Tällä kertaa kerron ihan ydinaiheestani: digijärjestyksen ylläpidosta eli siitä, miten pidät yrityksesi sähköiset kansiot, dokumentit ja materiaalit sellaisessa kunnossa, että ne eivät vie sinulta joka päivä turhaan aikaa, energiaa ja hermoja.

Jos olet joskus päättänyt tehdä tietyn tärkeän asian työpäivän aikana, mutta huomaat päivän lopussa, että oletkin käyttänyt aikaa tiedostojen etsimiseen, versioiden selvittelyyn tai muiden tiedonhallinnan tulipalojen sammuttamiseen, et todellakaan ole ainoa, jolle käy näin. Ja harva pystyy tästä aiheesta kertomaan tarpeeksi syvällisesti yrittäjien ja yritysten näkökulmasta. Ammattijärjestäjät auttavat kyllä kuluttajia ja yrittäjien koulutuksissa opetetaan kyllä liiketoimintasuunnitelmia ja markkinointia, mutta ei sitä, miten tunnistat mitkä yrityksen dokumentit saat hävittää ja milloin ja miksi sekä miten saat yrityksesi tiedot pysymään järjestyksessä niin, että löydät ne aina.

Ja lopuksi kerron tarkemmin myös maksuttomasta videotyöpajasta, jonka avulla ymmärrät 3 syytä, miksi hukkaat jopa 20 tuntia työaikaasi kuukaudessa ja menetät turhaan myyntiä, ja ennen kaikkea miten korjaat nämä.

>>> Tilaa maksuton koulutusvideo

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Kuvittele ihan aluksi tyypillinen työpäiväsi yrittäjänä. Sinulla on selkeä suunnitelma: asiakastyötä, myyntiä, markkinointia, ehkä jonkin sisällön tuottamista. Mutta mitä tapahtuu, kun alat tehdä työtä? Joudut etsimään tarjouksen tai sopimuksen oikeaa versiota. Pysähdyt miettimään, mihin tallensit viimeisimmän hinnaston. Avaat sähköpostin, koska “se tiedosto oli siellä jossain liitteenä”. Tai huomaat, että sama tiedosto on nimellä “versio2”, “lopullinen” ja “lopullinen_uusi” eri kansioissa. Nämä hetket voivat tuntua pikku jutuilta, mutta suurin osa yrittäjistä hukkaa jopa 1-2 tuntia päivässä aikaansa näihin hetkiin.

Usein ajatellaan, että “no, tämähän on vain pientä säätöä”, mutta kun tätä tapahtuu päivittäin, tulos on se, että työpäiväsi venyy, tärkeät tehtävät lykkääntyvät ja illalla sinulla on tunne, että “en taaskaan saanut kaikkea olennaista tehtyä”. Ongelma ei välttämättä ole ajanhallintataidoissasi, vaan todella usein ongelma on digitaalisen työympäristön epäjärjestys, jonka järjestyksen ylläpidosta kukaan ei vain ole sinulle kertonut riittävän selkeästi.

Digijärjestyksen ylläpito tarkoittaa siis sitä, että sinulla on selkeä ja johdonmukainen kansiorakenne, tiedostoille on tiedossa tallennuspaikat ja sinulla on pienet, toistuvat rutiinit, joilla pidät tämän järjestyksen yllä, ettei kaaos pääse palaamaan. Tässä ei ole kyse värikoodatuita kansioista tai sitä, että koskaan ei olisi yhtään keskeneräistä kohtaa vaan siitä, että löydät tarvitsemasi tiedon nopeasti ja luotettavasti, juuri silloin kun sitä tarvitset.

Kun et käytä aikaa etsimiseen, selvittelyyn ja arvaamiseen, sinulle jää enemmän tunteja myyntiin, asiakastyöhön, palvelun kehittämiseen tai ihan vain palautumiseen. Jokainen “missä se nyt olikaan?” -hetki vie energiaa, kun taas selkeä digijärjestys vähentää jatkuvaa pientä stressiä ja keskeneräisyyden tunnetta ja vähentää aivojen kuormitusta. Lisäksi myynti ja asiakaskokemus paranevat, koska kun löydät materiaalit heti, pystyt reagoimaan asiakkaiden pyyntöihin ripeämmin, teet vähemmän virheitä ja annat ammattimaisemman kuvan. Toimivalla digijärjestyksellä on siis iso merkitys työpäiväsi sujuvuuteen.

Usein digitaalisen epäjärjestyksen syynä on liian monimutkainen kansiorakenne: kansioita on paljon, mutta niillä ei ole selkeää logiikkaa oman yritystoimintasi näkökulmasta. Niinpä joudut aina miettimään “minne tämä nyt kuuluisi?” ja myöhemmin “mihin ihmeeseen minä tämän laitoin?”. Ratkaisu digikaaoksen selättämiseen on pienet, päivittäiset tai viikoittaiset digisiivouksen, -raivauksen ja järjestämisen rutiinit. Ilman niitä kaaos ei pysy poissa. Digijärjestyksen ylläpito ei siis ole kertaluonteinen projekti, vaan pieni, mutta erittäin tuottoisa tapa huolehtia yrityksesi arjesta.

Monet tosin luulevat, että digijärjestys korjataan kerralla kuntoon “suurremontilla”. Todellisuudessa ratkaisevaa on ylläpito: pienet, helpot toistuvat tavat, joita viet arkeesi, jotta digikaaos ei pääse enää kasvamaan. Käytännön vinkki, jonka olen kertonut ennenkin: varaa kalenteristasi 5-15 minuuttia joka aamu digijärjestämiseen ja laita kansiosi tarpeeksi hyvään kuntoon vähitellen. Kun digityöympäristösi on selkeä, ajankäyttösi pysyy paremmin hallussa, mielesi on rauhallinen ja sinulla on enemmän tilaa tehdä sitä, mikä tuo yrityksellesi tuloja ja sinulle merkitystä.

Mutta olen nähnyt yritysten digijärjestäjänä sen, miten digitaalinen epäjärjestys syö hiljalleen työtehoa, tunnetta siitä, että olet tilanteen päällä ja myös yrityksen tulosta, kun aikaa valuu hukkaan digisotkun vuoksi. Jos tunnistat olevasi sotkuisen digityöympäristön vankina ja olevasi hukassa kaikkien yritystietojesi digijärjestyksen ylläpidon kanssa, voit ottaa ensimmäiset askeleesi kohti siistejä kansioita yhdessä kanssani.

Olen nimittäin luonut maksuttoman videotyöpajan, joka on suunnattu yrittäjille, jotka ovat kyllästyneet siihen, että digikaaos vie joka päivä työaikaa ja rahaa. Työpajan nimi on: “3 syytä, miksi hukkaat jopa 20 tuntia aikaasi ja menetät turhaan myyntiä (ja miten korjata nämä)”

Tämän työpajan aikana ymmärrät, mitkä kolme syytä arjessasi syövät aikaasi, saat avaimet palauttaa hukkaan menevän työajan takaisin käyttöösi ja pääset ottamaan ensimmäiset konkreettiset askeleesi kohti tuntikausien työajan säästöä, heti videon katsottuasi. (Ja kiitoksena työpajan tilaamisesta saat myös mahdollisuuden lunastaa vain työpajan katsojille tarjolla olevan rahanarvoisen edun.)

Jos haluat säästää jopa 1–2 tuntia työaikaa päivässä ja saada yrityksesi digijärjestyksen kuntoon, niin tilaa pääsy maksuttomaan videotyöpajaan tänään. Pääset katsomaan videon heti. Pääsy on voimassa 72 tuntia eli kolme vuorokautta, joten kannattaa katsoa video pian.

>>> Katso maksuton koulutusvideo

Toivottavasti katsot nyt omaa digijärjestystäsi hieman uusin silmin ja tulet mukaan videotyöpajaani ottamaan konkreettiset ensimmäiset askeleet kohti ajan ja rahan säästöä sekä mielenrauhaa!

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna