Tämä artikkeli on tämän blogin viimeinen tänä vuonna, ja tällä kertaa laitetaan yrityksesi tiedonhallinnan isot linjat kuntoon, jotta ne olisivat kunnossa heti kun ensi vuosi alkaa.

Ja ne isot linjat laitetaan kuntoon yrityksen tiedonhallinnan vuosikellolla. Jos ajatus tällaisesta vuosikellosta saa sinut huokaisemaan "taas yksi systeemi, jota en tule koskaan ylläpitämään", jatka silti lukemista. Koska toisin kuin ehkä pelkäät, tiedonhallinnan vuosikello ei ole mikään jäykkä byrokraattinen hirviö, vaan tiedonhallinnan suunnittelun väline, joka vapauttaa aikaasi, tuo mielenrauhaa ja vähentää stressiä.

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Yrityksen tiedonhallinnan vuosikello on yksinkertaisesti suunnitelma joka kertoo sinulle, mitä yrityksen tiedonhallintaan liittyviä tehtäviä teet milloinkin. Se tekee näkyväksi ne kriittiset hetket, jolloin yrityksen dokumentteja syntyy paljon, jolloin säilytysajat päättyvät eli dokumentit saa tuhota tai jolloin sinun on järkevää tehdä tiettyjä järjestelyjä.

Ajattele sitä vähän kuten yrityksen muita vuosikelloja, esimerkiksi markkinoinnin vuosikelloa, talouden vuosikelloa tai vaikka asiakashankinnan vuosikelloa. Ne kaikki auttavat sinua ennakoimaan, varautumaan ja toimimaan oikeaan aikaan sen sijaan, että reagoisit eteen tuleviin tilanteisiin paniikissa.

Saatat ehkä ajatella, että sinulla on muutakin tekemistä kuin vuosikellojen tai ainakaan tiedonhallinnan vuosikellon tekeminen. Ja tämä on se kohta, jossa tapahtuu yrittäjien paha mutta yleinen moka: säästät aikaa väärällä tavalla ja se kostautuu myöhemmin. Eli et käytä nyt pientä hetkeä yrityksesi tiedonhallinnan vuosikellon tekemiseen, mutta aikaasi tuhlautuu tunteja tiedonhallinnan tulipalojen sammutteluun pitkin vuotta.

Toinen syy, miksi et ehkä ole tehnyt vuosikelloa, on ehkä se, että et tiedä mistä aloittaa. Et tiedä, mitä tehtäviä sinne edes pitäisi laittaa ja milloin niitä pitäisi suorittaa. Ja se on täysin ymmärrettävää, koska kukaan ei ole opettanut sinulle tätä. Yrittäjien koulutuksissa opetetaan kyllä liiketoimintasuunnitelmia ja markkinointia, mutta ei sitä, miten hallitset yrityksesi tietoja niin, etteivät ne muutu taakaksi.

Kerron Kansiot kuntoon -verkkokurssillani tarkemmin mm. tästä yrittäjän vuosikellon tekemisestä, mutta lyhyesti sanottuna: tietyt tehtävät kannattaa siis hoitaa tiettyinä ajankohtina ja esimerkiksi nyt joulukuussa sinun kannattaa valmistella niiden dokumenttien tuhoaminen tammikuussa, joiden säilytysaika umpeutuu tämän vuoden lopussa. Esimerkiksi jos sinulla on budjetti eli talousarvio vuodelta 2015, sen voi hävittää tammikuussa 2026, koska sen säilytysaika on 10 vuotta eli 31.12.2025 tulee varmasti 10 vuotta sen säilyttämistä täyteen, joten 1.1.2026 sen voi huoletta hävittää

No sitten osa tehtävistä on sellaisia, että ne tehdään vuositasolla, mutta ei ole mitään tiettyä ajankohtaa, jolloin ne pitäisi tehdä, vaan ne merkitään johonkin sinulle sopivaan kohtaan sinun yrityksen vuotta tai tilikautta. Esimerkiksi tietosuojaselosteen säilytysaikaosuuden tarkistaminen ja tarvittaessa päivittäminen kannattaa tehdä vähintään kerran vuodessa esimerkiksi yritystoimintasi hiljaisena ajankohtana. (Tästä tietosuojaselosteen säilytysaikaosuudesta kerron tarkemmin tämän blogin artikkelissa 19, joten lue tuo artikkeli, jos tämä kiinnostaa sinua enemmän.)

Sitten on vielä erilaisia useammin toistuvia tehtäviä kuten kansiorakenteesi ylläpito ja kirjanpitoaineiston kerääminen ja toimitus ajoissa kirjanpitäjälle. Ja muista myös päivittää ýrityksesi tiedonhallinnan vuosikello vähintään kerran vuodessa, esimerkiksi näin joulukuussa!

Käytännössä rakennat yrityksesi tiedonhallinnan vuosikellon niin, että otat ensin itsellesi sopivan työkalun käyttöön. Se voi olla varsinainen vuosityökellotyökalu kuten Plandisc tai se voi olla vaikka Excel tai Google Sheets tai Word tai Google Docs. Et siis välttämättä tarvitse mitään uutta, maksullista työkalua eikä tämän suunnitelman tarvitse välttämättä olla pyöreässä kellon muodossa.

Sitten teet tilannekartoituksen: Millaisia dokumentteja yritystoimintaasi liittyy ja mitä tehtäviä sinun on vuoden aikana milloinkin tehtävä niihin liittyen? Nämä seikat vaikuttavat siihen, milloin teet tiettyjä tehtäviä eli millainen juuri sinun yrityksen tiedonhallinnan vuosikellosta muodostuu.

Ja sitten kun vuosikellosi on valmis, ota se käyttöön. Tee kalenterivaraukset kalenteriisi tai laita tehtävät tehtävälistaasi. Pidä huoli, että teet ne. Muista toki myös, että vuosikello voi elää sitä mukaa kun pääset paremmin sisälle yrityksesi tiedonhallinnan suunnitteluun ja toteuttamiseen eli älä heitä koko vuosikelloajatusta ikkunasta ulos, jos et pysty noudattamaan luomaasi suunnitelmaa millintarkasti.

Lopuksi haluan vielä varoittaa kahdesta yleisestä virheestä, jotka olen nähnyt yrittäjien tekevän ja jotka pätevät tähän vuosikellonkin tekemiseen.

Ensimmäinen virhe on täydellisyyden tavoittelu. Älä yritä luoda täydellistä, jokaisen yksityiskohdan huomioivaa vuosikelloa. Se on mahdotonta ja johtaa siihen, ettet aloita vuosikellon tekoa ollenkaan. Aloita ottamalla pienin mahdollinen askel eli listaamalla yrityksesi toiminnassa syntyviä dokumentteja. Keksit varmasti helposti ainakin muutaman.

Toinen virhe on vuosikellon tekemisen siirtäminen, mikä johtaa niin ikään siihen, ettet aloita vuosikellon tekoa ollenkaan. Monet yrittäjät ajattelevat: "Hoidan asiat sitten joskus kun on aikaa, vaikka sadepäivänä." Mutta totuus on, että tämän seurauksena tiedonhallinnan tehtävien tekemisen tarve iskee päin naamaasi paniikkina, ja tällöin on liian myöhäistä rakentaa vuosikelloa. Tee se siis nyt heti.

Jos ajatus vuosikellon tekemisestä tuntuu yhdeltä asialta lisää jo valmiiksi täyteen kalenteriin, ajattele näin: vuosikello ei lisää työtäsi, vaan se järjestää sitä. Se tekee näkyväksi sen, mitä sinun joka tapauksessa pitäisi tehdä, ja antaa sinulle selkeän suunnitelman, jotta et joudu tekemään kaikkea paniikissa.

Ja vielä yksi asia: jos ajan järjestäminen aikatauluusi tämän vuosikellon tekemiselle ja muille yrityksesi tiedonhallinnan tehtäville tuntuu mahdottomalta, vaikka tiedät nyt että se on tärkeää, olen tehnyt sinulle apuvälineen.

Olen nimittäin laatinut maksuttoman Yrittäjän ajanhallintataulukon, joka auttaa sinua hahmottamaan, millaisista palasista työpäivätsi ja muu arki koostuu ja suunnittelemaan arkeesu aikaa kaikelle tärkeälle sekä kaikelle, mitä todella haluat tehdä.

Napsauta siis nyt alla olevaa linkkiä ja tilaa tämä maksuton työkalu. Tilaaminen vie minuutin, mutta taulukon käyttö voi säästää sinulta useita tunteja viikossa.

>>> Tilaa maksuton Yrittäjän ajanhallintataulukko

Podcast ja siten myös tämä blogi jää nyt joulutauolle, joten uusia jaksoja ja artikkeleita ei ilmesty ennen kuin vasta tammikuun puolivälin jälkeen. Jos sinulla on jäänyt aiempia jaksoja kuuntelematta tai artikkeleita lukematta, niin ehdit hyvin kiriä niitä seuraavien viikkojen aikana niitä! Mutta uuden jakson ja artikkelin parissa palataan siis vasta tammikuussa. Moikka siihen asti ja rentouttavaa loma-aikaa!

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna