Yrityksen toimiva digijärjestys ei synny itsekseen, vaan tarvitaan sille varattuja pieniä rauhallisia hetkiä. Mutta miten digijärjestämiselle voi löytää aikaa, jos yrittäjän koko arki on kilpailua kireitä aikatauluja, loppumattomia tehtävälistoja ja muita vaatimuksia vastaan?

Tämänkertaisen podcast-jakson aiheena on yrittäjän arjen aikataulujen suunnittelu niin, että yrityksen tiedonhallinnalle on oma aikaslottinsa, ja myös kaikki muut tärkeät, mieluisat, ja myös ei-niin-mieluisat mutta pakolliset tehtävät löytävät paikkansa arjen aikataulujen palapelistä.

Jotta pääset ottamaan tämänkertaiset vinkkini konkreettisesti käytäntöön, käy tilaamassa maksuton yrittäjän Ajanhallintataulukko-työkaluni ja tee oman arkesi viikkosuunnitelma opeillani, joita olen hionut ja käyttänyt jo yli 25 vuoden ajan (kyllä, olin organisoitunut jo aika nuoresta lähtien...).

>>> Tilaa maksuton yrittäjän Ajanhallintataulukko

Joko olemme tuttuja? Olen tiedonhallinnan ja arkistoinnin kouluttaja ja asiantuntija sekä digijärjestäjä Hanna Martikainen ja minulla on Tiedos-niminen yritys.

Podcastissani kerron, miten yrittäjänä järjestät kansiosi eli tiedostosi, paperisi ja muut asiakirjasi ja dokumenttisi sekä ylläpidät tuon luomasi järjestyksen helposti, ilman turhautumista, ja vaikka olisit huippukiireinen. Esittelen myös muita konkreettisia keinoja, joilla saavutat tasapainoisen yrittäjän arjen, vaikka se olisi täynnä kuormittavia tekijöitä. Jos siis olet yrittäjä tai aiot ryhtyä yrittäjäksi ja haluat kansioihisi mutta myös koko liiketoimintaasi ja yrittäjyyteesi selkeyttä, järjestystä ja tasapainoa, ota podcastini kuunteluun!

Kun lähdet suunnittelemaan ajankäyttöäsi, perusta se siihen, mitä oikeasti haluat. Mieti huolellisesti, mitkä ovat arvosi, joiden mukaan haluat elää ja miten ne ohjaavat arvokkaimman ja uusiutumattoman resurssisi eli ajan käyttöä. Eli jos vaikka haluat virkistäytyä joka päivä ulkoilemalla, kirjoita se muistiinpanoihisi, jotka toimivat aikataulujesi suunnittelun pohjana.

Toki joudut tekemään myös tehtäviä, jotka eivät ole suosikkejasi. Esimerkiksi ruoanlaitto on yksi oman arkeni tympeimmistä arjen tehtävistä, mutta laitan kyllä ruokaa siitä huolimatta. Yrityksesi työtehtävistä voit miettiä, voisiko joitakin tehtäviä ulkoistaa, ja mitkä ovat ne tehtävät, joihin sinun kannattaa käyttää virkeimmät ja tehokkaimmat työtuntisi ja mitä sinun kannattaa tehdä esimerkiksi iltapäivällä, jolloin haluat ehkä ottaa vähän rennommin ja keskittyä tekemään helpoimpia tehtäviä.

Mutta joka tapauksessa tee ihan ensin muistiinpanot siitä, millaista arkea oikeasti haluat elää. Kyseenalaista se, mitä sinun oikeastaan oikeasti on pakko tehdä ja mitä ei, ja panosta siihen, mitä haluat tehdä.

Voit myös tehdä ylimalkaiset visiot esimerkiksi 10 tai muutaman vuoden päähän ja pyrkiä tekemään tämänhetkisestä arkiviikostasi mahdollisimman paljon niiden kaltaisia soveltaen npidemmän aikavälin haaveitasi mahdollisimman hyvin tähän hetkeen. Mutta nyt keskityn ennen kaikkea juuri nyt tapahtuvaan, tämänhetkisen hyvän arjen rakentamiseen ja aikatauluttamiseen.

Olen itse jo tosi nuoresta asti tehnyt niin, että olen tehnyt yleisen viikkosuunnitelmapohjan, jonka palasten paikkaa olen vaihdellut keskenään kasatessani arkeani. Pystyn siis nopeasti suunnittelemaan aina seuraavan viikon, koska minulla on tietty siihen hetkeen sopiva pohja, johon on jo valmiiksi suunniteltu peruspalikat. Minun täytyy siis suunnitella vain viikkokohtaisesti vaihtuvat palikat. Ja kun kaikki palikat on visuaalisesti esimerkiksi Google Sheets -taulukossa kuten lukujärjestyksessä, niin pystyy hahmottamaan oman arkiviikon kokonaisuuden ja huomaa esimerkiksi, mihin kohtiin jää luppoaikaa ja missä kohdissa pitää väljentää aikataulua. Tällä perusteella voi siirrellä arjen palasia eri kohtiin ja muokata niiden kokoa eli kestoa. Värien käyttö taulukossa helpottaa vielä lisää arjen kokonaisuuden hahmottamista.

Mutta miten tiedonhallinnalle saa oman aikaslotin ja tiedonhallinnan hommat tehtyä?

Siivous-, järjestely- ja arkistointitehtävät ajatellaan joskus niin vähäpätöisiksi tehtäviksi liiketoiminnan sujumisen kokonaiskuvassa, että niitä ei suositella tehtäväksi aamun ensimmäisinä tehtävinä, vaan aamulla suositellaan keskittymään vain suunnitteluun, strategiseen päätöksentekoon, markkinointidatan analysointiin ym. ns. arvokkaimpiin kasvua tukeviin tehtäviin. Mutta esimerkiksi Marie Kondo ja organisaatiopsykologi Scott Sonenshein huomauttavat Työnilon löytämisen taika -teoksessaan, että juuri työpäivän alkuun kannattaa sijoittaa sekä fyysisen että digitaalisen työympäristön järjestämistä. Tutkimusten mukaan tämä johtaa mm. parantuneisiin myyntituloksiin, tehostuneeseen ajankäyttöön ja työn merkityksen löytämisen kautta työn ilon löytämiseen ja siten parantuneeseen hyvinvointiin, koska järjestetty ympäristö osoittaa, että arvostat omaa työtäsi, itseäsi ja muita. Ja tuossa kirjassa perustellaan aamulla järjestämistä myös sillä, että aamulla on helppo keskittyä, joten järjestäminen on helpompaa ja on helpompi pysyä positivisena, minkä seurauksena on helpompi hahmottaa, mitä säilyttää ja mistä luopua.

Tarkoitus ei siis ole, että käytät joka aamu paljon aikaa tiedonhallintaan, mutta kun olet luonut tiedonhallinnan rutiinit, niin riittää että käytät siihen vaikka 5 - 15 minuuttia säännöllisesti. Näin huolehdit, ettei epäjärjestystä pääse syntymään ja luot työpäivillesi ja liiketoiminnallesi sellaiset puitteet, jotka estävät epäjärjestyksestä johtuvaa työn tuottavuuden laskua, negatiivista mielentilaa sekä motivaation ja tyytyväisyyden heikkenemistä. Niinpä pystyt keskittymään tulosta tuoviin työtehtäviisi lopun työpäivän ajan, koska epäjärjestys ei aiheuta ylimääräistä kuormitusta aivoillesi eikä sinulla mene aikaa hukassa olevien tietojen ja asiakirjojen etsimiseen.

Ei siis kannata aliarvioida sujuvan tiedonhallinnan merkitystä yritystoiminnallesi ja sen tärkeyttä työtehtävänä. Itselläni on yritystyöpäivinä ”hallinnolliset hommat”-tehtävä joka aamuna heti ensimmäisenä, ja sitä teen korkeintaan 15 minuutin ajan. Se sisältää erilaisia ylläpitotehtäviä kuten sähköpostin siivoamista ja aktiivisten tiedostojen kansion tiedostojen nimien tarkistamista ja muuttamista tarvittaessa, mitä milloinkin tarpeen mukaan. Kun tämä on aamusi ensimmäinen tehtävä ja otat sen joka aamu toistuvaksi rutiiniksi ja kohtelet sitä yhtenä tärkeimmistä työtehtävistäsi, se tulee varmasti tehtyä. Ja koska aika on lyhyt, se kannattaa käyttää itse asiaan eikä esimerkiksi puhelimen selailuun - ja tärkeintä on säännöllisyys ja sitoutuminen eikä tuntikausien järjestelyputki.

Minulla on siis erikseen laajempi koko arjen viikkoaikataulu, ja työpäivien aikataulusta on oma tarkempi taulukkonsa. Ja nyt olen muokannut nämä taulukot sellaiseen muotoon, että voin tarjota ne avuksi myös muille yrittäjille, jotka haluavat selkeyttää arkensa palapelin.

Jos haluat yksityiskohtaiset ohjeet, miten tuollaiset yrittäjän koko arjen ja työpäivän ajanhallintataulukot käytännössä tehdään ja miten niitä käytetään sekä valmiit pohjat, joihin voit tehdä omat taulukkosi, napsauta alla olevaa linkkiä ja käy tilaamassa taulukot ja niiden käyttöohjeet itsellesi maksutta. Ei kannata pelätä, että tarvitsisi olla jotain erityistä teknistä osaamista, koska ihan se että osaat kopioida, leikata ja liimata tekstiä ja taulukon soluja, ehkä vaihtaa solujen taustavärejä, riittää.

>>> Tilaa maksuton yrittäjän Ajanhallintataulukko

Tiedätkö jonkun toisenkin, jota tämä aihe voisi kiinnostaa? Muista lähettää podcastin tai jakson linkki eteenpäin!

Tavataan seuraavan jakson parissa!

– Hanna