pikasiivous -tehtäväkirja

Kun olet tilannut tämän maksuttoman tehtäväkirjan ja oikeasti tehnyt sen tehtävät, niin voit lakata uskottelemasta itsellesi, että “Järjestän sähköpostini kerralla kuntoon sitten joskus, kun minulla on aikaa”, koska totuushan on, että et koskaan edes aloita, joten tärkeät viestit hukkuvat 28 688 muun käsittelemättömän viestin joukkoon.

...Koska aivosi vihaavat päätöksentekoa ja ne haluavat säästää energiaa. Ne eivät halua kuluttaa sitä tekemällä viestien poisto- ja säilytyspäätöksiä putkeen niin pitkään, että olet siivonnut kaikki sähköpostisi kerralla.

Tämä “Kaikki kerralla kuntoon sitten joskus, kun on aikaa”-tekniikka ei siis johda koskaan tuloksiin. Vaan se johtaa tällaisiin juttuihin:

• Sähköpostilaatikkosi on koko ajan pahemmassa sotkussa.
• Sähköpostilaatikkosi tallennustila läikkyy yli koko ajan tai sinulla menee rahaa joka kuukausi huomaamatta hukkaan turhien sähköpostiviestien ja liitteiden säilyttämiseen
• Aikaasi menee joka kerta enemmän hukkaan, koska joudut etsimään viestejä yhä isommasta “läjästä”

Mutta asianhan ei siis tarvitse mennä näin.

Vaan voit ottaa sähköpostikaaoksesi haltuun 3 yksinkertaisella askeleella, jotka olen koonnut tuohon maksuttomaan Ensiaskeleet digiselkeyteen: Yrittäjän sähköpostien pikasiivous -tehtäväkirjaani. Se antaa sinulle siis tarkat kysymykset, tehtävät ja tarkistuslistat, joiden ansiosta sähköpostisi ei voi enää olla pysymättä siistinä.

Aloita siis digikaaoksesi selättäminen yrittäjien pahimmasta ongelmasta eli sähköpostista nyt, niin saat parhaat ensiaskeleet digiselkeyteen:

>>> Tilaa maksuton Ensiaskeleet digiselkeyteen: Yrittäjän sähköpostien pikasiivous -tehtäväkirja

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna