Ennen kuin menen tämänkertaisen varsinaisen aiheen pariin, niin tiedotan jo nyt, että 21. maaliskuuta on Digital Cleanup Day ja tämän ympärillä tapahtuu: järjestän torstaina 19. maaliskuuta maksuttoman etätyöpajan yrittäjille. Tämä työpaja on sinulle, jos olet yrittäjä, joka haluaa kuulla 3 syytä, miksi hukkaat jopa 20 tuntia aikaasi ja menetät turhaan myyntiä (ja miten korjaat nämä). Kuten ehkä arvaat, niin nämä syyt liittyvät erilaisissa kansioissasi muhivaan aikapommiin... Ja tämä on siis livetyöpaja eli olen itse paikalla ja voit kysyä minulta suoraan neuvoja ja pyytää apua yrityksesi kansioiden järjestämiseen. 

>>> Varaa paikkasi maksuttomassa etätyöpajassa

Mutta varsinaisesti tässä artikkelissa on kolme aihetta: tiedon varmuuskopiointi, pari mediajuttua joissa olin mukana sekä tarjoamani konsultoinnit.

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Varmuuskopiointi- ja mediavierailuaihe kietoutuvat toisiinsa. Omenavinkit.com-sivuston ylläpitäjä Tomi Nikula pyysi mua mukaan kirjoittamaan blogiartikkelia varmuuskopioinnin ja arkistoinnin eroista.

>>> Lue Omenavinkit.com-sivuston blogiartikkeli

Otan tähänkin tekstiin nyt mukaan muutamia nostoja varmuuskopioinnista. Ensinnäkin varmuuskopioinniksi ajatellaan usein se, että laitteen kansiot ja tiedostot on synkronoitu pilvipalveluun. Mutta synkronointi peilaa yhdessä sijainnissa tapahtuvat muutokset myös toiseen, kun taas varmuuskopioinnin tallennussijainnissa tilanne ei muutu, jos tiedoston tai kansion poistaa toisesta sijainnista tai se vaikka vaurioituu siellä.

Toiseksi, yrityksen tiedostojen varmuuskopiointi kannattaa ostaa palveluna, joka tallentaa tiheästi varmuuskopioita aineistosta useaan (mieluiten Euroopan talousalueella sijaitsevaan) konesaliin. Varmuuskopiointi ulkoiselle kovalevyllekin on yksi vaihtoehto, mutta tässä on pilvipalveluun verrattuna suurempi riski, että ulkoinen kovalevy vaurioituu. Ja koska ulkoisen kovalevyn pitäisi olla ihan eri paikassa kuin laite, jonka sisältö sinne on varmuuskopioitu, on iso vaiva muistaa hakea ulkoinen kovalevy toisesta rakennuksesta ja tehdä varmuuskopiointi säännöllisesti manuaalisesti.

Kolmanneksi, kaikkein tärkeintä varmuuskopiointiin kuten kaikkeen tiedonhallintaan liittyen on tunnistaa tärkeät tiedot epäolennaisten joukosta ja tietää säilytysajat ja huolehtia asiakirjojen hävittämisestä, kun säilytysaika päättyy. Näin ei maksa turhan tiedon säilyttämisestä ja varmuuskopioimisesta, ei vaaranna tietosuojaa (liittyen henkilötietojen säilyttämiseen) ja löytää tarvitsemansa tiedon helpommin ja nopeammin, kun tallennuspaikoissa ei ole sekaisin oikeasti olennaisia ja sellaisia asiakirjoja, joita ei enää tarvitse.

Eli kolme yleisintä virhettä, jotka yrittäjät tekevät liittyen varmuuskopiointiinkin, on jättää yrityksen tiedonhallinnan suunnittelu tekemättä ja antaa aikapommin muhia kansioissa, varmuuskopioinnin sekoittaminen synkronointiin ja kaiken sähköisen säilyttämisen käsittäminen yhtä hyvänä ratkaisuna. Ensimmäisen johdosta yrittäjät joutuvat esimerkiksi ostamaan turhan paljon tallennustilaa ja maksamaan sellaisten dokumenttien säilyttämisestä, jotka olisi voinut jo tuhota. Toisen johdosta yrittäjät eivät löydäkään tarvitsemaansa dokumenttia tai sen versiota, koska se onkin poistunut tai muokattu sekä varsinaisessa tallennussijainnissaan että siellä, minne se on synkronoitu. Kolmannen johdosta yrittäjät säilyttävät ja varmuuskopioivat tietoa kyllä sähköisesti, mutta fyysisillä tallennusvälineillä, jotka ovat alttiita vaurioitumaan.

>>> Lue Omenavinkit.com-sivuston blogiartikkeli

Nyt sitten mennään aasinsiltaa tuollaisesta blogissa mukana olemisesta radiohaastattelussa ja podcastissa mukana olemiseen.

Kävin tammikuun lopussa Oulun Rotuaarilla Radio Kalevan haastateltavana, ja tästä haastattelusta tuli myös podcast-jakso Vaaran Vyöhyke -podcastiin, joka löytyy Spotifysta. Jaksossa juttelin toimittaja Ville Muikkulan kanssa mm. siitä, miksi digijärjestäminen on tärkeää ja annan muutamia vinkkejä sekavan sähköpostin haltuunottoon.

>>> Kuuntele haastatteluni Vaaran Vyöhyke -podcastissa

Näin amatööripodcastin tekijänä oli todella hienoa päästä tekemään radionauhoitusta ammattilaisen kanssa! Jännitti kyllä, että mitäköhän sitä tulee höpötettyä, mutta nauhoituksessa oli rento tunnelma, ja ihan hyvinhän se meni. Oli myös mahtavaa päästä kertomaan omasta podcastistani.

Koska nuo tämänkertaiset kaksi ensimmäistä aihetta eli varmuukopiointi ja mukanaoloni sitä käsittelevässä Omenavinkit.com-sivuston blogiartikkelissa sekä Vaaran Vyöhyke -podcastissa on sellaisia, että sinun kannattaa oikeastaan lukea tuo varsinainen blogiartikkeli ja kuunnella tuo varsinainen podcast-jakso, niin otan mukaan vielä uudelleen yhden teeman, jota vähän sivusin viime artikkelissa eli artikkelissa 24, kun kerroin miten aloitin asiantuntijayrittäjänä ja erityisesti siihen liittyen kun kerroin, missä olen nyt.

"Missä olen nyt”-osuudessa mainitsin sekä Kajabi-alustan konsultoinnin että tiedonhallinnan ja arkistoinnin konsultoinnit sellaisina palveluina, joita pystyn nyt tarjoamaan, kun olen päätoiminen yrittäjä ja pystyn olemaan tavoitettavissa myös arkisin päiväsaikaan.

Eli minulla on itselläni käytössä helppokäyttöinen ja monipuolinen Kajabi-alusta, missä ovat nettisivuni, blogi, verkkokurssialusta, yhteisöalusta, sähköpostilista, laskeutumissivut, digituotteiden verkkokauppa (eli kassa ja maksupalveluntarjoaja ovat Kajabin kautta)... Kajabi tarjoaa minulle kaiken mitä olen keksinyt tarvita ja enemmänkin. Ja Kajabissa on toki myös se valmennusalusta, jossa näitä Kajabi-konsultointeja pidän eli sellainen paikka, jossa tapaan konsultoitavan etänä sovittuna aikana, molemmat voivat jakaa näyttöä, tehdä muistiinpanoja, lisätä asialistalle käsiteltäviä asioita ja lisätä taustamateriaaleiksi linkkejä ja tiedostoja.

Ja koska olen itse niin tyytyväinen Kajabiin ja koska käytän sitä itse koko ajan ja vaikka se on minulle helppokäyttöinen alusta, niin tiedän ettei se kaikille ole sitä ainakaan heti, niin olen nyt alkanut tarjota myös Kajabi-konsultointia. Ilmaiseksi tarjoan sitä niille, jotka ottavat Kajabin käyttöön kumppanuuslinkkini kautta ja niille joilla Kajabi on jo käytössä, maksua vastaan.

>>> Ota Kajabi käyttöön kumppaanuuslinkkini kautta ja nappaa maksuttomat bonukseni

Jos sinulla taas on jo Kajabi käytössä, niin >>> katso yhteystietoni ja laita minulle viesti, että haluaisit ehkä ostaa konsultointia. Käytännössä tämä henkilökohtainen Kajabi-konsultointi toimii niin, että maksat ensin 1 tunnin etäkonsultointia, jonka hintaan sisältyy siis se, että valmistelen tapaamisen ennakkokysymystesi pohjalta ja pääsen vastaamaan kysymyksiisi heti, kun konsultointitapaamisemme alkaa, joten saamme ajan käytettyä tehokkaasti hyödyksi. Ja toki voit esittää vielä lisää kysymyksiä tapaamisen aikana. Sinulle jää valmennusalustalle tallenne tapaamisesta ja sen muistiinpanot ja materiaalit ja ikuinen tai ainakin niin pitkäaikainen pääsy alustalle kun se on tekniikan puolesta mahdollista ja Tiedos on olemassa. Lisäksi saat kysyä minulta sähköpostilla niin paljon lisäkysymyksiä kuin haluat 5 arkipäivän ajan siitä kun konsultointitapaamisemme on ollut ja vastaan myös niihin. Lisäksi jos haluat vielä lisää konsultointitapaamisia, pystyt ostamaan lisää näitä tunnin pituisia tapaamisia alennettuun hintaan.

Sellainen rajaus tähän Kajabi-konsultointiini liittyy, että apuni keskittyy suoraan Kajabin käyttöliittymässä ratkeaviin ongelmiin, enkä pysty auttamaan ongelmissa, joissa pitää muokata sivustosi lähdekoodia. Huomaa myös, että en pysty auttamaan sivuston designin eli esimerkiksi brändivärien ja -fonttien valinnassa, vaan apuni keskittyy esimerkiksi siihen, mistä mikäkin asia löytyy Kajabissa, miten kaikki siellä on yhteydessä toisiinsa, miten mikäkin asia tehdään siellä ja muihin teknisiin yksityiskohtiin.

Mutta siis >>> laita minulle viesti, jos sinulla on jo Kajabi käytössä ja olet kiinnostunut ostamaan Kajabi-konsultointia. Viestin laittaminen ei toki sido vielä mihinkään, vaan laitan sinulle linkin tämän konsultoinnin maksusivulle, ja jos haluat sitä ostaa, niin käyt maksamassa konsultointitapaamisen ja sitten sovitaan aika, jolloin toteutetaan tapaaminen.

Tiedonhallinnan, asiakirjojen hallinnan ja arkistoinnin konsultoinnista voi olla sinulle apua, jos sinulla on sen kokoinen yritys, että on käytössä tai tarvetta ottaa käyttöön oikea sähköinen arkisto tai ehkä on olemassa iso paperiarkisto ja tarvitset asiakirjojen hallinnan ja arkistoinnin ammattilaisen esimerkiksi tekemään suunnitelmia ja ohjeistuksia, turvaamaan sähköisen arkiston tai jonkin muun tietojärjestelmän hankintaa tiedon säilyttämisen ja arkistoinnin näkökulmasta tai vaikka inventoimaan tietoaineistoja ja dokumentoimaan niitä, ja näillä tavoilla nopeuttamaan ja tehostamaan sitä tiedonhallinnan kokonaisuuden haltuunottoa, koska ammattilaisena olen nopea tekemään tarvittavat tehtävät, koska minulla on valmiiksi tarvittavat tiedot ja tarvittava ammattitaito. Ja osaan myös ottaa huomioon esimerkiksi asiakirjojen ja tietojen säilytysaikoihin liittyvän lainsäädännön ja suositukset, mutta minun ei tarvitse aloittaa niihinkään liittyvien asioiden selvittämistä alusta, vaan minulla on jo valmiina melkoinen repertuaari tietoa niistä.

Tämä konsultointi onnistuu etänä ja myös paikan päällä varsinkin Oulun seudulla, mutta kauempanakin, jos matkakustannukset korvataan.  >>> Katso yhteystietoni ja laita viesti, jos sinulla on tarve ulkoistetulle tiedonhallinnan, asiakirjojen hallinnan ja arkistoinnin ammattilaiselle.

Tähän loppuun toistan vielä kutsuni sinulle tulla mukaan maksuttomaan etätyöpajaani. Työpajassa kerron siis 3 syytä, miksi hukkaat jopa 20 tuntia kuukaudessa – ja miten otat ajan takaisin nyt. Kuten vihjasin tuolla alussa, niin nuo syyt ja ratkaisut liittyvät yrityksesi dokumenttien epäjärjestykseen.

Järjestän työpajan torstaina 19.3.2026. Jos et pääse työpajaan paikalle livenä, ilmoittaudu silti mukaan, koska jos työpajan tallenteen luominen onnistuu, lähetän sen vain ilmoittautuneilla. Mutta jos suinkin pääset livenä paikalle niin tule, koska en lupaa tallennetta 100 % varmuudella ja koska vain livenä pystyt varmasti hyötymään vain nopeimmille tarjolla olevasta rahanarvoisesta edusta sekä jos pysyt paikalla koko työpajan ajan, saat maksuttoman yllätyslahjan, joka auttaa sinua aloittamaan yrityksesi kansioiden järjestämisen. Jos taas päädyit tälle sivulle kun työpaja on jo ohi, niin napsauta silti alla olevaa linkkiä, koska silloin pääset kuitenkin tilaamaan pääsyn videomuotoiseen työpajaani.

>>> Varaa paikkasi maksuttomassa etätyöpajassa

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna