Ennen kuin pääsen tämän päivän aiheeseen, niin muistathan, että Digital Cleanup Day on ylihuomenna lauantaina, ja TÄNÄÄN torstaina 19.3.2026 kello 12 järjestän maksuttoman etätyöpajan, ja toivon, että sinäkin tulet mukaan sinne! Käy nyt heti ilmoittautumassa tuohon työpajaan, jos et ole vielä sitä tehnyt. Työpajan nimi on siis "3 syytä, miksi hukkaat jopa 20 tuntia aikaasi ja menetät turhaan myyntiä - ja miten korjata nämä."

>>> Varaa paikkasi maksuttomassa etätyöpajassa

Ja arvaa mitä: minulla on hurahtanut ihan ohi, että Järjestysvinkkejä yrittäjälle -podcast on jo yli vuoden ikäinen! Ensimmäinen jakso ilmestyi 20. helmikuuta 2025 eli podcastillani on ikää jo kuukauden verran yli vuoden! Spotifyn ja YouTuben tilastoista näen, että jos molempien alustojen kuuntelukerrat lasketaan yhteen, niin kuuntelukertoja on yhteensä noin tuhat tällä hetkellä – mutta: ihan parasta on kun joku kertoo, että on kuunnellut podcastiani ja ehkä jopa lisää vielä, että on saanut siitä apua itselleen. Jos sinulla on jotain podcastiini liittyvää palautetta, niin laita minulle viesti tai vastaa johonkin tarinaani esimerkiksi Instagramissa (@tiedos.fi)! Tämä antaa minulle polttoainetta tehdä podcastia.

Mutta - seuraavaksi käsittelen erästä asiaa, joka jää yrittäjiltä lähes aina ilman huomiota liittyen yrityksen digijärjestämiseen: valokuvia ja videoita.

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Kuvat ja videot vain kertyvät eri paikkoihin: puhelimeen, tietokoneelle ja pilvipalveluihin. Mukana on kuvakaappauksia asioista, jotka “pitäisi muistaa”, videopätkiä some-keloja varten ja kymmeniä versioita samasta tuotekuvasta. Usein kaikki nämä ovat yhdessä kansiossa nimeltä esimerkiksi “Kuvat” tai “Uusi kansio 3”, tai sitten ne ovat sikin sokin eri sijainneissa, ja kaikkien tiedostonimi on IMG_ jotain.

Tähän on olemassa yksinkertainen ratkaisu, mutta se vaatii yhden olennaisen muutoksen: valokuvat ja videot pitää ottaa tietoisesti osaksi yrityksen tiedonhallintaa. Tämän blogin edellisessä artikkelissa eli artikkelissa 26 kerroin yrityksen tiedostojen kansiorakenteesta eli siitä, miten rakennat yrityksesi digitaaliselle tiedolle selkärangan, joka kestää myös kiireen ja muutoksen. Jos et ole vielä lukenut sitä, suosittelen palaamaan siihen tämän artikkelin jälkeen.

Mutta kansiorakenteen pitää siis ulottua “perinteisiä” tiedostoja kuten tekstiasiakirjoja ja taulukoita pidemmälle. Jotta kokonaisuus toimisi, valokuvat ja videot pitää kytkeä samaan rakenteeseen ja prosesseihin. Muuten ne jäävät helposti erilliseksi, hallitsemattomaksi saarekkeeksi.

Eikä hyväkään kansiorakenne siis auta, jos säilytät siellä turhaa sisältöä. Siksi yksi tärkeimmistä rutiineista on opetella poistamaan kaikki tarpeeton mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tee itsellesi tavaksi poistaa turhat kuvakaappaukset, ylimääräiset versiot tuotekuvista, teknisesti epäonnistuneet otokset sekä muut kuvat ja videot, joita et oikeasti tarvitse.

Hyvä kysymys jokaisen kuvan ja videon kohdalla on: Onko tällä kuvalla tai videolla mitään arvoa yritykselleni? Jos tämän kysymyksen pohtiminen tuntuu vaikealta, apua löytyy tämän blogin artikkelista 18 ja vielä perusteellisemmin Kansiot kuntoon -verkkokurssiltani.

Äläkä unohda metatietoja. Moni ajattelee, että kun kuva tai video on tallessa, kaikki on kunnossa. Todellisuudessa ilman metatietoja suuri osa kuva- ja videomateriaalista menettää nopeasti arvonsa. Metatieto tarkoittaa siis tietoa tiedosta eli käytännössä ne kuvailevat sitä, mistä asiakirjassa eli tässä tapauksessa valokuvassa tai videossa on kyse: mitä tapahtuu ja missä, ketä ihmiset ovat, milloin kuvaushetki on ollut…

Tekstiasiakirjojen sisällön saa selville usein pelkän tiedoston avaamalla, mutta kuva tai video ei kerro kaikkea suoraan. Jos metatietoja ei ole, on myöhemmin usein mahdotonta muistaa tai päätellä, mitä kuva tai video esittää tai miksi se on aikoinaan tallennettu. Tämä vaikeuttaa turhien kuvien ja videoiden poistamista, oikean materiaalin löytämistä silloin, kun sitä tarvitaan ja kokonaisuuden hahmottamista, kun sisältömäärä kasvaa. Lopputuloksena on helposti se, että kansiot täyttyvät kuvista ja videoista, jotka eivät enää kerro mitään, mutta vievät silti tallennustilaa ja hukkaavat aikaasi.

Tämä kaikki saattaa kuulostaa nyt siltä, että pitäisi ottaa iso urakka haltuun kerralla, mutta ei pidä. Tänään 19.3.2026 sinulla on mahdollisuus konkreettisesti aloittaa yrityksesi digisiivous avullani. Koska tänään kello 12 järjestän maksuttoman etätyöpajan, jonka aihe siis on 3 syytä, miksi hukkaat jopa 20 tuntia aikaasi ja menetät turhaan myyntiä ja miten korjaat nämä.

Tässä työpajassa et vain kuuntele luentoani, vaan oikeasti aloitat kansioidesi järjestämisen. Otan sinua kädestä kiinni ja alamme yhdessä tunnistaa, missä kohdissa kaaos oikeasti alkaa sekä miten pysäytät sen. Aiemmissa työpajoissani on löytynyt läppärin uumenista hukassa olleita, rahanarvoisia tiedostoja. Mitä arvokasta tai muuten tärkeää sinun kansioista löytyy tänään?

Muista tulla paikalle livenä, koska silloin saat kiitokseksi yllätyslahjan sekä ensimmäisenä tiedon edusta, joka on tarjolla vain lyhyen ajan ja vain työpajan osallistujille. Ja koska en ole aiemmin pitänyt tätä työpajaa teknisesti sillä tavalla kuin tänään, niin en takaa, että tallenne onnistuu. Mutta jos se onnistuu, niin se ilmestyy samaan paikkaan kuin missä livetyöpaja pidetään, joten mahdollisen tallenteenkin saat vain ilmoittautumalla mukaan.

Tänään myös avaan todennäköisesti viimeistä kertaa mahdollisuuden ostaa Kansiot kuntoon -verkkokurssini niin, että hintaan sisältyy ihan kaikki tarjoamani bonukset. Pääsy kyselytunneille ja kurssin yhteisöön eli kaikkein henkilökohtaisimman avun piiriin mitä tarjoan ei tule luultavasti enää ollenkaan tarjolle tämän tarjouksen sulkeuduttua. (Never say never, mutta minulla on tiedossa muita hommia niin pitkälle, että näille ei kerta kaikkiaan tule olemaan tilaa enää ollenkaan tai ainakaan hyyyvin pitkään aikaan.)

Lisäksi tähän erikoistarjoukseen kuuluu bonus, joka antaa ohjeet siihen mistä puhuin tässä jaksossa eli yrityksen valokuvien ja videoiden järjestämiseen (sekä myös yrityksen papereiden järjestämiseen). Näitä oppeja en kerro muualla kuin tässä bonuksessa.

Ja lisäksi tähän tarjoukseen kuuluvat myös Mielensisustaja® Tiia Vehmanin bonusmateriaalit siitä, miten toteutat tämän muutoksen onnistuneesti ja pysyvästi sekä siitä, miten ja pysyt virkeänä, kun ruudun ääressä istuminen alkaa väsyttää. Tämä tarjous on voimassa rajoitetun ajan, ja sitten minun on aika keskittyä pitämään kyselytunnit ja vastaamaan kysymyksiin kurssin yhteisössä kaikkien viimeistään tämän tarjouksen aikana mukaan ilmoittautuneille.

Jos sinulla on sellainen vaikka epämääräinenkin tunne, että yrityksesi dokumenttien hallintaan liittyvät asiat eivät ole ihan hallinnassa, niin tänään torstaina 19.3.2026 kello 12 on aika muuttaa tämä tunne helpotukseksi siitä, että nämä asiat ovat hallussasi. (Ei välttämättä täydellisesti, mutta hyvällä alulla.) Samalla saat tarkat tiedot tuosta tänään avautuvasta, rajoitetun ajan ja luultavasti viimeistä kertaa voimassa olevasta tarjouksesta.

Jos et ole vielä ilmoittautunut mukaan tämän päivän työpajaan, niin napsauta työpajaan ilmoittautumislinkki auki nyt. Ilmoittautuminen vie vain hetken aikaasi, mutta tulet säästämään sitä jopa 20 tuntia viikossa tämän työpajan seurauksena.

>>> Varaa paikkasi maksuttomassa etätyöpajassa

Ja jos luit tämän artikkelin myöhemmin, niin käy silti napsauttamassa työpajan ilmoittautumislinkkiä, koska sitten pääset kuitenkin katsomaan työpajan videoversion.

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna