Tänään kirjoitan aiheesta, joka ei suoraan liity tiedonhallintaan, mutta se liittyy kyllä siihen, miten jaksat pitää elämäsi ja yrityksesi asiat järjestyksessä, sisältäen myös tiedonhallinnan.

Minulla on sellainen rutiini, että pyrin käymään ulkona luonnonvalon aikana joka ikinen päivä, myös silloin kun valoa on vain muutama tunti ja työaikani asettuu juuri tälle valoisalle ajalle. Asun siis Pohjois-Suomessa, ja täällähän aurinko nousee talvisin joskus puoli kymmenen aikaan ja laskee jo joskus puoli kolmen aikaan eli päivän muutamat valoisimmat tunnit ovat työaikanani.

Voi kuulostaa yksinkertaiselta ja helpolta pikkujutulta, että käy joka päivä ulkona. Enkä tiedä onko tämä kaikille ongelma, mutta minä joka työskentelen yleensä kello 8 - 16, en siis saa joka työpäivä ulkoilmaa ja luonnonvaloa, jos en kiinnitä huomiota siihen, että saan.

Eli jos olet kokopäiväisessä sisätyössä päiväsajat ja sinulla on vielä muutakin tekemistä vuorokauden aikana kuin käydä töissä, niin saatat ymmärtää, mitä tarkoitan. Ulkona ei tule käytyä, jos ulkoilua ei ole päiväjärjestyksessä, eikä varsinkaan talven muutaman valoisan tunnin aikana.

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

En ole mikään hyvinvointivalmentaja enkä lääkäri, mutta olen lukenut aiheesta sen verran ja kokenut itse tarpeeksi että tiedän, että luonnonvalo ja ulkoilu vaikuttavat positiivisesti unirytmiin, mielialaan ja energiatasoon. Ja kun nuo kolme ovat kunnossa, myös työn tekeminen sujuu paremmin.

Jos en pääse päivän aikana ulkoilemaan, minulle alkaa tulla hidas ja painava olo, ja kaikki tuntuu vaivalloiselta. Myös se, että avaisin läppärin ja tekisin töitä. Saati että järjestäisin kansioitani. Tai että tekisin mitään muutakaan, mikä vaatii keskittymistä.

Tavoitteeni on siis käydä ulkona luonnonvalon aikaan joka päivä ympäri vuoden. Mutta en ole asettanut itselleni mitään kovaa vaatimusta tai jäykkää sääntöä siitä, miten kauan tai millä tavalla minun pitäisi ulkoilla. Koska jos asetan riman liian korkealle, en tee mitään.

Se mitä teen ulkona, vaihtelee sen mukaan miten paljon aikaa on käytettävissä sekä vuodenajan mukaan. Joskus ulkona käynti tarkoittaa minulle vaikka kolmen vartin kävelyä. Joskus se tarkoittaa, että teen akuuteimmat lumityöt, joskus sitä että poimin pienen rasiallisen saskatooneja tai viinimarjoja. Loppukeväästä alkusyksyyn joogaan kuistilla eli ulkoilmassa.

Mitä valoisampi vuodenaika, sitä helpompi minun on tietysti joustavasti ulkoilla pitkiä aikoja pidemmän aikahaarukan sisällä, ja kesällä minun ei tarvitse edes erikseen miettiä ulkoilua. Mutta talvella joutuu kiinnittämään huomiota siihen, että tulee ulkoiltua edes vähän ja mieluiten sinä aikana, kun luonnonvaloa on saatavilla.

Pyrin käymään ulkona aamupäivällä, usein työpäivän ensimmäisellä tauolla tai sitten juuri ennen lounasta. Muulloin paitsi pimeimpänä aikana saatan käydä ulkona jo ennen työpäivän alkua. Kävelen tai joogaan 10 - 15 minuuttia tai teen vain lyhyen kierroksen korttelin ympäri tai lähimetsässä. Joskus käyn vain pihalla vaikka lakaisemassa portaat, tekemässä lumityöt tai hakemassa postin.

Jos mikään edellisistä ajankohdista ei ole onnistunut, minulla on vielä yksi mahdollisuus eli käydä ulkona ennen kuin aurinko laskee. Pimeimpänä aikana tämä tarkoittaa iltapäivän tauon viettämistä kokonaan tai osittain ulkona. Muulloin riittää, jos menen ulos työpäivän jälkeen.

Ja tunnustan, että joinakin päivinä ulkoilu jää minulta kyllä kokonaan väliinkin. Liian sairaana en tietenkään ulkoile, ja joskus esimerkiksi lapset vievät kaiken huomion siinä vaiheessa, kun olisi aika lähteä ulos. Mutta ydin on siinä, että jatkan silti valoisan ajan ulkoilurutiiniani seuraavana päivänä. Ja välillä ulkoilen kyllä siis pimeälläkin: pääasia on lopulta, että ulkoilen.

On myös päiviä, jolloin en yksinkertaisesti jaksaisi lähteä sisältä minnekään. Varsinkaan aamulla, kun on pimeää ja kylmää ja haluan vain pysyä lämpimässä. Tai kun sää on niin sanotusti huono: sataa vettä ja tuulee. Tällöin muistutan itseäni siitä, että jo muutama minuuttikin ulkoilua riittää. Näin saan itseni ovesta ulos, ja lopulta olen usein ulkona kauemmin kuin vain muutaman minuutin.

Ja on päiviä, jolloin minulla on muka liikaa tekemistä ja kuvittelen, etten voi tuhlata aikaani ulkona käymiseen. Mutta sitten muistutan itseäni, että jos en käy ulkona, tulen olemaan väsyneempi, hitaampi ja vähemmän keskittynyt loppupäivän. Eli säästän aikaa lyhyellä tähtäimellä, mutta menetän sitä pitkällä tähtäimellä. Ulkoilu ei siis todellakaan ole ajan tuhlausta, vaan investointi siihen, että jaksaa tehdä töitä paremmin.

Siltä varalta, että mietit vielä, miten tämä ulkoiluaihe liittyy yrityksen tiedonhallintaan tai yrittäjyyteen, niin lyhyt yhteenveto tästä: Ulkoilu saa sinut jaksamaan ja jos et jaksa, et saa mitään aikaan. Et järjestä kansioita. Et tee asiakastöitä. Et keksi uusia ideoita. Et ehkä edes avaa konetta.

Neuvon usein, että yrityksen tiedonhallinnalle kannattaa varata tarpeeksi lyhyitä hetkiä, jotta ne on niin naurettavan helppo toteuttaa, ettei niitä voi olla toteuttamatta. Ja että digijärjestämisen pitää olla rutiini ja siihen pitää sitoutua ja sitä pitää tehdä säännöllisesti. Tämä sama pätee myös ulkoiluun: varaa ulkoilulle aikaa, tee siitä rutiini ja sitoudu siihen, niin saat sen tuomat tulokset eli ajatus kulkee paremmin, työskentelet tehokkaammin ja sinulla on kevyempi olo.

Haastankin sinut nyt näin marraskuun pimeydessä: laita nyt kalenteriisi merkinnät ulkoilua varten ja noudata niitä, vaikka on pimeää, ja havainnoi, muuttuvatko ajatuksesi kirkkaammiksi ja olosi kevyemmäksi! Ota siis nyt kalenterisi tai muu suunnitelmasi esiin ja käy laittamassa sinne ajankohdat, milloin käyt ulkona minäkin päivänä.

Ja jos sinulla ei vielä ole maksutonta Yrittäjän ajanhallintataulukkoa, käy tilaamassa se alla olevasta linkistä. Koska sen avulla saat näppärästi suunniteltua ajankäyttösi niin, että siellä on toisaalta aikaa ulkoilulle, toisaalta tiedonhallinnalle, toisaalta kaikelle muullekin tärkeälle ja kaikelle, mitä todella haluat tehdä.

>>> Tilaa maksuton Yrittäjän ajanhallintataulukko

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna