Yrityksen digijärjestämistä hidastaa se, jos ei yhtään tiedä, milloin jonkin tiedoston tai muun asiakirjan tai dokumentin voi hävittää ilman, että siitä on myöhemmin ikäviä seurauksia. Käytännössä siis pitää tietää, miten kauan jotakin tietoa pitää säilyttää sen vuoksi, että esimerkiksi jokin laki tai asetus niin määrää joko suoraan tai koska käytännössä jonkun oikeusturva on vaarassa, jos tietty tieto hävitetään liian aikaisin.

Ja yrittäjällä ja yrityksellä tässä on ytimessä se, että tiedoston kuivan asiallisen tietosisällön merkitys on se, jolla on jotain väliä. Ei siis niinkään sillä, tuottaako tiedosto iloa tai sillä, onko sillä tunnearvoa tai sillä, tarvitsetko sinä sitä henkilökohtaisesti enää – näin vähän kärjistäen.

Ennen kuin mennään tämänkertaiseen asiaan, pistä korvan taakse, että pian on tulossa maksuton etätyöpajani yrittäjille, joiden työpäivistä liian suuri osa kuluu hukassa olevien tärkeiden tiedostojen ja muiden dokumenttien ja asiakirjojen etsimiseen!

>>> Käy lukemassa lisää työpajasta ja varaa oma paikkasi

Mutta siirrytäänpä sitten pohtimaan, miten voit olla varma, että voit hävittää jonkin yrityksen tiedoston ilman pelkoa seurauksista!

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Otetaan tähän esimerkiksi osakekirja-asiakirjatyyppi, josta minulle on aiemmin esitetty kysymys, että mistä tietää miten on löytänyt kaiken tiedon siitä, mikä sen säilytysaika on eli samalla siitä, milloin sen voi hävittää tai voiko sen hävittää. Tällainen osakekirja liittyy siis siihen kun yritys tai organisaatio on harjoittanut sijoitustoimintaa.

Nyt kannattaa huomata, että tämä kaikki mitä kerron koskee myös muita yrityksen asiakirjoja kuin vain tällaisia ylevän kuuloisia kuten ”osakekirja”, joka tässä nyt on esimerkkinä. (Osakekirja on tosiaan esimerkkinä tässä vain sen takia, että sen säilytysajan selvittämiseen minulla on valmis vastaus, koska sitä on minulta aiemmin kysytty, mutta yhtä lailla "arkisempienkin" asiakirjojen säilytysaika pitää määrittää ja kannattaa selvittää ennakkoon.)

Lähtisin osakekirjan kanssa liikkeelle Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan taloushallinnon säilytysaikasuosituksesta eli virallisesti Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä -julkaisun Liitteestä 3. Taloushallinto. Vaikka kyseessä on julkishallinnolle suunnatut säilytysaikasuositukset, niin niitä voivat hyödyntää myös yritykset (ja kolmas sektori), kunhan osaa ottaa huomioon, että nuo suositukset on tehty julkiselle sektorille ja tulkita suosituksia omaan yritykseensä tai organisaatioonsa sopivaksi.

Tuolta tiedonhallintalautakunnan taloushallinnon säilytysaikasuosituksesta löytyy tämä osakekirja-asiakirjatyyppi Sijoitustominta-toimintaprosessin alta. Säilytysaikasuositukseksi alkuperäiseen käyttötarkoitukseen on merkitty 10 vuotta (asian ratkaisusta).

Säilytysaika alkuperäiseen käyttötarkoitukseen tarkoittaa siis sitä, että tämän jälkeen asiakirja joko siirtyy arkistoitavaksi eli pysyvään säilytykseen jotakin toissijaista käyttötarkoitusta kuten tutkimustarkoitusta varten tai sitten se hävitetään. Osakekirjan alkuperäisen käyttötarkoituksen säilytysaikasuosituksen perusteena on tiedonhallintalain 21 § 2. kohta: “Jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä on otettava huomioon: -- 2) luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen;--”. Tiedonhallintalakihan on koko nimeltään Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, eli ei olla yrityksille olennaisen lain parissa.

Mutta kuten ehkä huomasit, niin tuo tiedonhallintalain 21. pykälä on aika tuollainen yleismaailmallinen, eli siinä ei suoraan sanota, että osakekirjan säilytysaikasuositus alkuperäiseen käyttötarkoitukseen on 10 vuotta, vaan tiedonhallintalautakunnan asiantuntijat ovat määrittäneet 10 vuoden säilytysaikasuosituksen sen perusteella, että sen jälkeen osakekirjaa ei heidän asiantuntemukseensa perustuen enää tarvita kenenkään etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttamiseen ja todentamiseen. Ja tuossa pykälässä sanotaan, että ”jos säilytysajasta ei ole säädetty laissa” eli muualta lainsäädännöstä ei löydy säilytysaikaperusteita osakekirjalle. Eikä tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksessa mainita muita perusteita.

Mutta: 10 vuoden säilytysaika alkuperäiseen käyttötarkoitukseen on siis suositus. Yritys (tai organisaatio) voi määritellä osakekirjalle myös eri säilytysajan, jos yrityksessä tunnistetaan, että tarvitaan toisenlainen säilytysaika, jotta ei tule tilanteita, joissa jonkun jokin etu, oikeus, velvollisuus tai oikeusturva ei toteutuisi tai sitä ei voitaisi todentaa, koska asiakirja olisi hävitetty liian aikaisin. Lopulta siis yritys itse tekee päätöksen, miten kauan se säilyttää mitäkin tietoa ja ottaa vastuun tästä päätöksestä ja sen seurauksista.

Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositusten kautta pääsee siis paitsi tiedonhallintalautakunnan antamien, tuohon tiedonhallintalain melko yleismaailmalliseen 21. pykälään perustuvien säilytysaikasuositusten jäljille, mutta myös säilytysaikoja määräävään lainsäädännön jäljille. Esimerkiksi kirjanpitolaki, arvonlisäverolaki tai työturvallisuuslaki pitää huomioida joidenkin asiakirjatyyppien säilytysaikojen määrittelyssä. Tämän takia tuollainen säilytysaikasuositus on mielestäni paras aloituspiste, kun aloittaa jonkin asiakirjatyypin säilytysajan selvittämisen: sen avulla pääsee sekä lainsäädännön jäljille että näkee niiden asiakirjatyyppien säilytysaikasuosituksen, joiden säilytysajasta mikään laki tai asetus ei määrää. Nuo tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuositukset ovat hyviä myös siitä, että ne ovat uusia.

Mutta: koska nyt selvitetään yrityksen eikä julkishallinnon organisaation säilyttämän osakekirjan säilytysaikaa, katsotaan myös Liikearkistoyhdistys ry:n kirjaa Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan? Ja sen lukua 10. Asiakirjojen säilytysajat. Koska sieltä löytyy Liikearkistoyhdistyksen ohjeelliset ja suositusluontoiset säilytysajat yritysten asiakirjoille.

Tässä kannattaa huomata, että tämä kirja on vuodelta 2018 eikä uudempaa säilytysaikasuositusta yrityksille tällä hetkellä ole, ja moni asia on muuttunut vuodesta 2018 eli tuon artikkelin säilytysajat saattavat perustua esimerkiksi vanhentuneeseen lainsäädäntöön. Lisäksi tuossa artikkelissa pysyvän säilyttämisen suosittelu tietyille asiakirjatyypeille ei perustu siihen, että ne olisi määrätty pysyvään säilytykseen (kuten julkishallinnon puolella Kansallisarkiston seulontapäätökset näin tekevät), vaan kuten muutkin artikkelin säilytysajat, ne perustuvat Elinkeinoelämän keskusarkiston eli ELKAn seulontapolitiikkaan eli siihen, mitä asiakirjatyyppejä ELKA ottaa vastaan ja on valmis säilyttämään pysyvästi.

Osakekirja-esimerkkimme saa tämän kirjan artikkelista tuollaisen pysyvän säilyttämisen suosituksen. Yritykselle se tarkoittaa käytännössä sitä, että 10 vuoden jälkeen siitä kun osakekirjan säilytysaika on alkanut kulua, sen arkistointia voi tiedustella ELKAsta. (Käytännössä toki ei yleensä arkistoida yhtä yksittäistä asiakirjaa, vaan koko se kokonaisuus, johon tuo asiakirja kuuluu eli käytännössä ei kysytä yhdelle asiakirjalle pysyvää säilytystä vaan koko tietoaineistolle kerralla.)

ELKAan arkistoidaan siis asiakirjoja pysyvään säilytykseen sen vuoksi, että elinkeinoelämän tutkijoilla olisi tutkimusaineistoja. Osakekirja on katsottu niin merkittäväksi elinkeinoelämän tutkimuksen kannalta, että niitä otetaan ELKAan vastaan. Mutta koska pysyvä säilyttäminen ei ole yrityksille velvollisuus, voi osakekirjan myös hävittää, kun sen säilytysaika alkuperäiseen käyttötarkoitukseen on päättynyt.

Ja parhaimmatkaan säilytysaikasuositukset eivät toki kata kaikkia suosituksia, lakeja jne. lähteitä. Esimerkiksi jos olet sote-alan yrittäjä, niin sinun pitää osata katsoa potilas- ja asiakastietojen säilytysajat asiakastietolain liitteestä (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä) eli näitä et löydä minkään säilytysaikasuosituksen kautta, vaikka sitä kautta pääseekin monen lainsäädännön jäljille, mutta esimerkiksi tämän lainsäädännön jäljille ei pääse. Ja sinun pitää myös tietää ja suunnitella, milloin voit hävittää sellaiset tiedostot ja muut asiakirjat, joiden säilytysaika sinun pitää päättää ihan itse, koska ei ole mitään lakia tai muuta määräystä eikä myöskään suositusta säilytysajasta.

Huomasitko, miten paljon pitää tietää, jotta voi tehdä päätöksen edes yhden asiakirjatyypin säilytysajasta luotettavasti ja itsevarmasti? Kuulostaako hirveältä ja vaikealta? Oletko koskaan ajatellut yrityksesi tiedostojen raivaamista ja siivoamista tästä näkökulmasta, että sinulla kannattaisi olla ennakkoon suunniteltuna se, mikä on mihinkin asiakirjatyyppiin kuuluvien tiedostojen säilytysaika?

Taustatyön tekeminen tähän onkin aika hirveää, varsinkin jos ei satu olemaan tällainen säilytysaikanörtti kuin minä. Tämän takia minulla onkin asiakkailleni tarjolla yrittäjien säilytysaikataulukko, johon Kansiot kuntoon -verkkokurssilaiseni saavat laittaa omia asiakirjatyyppejään, ja autan sitten täydentämään niiden säilytysaikaehdotuksia tarvittaessa. Näin heillä on aina käytössä ajantasainen, juuri yrittäjille sopiva asiakirjatyyppejä sisältävä lista, josta näkee heti, miten kauan jotakin tiedostoa tai muuta asiakirjaa tai dokumenttia pitää säilyttää ja kun tietää minkä ikäinen se oma tiedosto on, niin voi päättää nopeasti, poistaako sen vai ei.

Ja siis toki opetan myös helpon mutta perusteellisen tavan etsiä ja päättää oman yrityksen asiakirjojen säilytysajat sen lisäksi että on tuo taulukko apuna. Eli kannattaa muuten huomioida myös se, että kun suunnittelee oman yrityksen tietojen säilytysaikoja ja laittaa niitä ehkä johonkin taulukkoon muistiin, niin taulukkoa pitää myös pitää ajan tasalla, koska lait ja suositukset saattavat muuttua. Ja kurssilaisillani on siis aina mahdollisimman ajantasainen taulukko käytössä.

Eli tiedostojen raivaamisen pohjan luominen on tuskallista, varsinkin jos et innostu yritysten asiakirjojen säilytysaikojen selvittämisestä ja oman säilytysaikataulukkosi luomisesta ilman mitään pohjaa, mutta kun olet sen kerran tehnyt, niin näet aina yhdellä silmäyksellä, voitko poistaa jonkin tiedoston tai jotkut tiedostot, kunhan tiedät niiden iän. Hoksaa myös se, että vaikka ulkoistaisit tiedostojesi siivouksen ja muun hallinnan esimerkiksi virtuaaliassarille, niin sinun pitää silti osata antaa hänelle ohjeet tai jos hän on pätevä luomaan ohje-ehdotuksen niin ymmärtää se ja hyväksyä se ja ottaa vastuu siitä, mitä assarisi voi tehdä. Eli vastuuta yrityksen tiedonhallinnasta ei voi ulkoistaa vaikka sen käytännön toteuttamisen voikin ulkoistaa.

Toivottavasti olet nyt saanut häivähdyksen siitä, miten ammattitaitoni nimenomaan yritysten digijärjestäjänä ja tiedonhallinnan ja arkistoinnin asiantuntijana on avuksi yrityksesi tiedostojen siivoamisessa eli auttaa sinua tunnistamaan nopeasti, mitkä tiedostot voit poistaa milloinkin, jotta sinulle ei jää turhia tiedostoja kuormittamaan paitsi digitaalista tallennustilaasi mutta myös mieltä sija aivojasi!

Jos haluat oppia vielä lisää siitä, miten saat säästettyä sekä aikaa että rahaa avullani ja päästä tekemään konkreettista esimerkiksi tiedostojen poistotyötä ohjauksessani, niin tule mukaan maksuttomaan etätyöpajaani, jonka järjestän tiistaina 11.11.2025 sekä torstaina 13.11.2025! Työpajassa kerron siis 3 syytä, miksi hukkaat jopa 20 tuntia aikaasi ja menetät turhaan myyntiä (ja miten korjaat tilanteen). Vinkkinä, että syyt ja niistä eroon pääseminen liittyvät esimerkiksi tähän, että sinulla on paljon digitaalista roskaa kuten tiedostoja, joita et uskalla hävittää...

Jos et pääse työpajaan paikalle livenä, ilmoittaudu silti mukaan, koska vain sillä tavalla saat tallenteen linkin ja voit katsoa työpajan tallenteelta itsellesi sopivana aikana! Mutta jos suinkin pääset livenä paikalle niin tule, koska vain sillä tavalla pystyt hyötymään vain nopeimmille tarjolla olevasta rahanarvoisesta edusta sekä jos pysyt paikalla koko työpajan ajan, saat maksuttoman yllätyslahjan, joka auttaa sinua aloittamaan yrityksesi kansioiden järjestämisen.

>>> Käy lukemassa lisää työpajasta ja varaa oma paikkasi

Jos päädyit tälle sivulle kun työpaja on jo ohi, niin käy silti katsomassa tuota sivua, koska siellä saattaa silti olla ilmoittautuminen käynnissä, jos sattuu olemaan uudelleen tämän työpajan järjestämisen aika tai sitten siellä on vähintään mahdollisuus ilmoittautua odotuslistalle ja saada tieto, kun työpaja seuraavan kerran järjestetään.

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna