Järjestysvinkkejä yrittäjälle -podcast

Digijärjestäminen ja yrittäjyyden ja liiketoiminnan ”decluttering” eivät ole vielä kunnolla rantautuneet Suomeen, mistä kertoo mm. se, että tuolle decluttering-sanalle on vaikea löytää suomennosta. Sen sijaan englanniksi aiheesta löytyy kyllä tosi paljon tietoa esimerkiksi hakusanoilla ”digital decluttering” tai ”decluttering business”. Mutta decluttering ei mielestäni ole pelkästään raivaamista tai siivoamista, vaan se on yhtäaikaa sekä raivaamista ja siivoamista että myös selkeyttä, mielenrauhaa ja tasapainoa.

Myös konmaritus ja Marie Kondo näyttävät vilahtelevan sekä englanninkielisessä että jonkin verran suomenkielisessäkin aiheeseen liittyvässä aineistossa. Ja Marie Kondo onkin kirjoittanut yhdessä organisaatiokäyttäytymisen asiantuntijan Scott Sonensheinin kanssa Työnilon löytämisen taika -kirjan, joka on siis suomennettu ja jossa käsitellään ilokseni mm. digitaalisen työn ja ajankäytön järjestämistä. Tämänkertaisessa podcast-jaksossa kerron, mitä ajattelin, kun luin tätä mielenkiintoista kirjaa.

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Työnilon löytämisen taika -kirjassa käsitellään siis työelämän järjestämistä sekä aineellisesta että aineettomasta näkökulmasta, digitaalisen informaation järjestämistä ja ajankäytön järjestämistä. Kirjan läpi kulkee tavoite laittaa sekä työ että muu elämä ojennukseen. Marie Kondon osuudet keskittyvät esimerkiksi fyysisen työtilan järjestyksessä pitämiseen ja Scott Sonensheinin osuudet esimerkiksi digijärjestämiseen. En käy podcast-jaksossa ihan koko kirjaa läpi, mutta sitäkin enemmän keskityn niihin osuuksiin, joissa oli teemoihini liittyen todella mielenkiintoista tietoa ja joista heräsi eniten ajatuksia.

Marie Kondo on työntekijöitä ja yrittäjiä konsultoidessaan huomannut samoja asioita, joita käsitellään myös Kansiot kuntoon -verkkokurssillani sekä minun että Tiia Vehmanin osuuksissa (jos haluat tutustua tähän ja Tiian tarkemmin, kuuntele podcastini 5. jakso). Usein käy siis niin, että kun aloittaa järjestämisen, lannistuu heti, koska on kiireinen eikä aika riitä. Ja päätöksiä pitää tehdä niin paljon, että ei jaksa edes ajatella järjestämistä, koska päätösten tekeminen väsyttää. Lisäksi kokemuksena on, että järjestäminen ei ole toiminut aiemmin, joten huono järjestys on palautunut. Mutta kun järjestämisen on tehnyt ja pitänyt sen yllä, on seurauksena ollut työtehon parantuminen ja enemmän iloa työelämässä. Myyntitulokset ovat parantuneet, ajankäyttö on tehostunut ja työn merkityksen löytämisen myötä on löytynyt myös työn ilo.

Kirjassa suositellaan aloittamaan työpäivä pienellä siivouksella ja järjestämisellä, koska työpäivän lopuksi siihen on jo liian väsynyt. Tätä samaa suosittelen itsekin. Toki voi olla niinkin, että tällainen työ mikä ei ”suoraan” tuo myyntiä tai edistä liiketoimintaa muuten, ei kannata olla se millä työpäivänsä aloittaa, eli voi olla parempi aloittaa jollakin arvokkaammalla ja strategisemmalla tekemisellä, mutta toisaalta koska ”declutteringilla” on kuitenkin noita seurauksia kuten myyntitulosten parantuminen, ajankäytön tehostuminen ja työhyvinvoinnin koheneminen, niin eikö sen pitäisi juurikin olla se, millä työpäivänsä aloittaa? Ja kun esimerkiksi sanotaan nyt vaikka digijärjestäminen on säännöllistä ja siihen on rutiini, niin sehän ei enää vie kovinkaan paljon aikaa ja energiaa päivää kohti. Ja sitten taas jos on sellaisessa tilanteessa, että kaikki on sekaisin ja pitää aloittaa esimerkiksi tiedostojen raivaaminen ja siivoaminen, niin eikö olekin juuri olennaista käyttää aikaa ja energiaa siihen, että saa tilanteen kuntoon ja pääsee nauttimaan sen seurauksista? Kirjassa perustellaan aamulla järjestämistä myös sillä, että silloin on helppo keskittyä, joten järjestäminen on helpompaa ja on helpompi pysyä positiivisena, minkä seurauksena on helpompi hahmottaa, mitä säilyttää ja mistä luopuu.

Kirjan mukaan epäjärjestyksellä on kova hinta, ja siinä mainitaan tutkimus, jonka mukaan 1000 yhdysvaltalaisesta työntekijästä 90 % sanoo epäjärjestyksen haittaavan elämää. Saman tutkimuksen mukaan epäjärjestyksen olennaisimpia seurauksia ovat työn tuottavuuden lasku, negatiivinen mielentila sekä motivaation ja tyytyväisyyden heikkeneminen. Tämän seurauksena syntyy stressiä ja kortisolitaso kohoaa, ja sen krooninen kohoaminen voi altistaa masennukselle, unettomuudelle ja stressisidonnaisille fyysisille sairauksille kuten kohonnut verenpaine ja diabetes. Lisäksi epäjärjestyksen aiheuttama aivojen kuormitus aiheuttaa sen, että niillä on liikaa tekemistä kaiken havaitsemiseen, joten ihminen ei voi keskittyä mihinkään olennaiseen kuten oikeasti tärkeään työtehtävään. Tästä seuraa hajamielisyyttä, stressaantuneisuutta, ahdistuneisuutta, päätöksentekokyvyn heikkenemistä ja tyytymättömyyttä. Harva ehkä tykkää tiedon siivoamisesta ja järjestämisestä, koska myös se, varsinkin ilman säännöllisyyttä, rutiinia ja automatisointia, on paljon päätöksentekoa vaativaa puuhaa ja siten aivoja kuormittavaa, ja digiä siivotessa ja järjestäessä joutuu vielä kuormittumaan ruudun tuijottelustakin, eikä tuhtia tietoa sisältävien yrityspapereidenkaan käsittely ole mitenkään silmä- ja aivoystävällistä.

Mutta edellä mainittujen epäjärjestyksen kustannusten lisäksi Kondo mainitsee kalleimmaksi hinnaksi ajan hukkaamisen, koska jotain pitää tehdä uudelleen (esimerkiksi luoda tiedosto uudelleen) tai sen, että jotain tärkeää tietoa ei ylipäätään löydy.

Kirjassa pohditaan myös sitä, että mitä jos liika järjetys tappaa luovuuden. Osalla ihmisistä näin voi ollakin, kun taas osalla epäjärjestys häiritsee luovuuden kukkimista. Itse olin aiemmin sellainen, että epäjärjestys häiritsi hyvinkin paljon, mutta lasten ja ehkä iänkin myötä olen oppinut jättämään epäjärjestyksen joissain kohti vaan huomioimatta. Digiympäristössä on sellainen ovela puoli, että siellä epäjärjestys on ikään kuin piilossa eikä muistuta itsestään esimerkiksi tukkimalla konkreettisesti jotain huonetta (säilytystila tosin voi loppua kyllä kesken sielläkin). Eli toisaalta digiympäristön epäjärjestystä ei välttämättä koeta niin häiritsevänä silloin kun se muhii hiljalleen taustalla, mutta on suuri vaara, että digitaalinen epäjärjestys leviää lopulta käsiin sitäkin pahemmin, ja joutuu tekemään paniikkiratkaisuja kun säilytystila loppuu tai alkaa maksaa maltaita, laitteen suorituskyky laskee ja hidastaa työntekoa, tai kun ei vain enää ikinä löydä mitään tai tunnista tiedostojen oikeita versioita. Ja mitä vähemmän on visuaalista sälää digityöympäristössä, sitä helpommin löytää sen mitä etsii eli vaikka digitaalisen tiedon kaaoksen saa helposti ikään kuin pois näkyvistä sulkemalla laitteet, se häiritsee silti aina kun tekee töitä laitteella.

Scott Sonenshein kuvaa kirjassa noidankehää, joka lähtee liikkeelle siitä, että hallinnan tunne ja tunne siitä, että voi tehdä valintoja, karkaa, minkä seurauksena oma-aloitteisuudesta ja päätöksenteosta tulee vaikeaa. Niinpä haaveet ja kunnianhimo karkaavat, mistä seuraa yhä kovempi tiedon hamstraaminen varmuuden vuoksi. Tästä seuraa syyllisyys ja tiedonhallinnan aloittamisen lykkääminen, ja näin on noidankehä valmis.

Marie Kondo taas tuo kirjassa esiin näkökulman, että ne jotka ymmärtävät, miksi he haluavat järjestystä, ylläpitävät sen, mutta ilman tämän ymmärtämistä järjestys ei pysy yllä. Jos on alusta asti käsitys, kuka haluaa olla ja millaisen elämäntyylin haluaa, onnistuu ylläpitämän järjestyksen. Kondo kehottaa ilmaisemaan täsmällisen tavoitteen ja määrittelemään sen selkeästi ja konkreettisesti eli miettimään, millaista ihanteellinen työelämä on itselle ja miten toivoo työympäristön siivoamisen ja järjestämisen vaikuttavan työelämäänsä. Tavoitteen pitää siis olla täsmällinen, eli ”työsuorituksen parantaminen” tai ”stressin vähentäminen” ovat liian yleisiä tavoitteita. Kondo kehottaa kuvittelemaan elävästi ja elokuvamaisesti, miltä oma työpäivä näyttää sen jälkeen kun on siivonnut ja järjestänyt sekä fyysisen että digitaalisen työympäristönsä: miltä ympäristöt näyttävät, millaista oma käyttäytyminen on ja mitä tunteita tuntee? Järjestystavoitteet pitää sitten asettaa tämän ihanteellisen työpäivän mielikuvan pohjalta, jota pystyy lähestymään työympäristön siivoamista ja järjestämistä oikealla asenteella. Tämä on mielestäni todella hyvä neuvo, ja olen täysin samaa mieltä tästä, että järjestys pysyy yllä, kun tietää täsmällisesti ja syvällisesti, miksi haluaa panostaa siihen.

Marie Kondo kehottaa myös kirjassa laittamaan kaiken kerralla kuntoon ja sitten pitämään ns. täydellisen järjestyksen yllä. Tästä en ole täysin samaa mieltä, vaikka tämä voi sopia joihinkin tilanteisiin, jotta asia tulee tehtyä ja jos on aikaa ja voimavaroja keskittyä hoitamaan esimerkiksi paperien tai tiedostojen siivous kerralla. Ja toki tähän vaikuttaa myös siivottavan tietomassan määrä. Mutta ennemmin suosittelisin itse ainakin kuormittaviin ja kiireisiin elämäntilanteisiin ihan vaikka 5-15 minuutin järjestämistä kerralla ja panostamaan siihen, että tekee sitä säännöllisesti vaikka joka työpäivän aluksi. Kirjassakin siis suositellaan tätä tyyliä järjestyksen ylläpitovaiheessa kuten aiemmin sanoinkin, mutta itse suosittelisin sitä myös järjestämisurakan aloitusvaiheessa. Koska jos pyrkii tekemään koko järjestämistyön kerralla tai vaikka muutamassakin isossa osassa, se on todella kova kuormitus aivoille, ja siitä voi seurata helposti urakan kesken jättäminen ja tunne siitä, että on epäonnistunut ja riittämätön kun ei jaksa. Eli mielestäni järjestämisen aloittamiseen kaivataan hieman enemmän lempeyttä, armoa ja lupa edetä hitaasti ja pienin askelin, kunhan järjestää SÄÄNNÖLLISESTI. Mutta sen verran toki pitää vielä lisätä, että kirjassa annetaan kuitenkin kuukauden aikaikkuna saada ”perussiivous” tehtyä, ja tämähän on sama kuin Kansiot kuntoon -kurssini kesto. Eli tavallaan olen samaa mieltä siitä, että on mahdollista saada kansiot kuntoon kuukaudessa, mutta toisaalta tuolle kurssille on ns. ikuinen pääsy juuri siksi, että moniin elämäntilanteisiin ja monille persoonallisuuksille tällainen kuukaudenkin rysäytys on mielestäni liian nopea tahti, jotta papereiden sekä digitaalisen työympäristön siivoaminen ja järjestäminen ei tunnu ylivoimaiselta ja jää kesken.

Marie Kondo on keskittynyt kirjassa siis fyysisen työpisteen ja papereiden järjestämiseen ja Scott Sonenshein digitaalisen työympäristön haltuun ottamiseen. Papereiden, tiedostojen ja sähköpostien järjestämisen lisäksi kirjassa käsitellään ajankäytön järjestämistä, päätösten siivoamista, verkostojen siivoamista, kokouksien ja palaverien siivoamista ja tiimien siivoamista. Käsittelen näistä muut aiheet paitsi neljä viimeistä podcast-jaksossa.

Kirjan lopussa on vielä osuus, jossa kerrataan, miten työnilon löytämisessä järjestämällä ei ole kyse varsinaisesti järjestämisestä, vaan itsetuntemuksesta ja siitä, että menee kohti sellaista elämää, jota haluaa elää. Työympäristön ja arjen järjestäminen on siis välittämistä ja tärkeänä pitämistä: arvostat itseäsi ja muita panostamalla siihen, että työskentelet ja elät viihtyisässä ympäristössä ja sinulla jää aikaa aikaa tehdä iloa tuottavia asioita. Ja lisäksi kun epäjärjestyksen aiheuttama kuormitus poistuu, työsuoritus paranee, mikä tuo lisää sopimuksia ja asiakkaita eli myyntiä.

Ja lisäksi kun alat pitää työympäristön järjestystä ja siisteyttä tärkeänä sekä alat välittää niistä työelämäsi osasista jotka olet päättänyt säilyttää (koska ne tuottavat iloa), asenteesi ja käytöksesi muuttuu, mikä myös parantaa työsuoritustasi. Eli kirjassa kehotetaan näkemään järjestys luovana tekona, joka tuo iloa, eikä pakkona, ja pitämään järjestäessä mielessä elävä kuva sellaisesta ihanteellisesta työelämästä, jonka haluaa. Tiivistettynä kirjan sanoin: järjestäminen on ensimmäinen ja tehokkain askel kohti iloa säkenöivän työuran ihannettasi.

Työnilon löytämisen taika -kirjassa on siis todella hyvin sanoitettu sitä, miksi minäkin haluan auttaa yrittäjiä siivoamaan ja järjestämään yrityksensä tiedostot, sähköposti, paperit ja muut asiakirjat ja dokumentit. Siihen liittyy turhan karsiminen ja tärkeän vaaliminen, tasapainoisen työelämän ja arjen luominen, sellaisen elämän eläminen kuin haluaa, kuormituksen poistaminen sekä ajan vapauttaminen mieluisille, tärkeille, strategisille ja kassavirtaa tuoville työtehtäville.

Podcast-jaksossa pohdin siis vielä tarkemmin kirjan antamia vinkkejä fyysisen ja digitaalisen työympäristön, päätösten ja ajankäytön ”declutteringista” tai konmarituksesta. Lisäksi kutsun aiheesta kiinnostuneet yrittäjät jatkamaan keskustelua kaikille avoimessa ja maksuttomassa yhteisössäni. Pääset jaksoon ja yhteisöön tästä: