Tällä kertaa minulla on sinulle kutsu. Suunnittelen nimittäin maksutonta etätyöpajaa yrittäjille, jotka haluavat selvittää, miksi aikaa menee hukkaan joka työpäivä ja miten asian korjaamisen voi aloittaa välittömästi. Vinkkinä, että syyt liittyvät aikapommiin, joka tikittää yrityksesi dokumenteissa ja kansioissa…

>>> Käy lukemassa lisää työpajasta ja varaa oma paikkasi

Mutta siirrytäänpä sitten sen pariin, miksi digital decluttering on niin vaikeaa. (Tuolle sanalle ei oikein ole hyvää suomennosta, mutta se tarkoittaa sekä digijärjestämistä että siivoamista ja raivaamista.)

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Käytän tässä nyt yksinkertaisuuden vuoksi sanaa digijärjestäminen ja tarkoitan sillä siis sitä, että järjestetään digitaalisessa muodossa olevia asiakirjoja ja dokumentteja eli esimerkiksi tiedostoja ja sähköposteja.

Kutsun itseäni yritysten digijärjestäjäksi, koska olen kouliintunut vuosien ajan työtehtävissäni esimerkiksi sähköisen arkistoinnin parissa sellaiseen ajatusmalliin, että pystyn melko automaattisesti tietämään esimerkiksi mitä tiedostoja säilytän ja missä ja tekemään kaikkeen tähän liittyviä päätöksiä nopeasti. Sinun aivosi taas vihaavat digijärjestämistä aluksi, koska ne joutuvat tekemään kauhean paljon töitä ihan pieneltäkin näyttävän digijärjestämisen suorituksen eteen. Ja tämä taas johtuu siitä, et ole vielä saavuttanut sitä, että muistaisit esimerkiksi osan tietojen säilytysajoista ulkoa ja että olisit jo aiemmin tehnyt päätöksen, miten nimeät jonkin kansion tai tiedoston tai mihin kansioon tallennat tietyt tiedostot.

Tämä helpottuu vähitellen, koska sitten kun olet jo tehnyt päätöksiä ja olet jo selvittänyt asioita, niin sinun ei tarvitse aloittaa päätöksentekoa alusta joka kerta, kun kohtaat jonkin digijärjestämiseen liittyvän tilanteen työpäiväsi aikana.

Ehkä aivosi myös huomaavat vähitellen, miten kätevää digijärjestäminen on: sitä varten ei tarvitse järjestää fyysistä tilaa eikä jättää mitään fyysisiä papereita tai esineitä levälleen sillä välin kun et digijärjestä, vaan voit antaa esimerkiksi tiedostojen tai sähköpostien olla rauhassa vanhoissa paikoissaan, kunnes saat otettua käyttöön uuden järjestyksen mukaiset kansiot. Ja mieti miten helppoa digitaalisen tiedon hävittäminen on: voit vain napsauttaa Poista-nappia, eikä sinun tarvitse fyysisesti kantaa mitään minnekään eikä miettiä, miten saat henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitettyä tietoturvallisesti jne.

Ja ehkä aivosi jäävät jossain vaiheessa jopa koukkuun digijärjestämiseen, kun alatkin löytää nopeasti sen tiedon mitä etsit ja löydät myös nopeasti oikean tallennuspaikan sille tiedolle, joka pitää kulloinkin tallentaa. Ehkä aivosi alkavat saada mielihyvää siitä, että tiedonhallintaan liittyvä ajattelusi automatisoituu yhä enemmän.

Kodin järjestämisessä paperit on usein niitä viimeisimpiä tavararyhmiä joita järjestetään, koska ne vaativat tätä samaa päätöksentekoa ja tarkkaavaisena pysymistä kuin digijärjestäminen. Minun näkökulmastani tiedonhallinnan asiantuntijana yrityksen paperit ovat samaa kokonaisuutta kuin sähköisessä muodossa olevat yrityksen tiedot. Eli paperit, tiedostot, sähköpostit, valokuvat, videot jne. ovat kaikki yrityksen asiakirjoja, ja niissä on olennaista se tietosisältö, olipa se konkreettinen asiakirja sähköinen tai fyysinen.

Digijärjestämisen rutiinien omaksuminen helpottaa siis todennäköisesti myös vähintäänkin yrityksen papereiden järjestyksessä pitämistä, mutta ehkä myös kodin papereiden ja mahdollisesti jopa esineiden järjestyksessä pitämistä. Eli ei ole mitään yhtä tiettyä kaikille sopivaa etenemisjärjestystä kaiken mahdollisen järjestämisessä, olipa kyse digistä tai fyysisistä esineistä ja paperista, vaan voit aloittaa yrityksesi digijärjestämisen ja myös yrityksesi papereiden järjestämisen, vaikka kotisi tai yrityksesi esineet ja kotisi paperit ja tiedostot kaipaisivat myös järjestämistä.

Ehkä sinulle käy kuten minulle, että kun omaksutkin ensin tämän todennäköisesti vaikeimman osa-alueen järjestämisen eli yrityksen tietojen digijärjestämisen, hoituu loput melkein itsestään, koska olet jo tehnyt ne vastuullisimmat ja vaikeimmat järjestämisen teemaan liittyvät päätökset aluksi! Eli esimerkiksi kodin lehtikasojen läpikäyminen onkin supernopeaa, koska sinulle on jo kehittynyt paljon enemmän selvittämistä ja päätöksentekoa vaativien yrityksen tiedostojen poistamiseen automatiikka ja olet jo sulavoittanut tähän vaativampaan tehtävään liittyvän päätöksenteon.

Mutta joka tapauksessa digijärjestäminen ja muukin tietojen järjestäminen vaatii aivoiltasi erityisen paljon ja että aivosi yrittävät vain suojella sinua säästämällä sitä energiaa, mikä menee kaikkeen digijärjestämiseen liittyvään päätöksentekoon ja siihen liittyvään valppaana pysymiseen. Kunhan nyt aloitat digijärjestämisen ja sitoudut siihen ja huijaat aivojasi digijärjestämällä pieniä määriä kerrallaan, niin aivosi kiittävät sinua siinä vaiheessa, kun olet saanut niille opetettua tietojen siivoamiseen ja järjestyksessä pitämiseen liittyvän päätöksenteon automatisointia!

Eli älä luovuta yrityksen digijärjestämisen tai muutenkaan tietojen järjestämisen suhteen, vaikka alku tuntuu todella raskaalta ja on tahmeaa ja hidasta. Älä siis edes vaadi aivoiltasi sitä, että viettäisit pitkän ajan kerrallaan digijärjestämisen parissa ja joutuisit tekemään koko ajan pitkän ajan putkeen uusia digijärjestämiseen liittyviä päätöksiä, koska tällöin aivosi ovat ihan kuormittuneet sen jäljiltä eivätkä ne halua enää ikinä tehdä digijärjestämistä. Vaan aloita lyhyellä, 5-15 minuutin pituisella ajalla. Tällöin aivosi eivät kuormitu liikaa ja ne saavat pikaisesti palkinnon siitä, että olet suorittanut jonkin tehtävän.

Toista tätä pientä hetkeä digijärjestämisen parissa säännöllisesti vaikka joka työpäivän aluksi tai edes joka toinen työpäivä, niin aivosi saavat lisää palkintoja ja mitä pidemmälle pääset, sitä automatisoidumpaa ja helpompaa digijärjestämisestä tulee ja sitä mieluisampaa siitä tulee aivoillesikin.

Jotta yritystietojesi digijärjestämisen aloittaminen helpottuu, tule tekemään sitä avullani maksuttomaan etätyöpajaani! Työpajassa kerron 3 syytä, miksi hukkaat jopa 20 tuntia kuukaudessa – ja miten otat ajan takaisin nyt. Kuten vihjasin alussa, nuo syyt ja ratkaisut liittyvät yrityksesi dokumenttien epäjärjestykseen.

Järjestän työpajan tiistaina 11.11.2025 ja torstaina 13.11.2025. Jos et pääse työpajaan paikalle livenä, ilmoittaudu silti mukaan, koska vain sillä tavalla saat tallenteen linkin ja voit katsoa työpajan tallenteelta itsellesi sopivana aikana! Mutta jos suinkin pääset livenä paikalle niin tule, koska vain sillä tavalla pystyt hyötymään vain nopeimmille tarjolla olevasta rahanarvoisesta edusta sekä jos pysyt paikalla koko työpajan ajan, saat maksuttoman yllätyslahjan, joka auttaa sinua aloittamaan yrityksesi kansioiden järjestämisen.

>>> Käy lukemassa lisää työpajasta ja varaa oma paikkasi

Jos saavuit tälle sivulle kun työpaja on jo ohi, niin silti katsomassa tuota työpajan sivua, koska siellä saattaa silti olla ilmoittautuminen käynnissä, jos sattuu olemaan uudelleen tämän työpajan järjestämisen aika tai sitten siellä on vähintään mahdollisuus ilmoittautua odotuslistalle ja saada tieto, kun työpaja seuraavan kerran järjestetään.

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna